Schlagwort: Gliederungen

Update Dokumente: optimierte Lesebestätigungen, Profilfotos, Freigabeübersicht und vieles mehr

Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:

Neuer Button für Lesebestätigungen

Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.

Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.

Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.

Optimierte Nutzerauswahl

Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.

Anzeige eines Profilfotos in den Berechtigungen

Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:

  1. Fotos der Nutzer
  2. für wen die Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt sind
  3. Statistik der Lesebestätigungen am unteren Rand per Symbolen anstatt Text
  4. grafische Prozentanzeige für die Anzahl der Nutzer die gelesenen / nicht gelesenen haben
  5. neben dem Namen der Nutzer wird nun auch die Funktion (in Klammern) angezeigt.

Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.

Bugfix

Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.

Freigabeübersicht: Übersicht der Kommentare, Prüfungen und Freigaben je Dokument

Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.

Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:

  1. Übersicht für welches Dokument es wieviele Kommentare/Prüfungen/Freigaben gibt
  2. Durchsuch- und Sortierbarkeit der Ergebnisse
  3. Dateisymbol, Dokumententyp, Hochladedatum, Autor, Dateiname
  4. Detailbutton um alle Infos zum Dokumenten direkt einblenden zu können
  5. Optionen passend zum Dokument z.B. Nachricht senden (Dokument verlinken)

Update Hilfe: Das Anlegen von Gliederungen mit Video-Anleitungen erklärt

Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.

Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.

Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:

  • Eine Gliederung mit einer Vorlage erstellen
  • Eine individuelle Gliederung anlegen
  • Dokumente und Nutzer zuordnen und damit Einfluss auf die Zugriffsrechte der Dokumente nehmen
  • Dokumente besser strukturieren durch Tabs
  • Gliederungspunkte für bestimmte Nutzer ausblenden

Update System: Sortierbare Listen beschleunigt

Der Seitenaufbau für alle sortierbaren Listen im eQMS mit sehr vielen Einträgen (mehr als 500) wurde stark beschleunigt. Die Drag&Drop Funktion wurde deaktiviert. Bitte nutzen Sie weiterhin die neuen blauen Pfeile um die Einträge zu verschieben.

Dies betrifft folgende Bereiche:

  1. Setup – Nutzergruppen – Nutzergruppe hinzufügen/bearbeiten
  2. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte hinzufügen
  3. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte bearbeiten
  4. Setup – Nutzer – Nutzerprofile hinzufügen/bearbeiten
  5. Setup – Stellenprofile hinzufügen/bearbeiten
  6. Setup – Hauptaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  7. Setup – Teilaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  8. Setup – Qualifikationen hinzufügen/bearbeiten
  9. Qualifikation – Schulungsplanung – Mehrfachzuordnung von Qualifikationen (+Update, Auswahl nach Nutzergruppen/Gliederungspunkten + Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  10. Qualifikation – Mitarbeiterentwicklungsplan – Qualifikationen zuordnen (+Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  11. Dokumente – Details eines Dokumentes – Checklisten zuordnen (+ Bugfix, Checklisten jeweils nur noch einmal zuzuorden)
  12. Dokumente – Details eines Dokumentes – Verknüpfungen zum Schulungsmodul bearbeiten
  13. Audits – Übersicht der Auditpläne – Auditplan hinzufügen
  14. Audits – Übersicht der Auditpläne – Gliederungspunkte bearbeiten
  15. Schulung – Schulungsplan – Schulungsangaben hinzufügen/bearbeiten
  16. Feststellungen – Übersicht der Feststellungen – Feststellung hinzufügen/bearbeiten
  17. Kalender – Termin hinzufügen/bearbeiten
  18. Lieferantenbewertung – Lieferanten festlegen
  19. Technische Geräte – Übersicht Gerätepässe – Ereignis hinzufügen/bearbeiten
  20. Desinfektions- und Hygienemittel – Liste der Desinfektions- und Hygienemittel bearbeiten
  21. Interne Nachrichten – Nachricht verfassen/weiterleiten/beantworten

Update Setup: Gliederungspunkte bearbeiten verbessert

Das Formular zum Bearbeiten von Gliederungspunkten wurde aktualisiert. Die Tabs besitzen nun zusätzlich Symbole und eine numerische Anzeige der jeweils zugeordneten Einträge.

Wenn man mit der Bearbeitung beim letzten Punkt angelangt ist wird man nun nicht mehr automatisch zum ersten Gliederungspunkt, sondern zurück zur Übersicht der Gliederungen geleitet.

Update Setup: Übersicht der Gliederungen verbessert

Im Setupbereich wurde die „Übersicht der Gliederungen“ um die z.B. der „Übersicht der Stellenprofile“ bekannte Spalte zur optischen Darstellung des Ursprungs des Datensatzes ergänzt. Sie befindet sich am rechten Rand und zeigt mit Symbolen an, ob die Gliederung nur für das eigene Unternehmen oder z.B. für die gesamte Unternehmensgruppe/alle Verbandsmitglieder sichtbar ist.

Update Nutzergruppen: neue Berechtigungen für den Bereich Setup Firma

Im Bereich „Nutzergruppen“ wurden die Bezeichnungen für die einzelnen Berechtigungen überarbeitet und verständlicher formuliert.

Zudem gibt es nun neu zuweisbare Berechtigungen für folgende Bereiche:

  1. Setup Firma
  2. Nutzerverwaltung
  3. Nutzergruppen
  4. Gliederungen
  5. Stellenprofile
  6. Hauptaufgaben
  7. Teilaufgaben
  8. Qualifikationen
  9. Fragen für Checklisten
  10. Kalenderkategorien
  11. Adresszuordnung
  12. Sonstiges

Die neuen Berechtigungen wurden wie bisher bereits den Nutzergruppen „Geschäftsführung“ und „QMB“ zugeordnet.

Update Dokumente: Hinweise zu Gliederungspunkten werden in Übersichten eingeblendet

Wenn im System Hinweise zu Gliederungspunkten hinterlegt wurden, dann werden diese von nun an auch in den Übersichten der Gliederungen angezeigt.

Klicken Sie dafür auf „Dokumente“ und anschließend auf die gewünschte Gliederung. Auf der folgenden Seite werden neben allen Gliederungspunkten für die Hinweise hinterlegt sind kleine Hinweissymbole angezeigt. Bewegen Sie die Maus auf den jeweiligen Gliederungspunkt um die Hinweise angezeigt zu bekommen.

Update Dokumente: Breadcrump für Gliederungen verbessert

Der zuletzt gewählte Gliederungspunkt wird nun für weitere Aktionen im Breadcrumb unterhalb der Navigationsleiste angezeigt:

  • Dokument duplizieren
  • Wiedervorlage bearbeiten
  • Als Favorit hinzufügen
  • Archiv anzeigen
  • Zugriffsberechtigungen bearbeiten
  • Mitgeltende Unterlagen bearbeiten
  • Kommentar/Freigabe/Prüfung hinzufügen
  • Dokument löschen
  • Checklisten zuordnen
  • Checklisten neu erstellen

Man kann auf den letzten Gliederungspunkt klicken um wieder in die letzte Übersicht der Dokumente zu gelangen.

Update Dokumente: Beta Version für neue Gliederungsansicht

Es gibt jetzt die Möglichkeit die Gliederungen in einer neuen Ansicht darzustellen. Klicken Sie dafür zunächst auf die gewünschte Gliederung. Klicken Sie anschließend am unteren Bildschirmrand in der Box mit den Optionen auf „Neue Ansicht aufrufen“.

Es handelt sich hierbei um eine Testversion. Wir freuen uns über ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge.

Update Dokumente: Suchfunktion stark erweitert

Die Anzeige der Ergebnisse aus der Suchfunktion für Dokumente (z.B. aus dem Suchfeld in der Navigationsleiste) wurde verbessert. Die Ergebnisse werden nun genauso angezeigt wie in den regulären Ansichten von Gliederungspunkten:

  • Dokumente sind durchsuch- und sortierbar
  • es können mehrere Dokumententypen gleichzeitig angezeigt werden
  • der Lesestatus wird angezeigt
  • es gibt einen Detailbutton über den weitere Infos zum jeweiligen Dokument eingeblendet werden können
  • es gibt ein Optionenmenü für jedes Dokument
  • in der Fußzeile gibt es eine Zusammenfassung der freigegebenen, in Bearbeitung befindlichen und gesperrten Dokumente

Update Setup: Gliederungen kompfortabler

Im Setupbereich für die Gliederungen, speziell im Bearbeitungsformular für einzelne Gliederungspunkte gab es eine Reihe von Verbesserungen:

  • Die Dokumententypen der Dokumente werden nun wieder korrekt angezeigt (ab sofort sind auch mehrere gleichzeitig sind möglich)
  • Die Auswahlfelder für die Dokumentenzuordnungen basieren auf dem neuen Gliederungssystem, es werden alle Punkte (inkl. Anzahl) angezeigt denen die Dokumente zugeordnet sind
  • In der „Schnellnavi“ bzw. der Übersicht um schnell zum gewünschten Gliederungspunkt zu gelangen wird nun die korrekte Anzahl der zugeordneten Dokumente angezeigt (vorher wurden auch alte Revisionsstände mitgezählt)
  • diese Änderung wurde auch in der Schnellnavi der regulären Gliederungen umgesetzt
  • im Tab „Gliederungspunkt löschen“ wird nun auch die Anzahl der aktuell zugeordneten Dokumente angezeigt (ohne archivierte Dokumente)
  • es gibt im Setup unter jedem Gliederungspunkt der gerade bearbeitet wird nun einen Link zum Aufruf eines Gliederungspunktes direkt als Option unter dem Setupformular