Update Audit: Weitere Verbesserungen für Auditplan und -bericht

Auditplan

In der Detail- und Druckansicht des Auditplanes werden auch automatisch die zu den jeweiligen Bereichen gehörenden Punkte in den diversen Regelwerken und Normen angezeigt.

Weiterhin werden in den jeweiligen Bereichen beteiligten Mitarbeiter nun farblich und textlich gekennzeichnet, falls sie dort als Hauptverantwortlich, Stellvertreter oder Teammitglied zugeordnet sind.

Zudem wurden die Icons, Symbole und Optionen auf den neusten Stand gebracht.

Gliederungen

Im Bereich „Gliederungspunkt bearbeiten“ gibt es im Tab Verknüpfungen (zu anderen Gliederungspunkten) nun eine Auswahlhilfe „Alle anzeigen“ sowie „Entsprechend der zugeordneten Dokumente„. Letztere Auswahl zeigt alle Gliederungspunkte an, denen auch die zugeordneten Dokumente zugeordnet sind. Dies erleichtert die Bearbeitung.

Als Option in diesem Bereich ist „Gliederungspunkt anzeigen“ hinzugekommen.

Zudem werden Verknüpfungen von Gliederungspunkten nun in beide Richtungen angezeigt.

Auditbericht

Die vorgegeben Texte in den Boxen für Auditprogramm, Ergebnisse Dokumentenprüfung, Ergebnisse Prozessprüfung sowie Zusammenfassung wurden komplett überarbeitet. Einige Angaben wie Datum und Bezeichnung des letzten Auditplanes oder die Statistiken der Feststellungen werden direkt passend erzeugt.

 

Update Dokumente: Liste der Dokumente je Mitarbeiter + Verbesserungen

Es ist nun über die Nutzerverwaltung möglich für jeden Mitarbeiter eine Liste der für ihn freigegeben Dokumente aufzurufen. Für diese Liste gibt es zudem eine Druckansicht.

Weiterhin wurde im Kontextmenü der Dokumente (in Übersichten und Listen) die Option „Details anzeigen“ in „Eigenschaften anzeigen“ umbenannt sowie die Option „Inhalt anzeigen“ für online darstellbare Dokumente hinzugefügt.

Der Breadcrumb in Online-Ansicht von Dokumenten zeigt nun auch den zuletzt aufgerufenen Gliederungspunkt an und lässt sich anklicken.

Im Texteditor steht nun zusätzlich Calibri als Schriftart zur Verfügung.

Update Setup: Gliederungen bearbeitet verbessert

Im Bereich „Setup Firma“ – „Gliederungen“ kann man kann nun auch die aktuelle Gliederung als Standard für die Anzeige in den Tabs und für die Spalte „Typ“ auswählen und festlegen.

Zudem wurden in diesem Bereich die Icons aktualisiert.

Im Formular „Gliederung bearbeiten/hinzufügen“ haben die Tabs nun alle ein zusätzliches Symbol erhalten und zeigen in Echtzeit die Anzahl der Gliederungspunkte sowie für den Tab „Sichtbarkeit“ die Anzahl der ausgewählten Nutzergruppen an.

Bugfix Dokumente: Gliederungspunkte sortieren

Es gab ein Problem mit der Sortierung von neuen Gliederungspunkten. Falls in der Gliederung zufällig vorher einzelne Gliederungspunkte gelöscht wurden kam es teilweise zu einer falschen Einstufung der Gliederungsebenen und damit zu einem Darstellungsproblem. Dies wurde nun beseitigt.

Alle vorhandenen Gliederungen werden beim nächsten Sortiervorgang automatisch korrigiert.

Update Dokumente: optimierte Lesebestätigungen, Profilfotos, Freigabeübersicht und vieles mehr

Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:

Neuer Button für Lesebestätigungen

Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.

Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.

Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.

Optimierte Nutzerauswahl

Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.

Anzeige eines Profilfotos in den Berechtigungen

Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:

  1. Fotos der Nutzer
  2. für wen die Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt sind
  3. Statistik der Lesebestätigungen am unteren Rand per Symbolen anstatt Text
  4. grafische Prozentanzeige für die Anzahl der Nutzer die gelesenen / nicht gelesenen haben
  5. neben dem Namen der Nutzer wird nun auch die Funktion (in Klammern) angezeigt.

Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.

Bugfix

Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.

Freigabeübersicht: Übersicht der Kommentare, Prüfungen und Freigaben je Dokument

Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.

Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:

  1. Übersicht für welches Dokument es wieviele Kommentare/Prüfungen/Freigaben gibt
  2. Durchsuch- und Sortierbarkeit der Ergebnisse
  3. Dateisymbol, Dokumententyp, Hochladedatum, Autor, Dateiname
  4. Detailbutton um alle Infos zum Dokumenten direkt einblenden zu können
  5. Optionen passend zum Dokument z.B. Nachricht senden (Dokument verlinken)

Update Hilfe: Das Anlegen von Gliederungen mit Video-Anleitungen erklärt

Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.

Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.

Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:

  • Eine Gliederung mit einer Vorlage erstellen
  • Eine individuelle Gliederung anlegen
  • Dokumente und Nutzer zuordnen und damit Einfluss auf die Zugriffsrechte der Dokumente nehmen
  • Dokumente besser strukturieren durch Tabs
  • Gliederungspunkte für bestimmte Nutzer ausblenden

Update System: Sortierbare Listen beschleunigt

Der Seitenaufbau für alle sortierbaren Listen im eQMS mit sehr vielen Einträgen (mehr als 500) wurde stark beschleunigt. Die Drag&Drop Funktion wurde deaktiviert. Bitte nutzen Sie weiterhin die neuen blauen Pfeile um die Einträge zu verschieben.

Dies betrifft folgende Bereiche:

  1. Setup – Nutzergruppen – Nutzergruppe hinzufügen/bearbeiten
  2. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte hinzufügen
  3. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte bearbeiten
  4. Setup – Nutzer – Nutzerprofile hinzufügen/bearbeiten
  5. Setup – Stellenprofile hinzufügen/bearbeiten
  6. Setup – Hauptaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  7. Setup – Teilaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  8. Setup – Qualifikationen hinzufügen/bearbeiten
  9. Qualifikation – Schulungsplanung – Mehrfachzuordnung von Qualifikationen (+Update, Auswahl nach Nutzergruppen/Gliederungspunkten + Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  10. Qualifikation – Mitarbeiterentwicklungsplan – Qualifikationen zuordnen (+Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  11. Dokumente – Details eines Dokumentes – Checklisten zuordnen (+ Bugfix, Checklisten jeweils nur noch einmal zuzuorden)
  12. Dokumente – Details eines Dokumentes – Verknüpfungen zum Schulungsmodul bearbeiten
  13. Audits – Übersicht der Auditpläne – Auditplan hinzufügen
  14. Audits – Übersicht der Auditpläne – Gliederungspunkte bearbeiten
  15. Schulung – Schulungsplan – Schulungsangaben hinzufügen/bearbeiten
  16. Feststellungen – Übersicht der Feststellungen – Feststellung hinzufügen/bearbeiten
  17. Kalender – Termin hinzufügen/bearbeiten
  18. Lieferantenbewertung – Lieferanten festlegen
  19. Technische Geräte – Übersicht Gerätepässe – Ereignis hinzufügen/bearbeiten
  20. Desinfektions- und Hygienemittel – Liste der Desinfektions- und Hygienemittel bearbeiten
  21. Interne Nachrichten – Nachricht verfassen/weiterleiten/beantworten