Bugfix Linksammlung: Berechtigung und Formular korrigiert

Die Beschreibung für die Berechtigung Links für das gesamte Unternehmen im eQMS zu hinterlegen wurde präzisiert. Zudem wird im Tab zum Hinzufügen von Links die Option zur Auswahl des Speicherortes nicht mehr angezeigt, wenn die entsprechende Berechtigung nicht vorhanden ist.

In der Standardeinstellung können nur die Nutzergruppen „Geschäftsführung“ und „QMB“ Links für das gesamte Unternehmen hinterlegen.

Update Hilfe: Das Anlegen von Gliederungen mit Video-Anleitungen erklärt

Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.

Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.

Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:

  • Eine Gliederung mit einer Vorlage erstellen
  • Eine individuelle Gliederung anlegen
  • Dokumente und Nutzer zuordnen und damit Einfluss auf die Zugriffsrechte der Dokumente nehmen
  • Dokumente besser strukturieren durch Tabs
  • Gliederungspunkte für bestimmte Nutzer ausblenden

Update Hilfe: Berechtigungen im eQMS einfach erklärt

Im Kapitel „7.5.3 Dokumentenlenkung“ der ISO 9001 wird ein angemessen Schutz der QM-Dokumente gefordert, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt besonders für interne Projektunterlagen oder Dokumente, die Sie von Ihrem Kunden oder Lieferanten bekommen haben. Mit dem eQMS können Sie der Forderung der ISO 9001 leicht nachkommen. Alle dafür nötigen Einstellungen sind in der neuen Hilfe zu den Berechtigungen im eQMS anschaulich beschrieben.

Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen von Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Varianten zur Auswahl. Um die Lese- und Schreibberechtigungen zu  steuern, können Sie z.B. auf die vorausgewählte clevere Standardfunktion im eQMS zurückgreifen. Hiermit können die Mitarbeiter einer Abteilung automatisch nur die Dokumente Ihrer eigenen Abteilung sehen. Die Dokumente von anderen Abteilungen können nicht eingesehen werden.

Sie möchten ein anderes Berechtigungskonzept für Dokumente mit dem eQMS realisieren? Mit den erweiterten Einstellungen zu den Berechtigungen ist dies einfach möglich.

Alle nötigen Informationen zu den Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen finden Sie in der neuen Hilfe im eQMS, welche verschiedene Fälle anhand von Beispielen beschreibt.

Update Feststellungen: Kleinere Verbesserungen

Wenn aus Antworten auf Bewertungen von Checklisten oder Checklisten Allgemein neue Feststellungen generiert werden, dann werden die Details zur Bewertung nun direkt in einem extra Tab innerhalb der Feststellung angezeigt.

Zudem wurden die Symbole in der Übersicht der Feststellungen sowie das Menü mit den Optionen optisch aktualisiert.

Bugfix System: Javascript Fehler beseitigt

An verschiedenen Stellen im eQMS wurden Javascript Fehler beseitigt:

Die Buttons im Menü zum Zurodnen von Qualifikationen im Schulungsplan sowie die Buttons im Menü zum Bearbeiten der Details der Qualifikationen eines Mitarbeiters im Mitarbeiterentwicklungsplan funktionieren wieder.

Der Button zur Anzeige der Adressdetails im Formular zum Bearbeiten eines Kalendereintrags wurde repariert.

Die Infobuttons und Statusanzeigen im Formular zum Druchführen von Bewertungen von Checklisten funktionieren wieder.

Update System: Links in Optionen überarbeitet

Die Gestaltung der Links in den Optionenboxen wurde überarbeitet. Das Symbol „»“ wurde aus den Titeln entfernt. Zudem wurde die farbliche Gestaltung angepasst. Die Spalte mit Hinweisen wird nun nicht mehr angezeigt und nur noch als Pop-Up eingeblendet, wenn man den Mauszeiger über den entsprechenden Link bewergt.

Update Dokumente: Kleinere Verbesserungen

Nach Aktualisierung von Dokumenten die man zuvor über die Suche gefunden hatte wird man ab sofort automatisch auf die Übersichtsseite des jeweils ersten zugeordneten Gliederungspunktes weitergeleitet. Die „leeren“ Seiten werden dadurch verhindert.

Die Geschwindigkeit des Tabs für die „Verknüpfungen“ beim Erstellen/Aktualisieren von Dokumenten wurde beschleunigt.

Die Symbole und die farbliche Gestaltung der Links im Kontextmenü für Dokumente wurden aktualisiert.

Update Dokumente: Benachrichtigungsmails überarbeitet

Es gibt einige Änderungen an den automatisch verschickten E-Mails die erzeugt werden, wenn sich etwas an den Dokumenten ändert:

  • beim Erstellen/Bearbeiten von Dokumenten lässt sich im Tab „Berechtigungen“ nun direkt einstellen, wer per E-Mail informiert werden soll
  • die Titel der Dokumente werden ab sofort mit im Betreff der Benachrichtigungsemails angezeigt
  • die Größe der Logos in Benachrichtigungsemails für Änderungen an Dokumenten wurde auf 50px beschränkt
  • es gibt nun extra Benachrichtungen wenn Berechtigungen auf Dokumente entzogen, aktualisiert oder neu vergeben werden

Update Dokumente: Verwaltung der Berechtigungen erweitert

Die Möglichkeiten zur Einstellung der Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente wurden erweitert. Dazu wurde der bisher allein stehende Bereich zum Verwalten der Berechtigungen in einen eigenen Tab Formular zum Hochladen/Erstellen von Dokumenten verlagert.

Um die Bedienung zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen wurden die Einstellmöglichkeiten in der einfachen Ansicht auf fünf Buttons reduziert.

Die Neuerungen im Überblick:

  • Anzeige in Echtzeit wieviele Nutzer das Dokument lesen/bearbeiten können, wenn man neue Gliederungspunkte hinzufügt
  • man kann vor dem Hochladen/Erstellen  festlegen, wer welche Zugriffsrechte erhält, wer Lesebestätigungen abgeben muss und wer per E-Mail benachrichtigt wird
  • es gibt die Wahlmöglichkeit die Berechtigungen Aufgrund folgender Kriterien automatisch einzustellen:
    1. Verknüpfungen zu Gliederungspunkten
    2. Letzter Revisionsstand
    3. Dokument welches gerade kopiert wird
    4. Zuletzt bearbeitetes Dokument
    5. Einstellmöglichkeit nach Nutzergruppen z.B. alle Mitarbeiter dürfen lesen, alle QMB dürfen bearbeiten
    6. Individuelle Einstellungen
  • wird nichts ausgewählt, dann verhält sich das eQMS automatisch wie zuvor d.h.:
    1. bei neuen Dokumenten werden die Berechtigungen Aufgrund der Zuordnungen zu Gliederungspunkten
    2. bei neuen Revisionen oder Kopien werden die Berechtigungen wie beim ursprünglichen Dokument vergeben
  • in den Details wird angezeigt worauf die Empfehlungen für die Berechtigungen für den jeweiligen Nutzer basieren

Bugfix Dokumente: Druckoptionen für archivierte Dokumente

Wenn man aus dem Archiv heraus das Druckmenü für Dokumente aufruft stehen nun auch die alten Revisionsstände zur Auswahl.

Es gab folgende Änderungen:

  1. im Druckmenü werden alle Revisionsstände aufgelistet
  2. hinter dem Titel des Dokumentes wird nun angezeigt ob es aktuell oder archiviert ist und welchen Revisionsstand es besitzt
  3. kleinere optische Anpassungen für das Druckmenü

Update Lieferantenbewertungen: Verbesserte Bedienung

Im Bereich Lieferantenbewertungen gab es einige Änderungen:

  1. Das Formular zum Durchführen sowie die Druckansicht der Expressbewertung wurden umfangreich optisch überarbeitet.
  2. In der Übersicht der Bewertungspläne wurde eine zusätzliche Spalte eingefügt die anzeigt ob der Datensatz selbst erstellt wurde oder ob es sich um eine allgemeine Vorlage handelt die nicht bearbeitet werden kann.
  3. In der Druckansicht der Einzelbewertung wurden der Seitenumbruch korrigiert sowie die alten Icons entfernt.
  4. In der Übersicht der Bewertungen wurden im Optionenmenü im Tab Erweiterte Ansicht  einige optische Verbesserungen durchgeführt (Angleichungen an die anderen Bereiche im eQMS).
  5. Das Forumlar zum Hinzufügen einer Einzelbewertung wurde optisch überarbeitet.

Update Technische Geräte: Mehrere Verbesserungen

Der Bereich technische Geräte/Mess- und Prüfmittel/Medizinproduktebuch wurde in mehreren Punkten überarbeitet:

  1. Der Hinweis „Demnächst“ erfolgt nur noch für Ereignisse die innerhalb der nächsten zwei anstatt der nächsten sechs Monate anstehen
  2. In der Übersicht der Gerätepässe und der Übersicht der Ereignisse aller Geräte gibt es nun die Option „Neues Ereignis für dieses Gerät hinzufügen“ im Kontextmenü
  3. Der Seitenaufbau für die Seite mit der Übersicht der Ereignisse wurde stark beschleunigt
  4. Die Darstellung für Ergebnis ok/nicht ok wurde überarbeitet und erfolgt nun in Signalfarben und in Form eines Infobuttons
  5. Wenn eine Prüfung noch nicht durchgeführt wurde wird dies nun durch den Hinweis „Daten fehlen“ angezeigt
  6. Der Link „Kontrolle durchführen“ wurde in „Prüfung durchführen“ umbenannt
  7. Die Darstellung für Freigegeben/Gesperrt in Übersicht der Gerätepässe und Übersicht der Ereignisse wurde geändert, es werden nun Infobuttons verwendet
  8. Die Formulare Gerätepass und für die Druckoptionen wurden optisch überarbeitet
  9. Es wurden Links zum Durchführen/Bearbeiten von Prüfungen (letzte & nächste Überwachung) in den Kontextmenüs der Übersicht der technischen Geräte eingebaut
  10. Das Formular zur Eingabe von Prüfwerten wurde übersichtlicher gestaltet, zudem wurde nun die Möglichkeit zur Eingabe von Freigegeben/Gesperrt hinzugefügt