Update Setup: Drei neue Optionen für die Dokumentenlenkung

Im Setup Bereich „Sonstiges“ gibt es einen neuen Tab „Dokumente“ mit drei neuen Optionen mit denen man festlegen kann, ob Dokumente von den Nutzern durch Klick auf den Namen heruntergeladen werden dürfen oder nur noch direkt online per PDF Vorschau angezeigt werden.

Außerdem kann man nun wählen ob es eine Auswahlmöglichkeit für Benachrichtigungen per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten oder Prüfungen/Freigaben/Kommentare geben soll.

Update Nachrichten: Protokoll für den E-Mail Versand

Es gibt im Bereich „Interne Nachrichten“ jetzt die Option „Protokoll öffnen„. Dort werden alle in den letzten Wochen über das eQMS vom jeweiligen Nutzer per E-Mail verschickten Nachrichten aufgelistet. Es wird angezeigt ob die Nachrichten erfolgreich verschickt wurden, ob sie noch auf den Versand warten, oder ob es eine Fehlermeldung gab (inkl. Details).

Update Dokumente: Dateien per Nachricht verschicken

Es ist jetzt möglich Dokumente per E-Mail aus dem eQMS zu verschicken.  Wählen Sie dafür im Kontextmenü des Dokumente „Nachricht senden (Dokument anhängen)“.

Das bereits bekannte Formular für Nachrichten wurde so angepasst, dass man nun die angehangenen Dokumente unter dem Text sehen und bei Bedarf entfernen kann. Mit einem Klick auf das „+“ Symbol lassen sich nun zudem mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und verschicken.

Wenn Sie die Nachricht an externe Person senden wollen gibt es nun ein Feld zur Eingabe der E-Mail Adresse (mehrere Empfänger lassen sich mit Semikolon trennen).

Update Dokumente: Wahlmöglichkeit ob E-Mails verschickt werden sollen

Wenn man Dokumente bearbeitet gibt es oft kleine Änderungen z.B. wenn sich Buchstaben im Titel, Verknüpfungen oder Berechtigungen ändern.

In diesen Fällen möchte man unter Umständen verhindern, dass jedes Mal alle Nutzer mit Leseberechtigung für das Dokument eine E-Mailbenachrichtigung erhalten.

Um dies steuern zu können gibt es nun zwei zusätzliche Buttons für „E-Mail senden“ / „E-Mail nicht senden“ direkt neben dem „Angaben speichern“ Button.

Die letzte Einstellung wird für die folgenden Dokumente beibehalten.

Update System: E-Mail Gestaltung und kleinere Verbesserungen

Die Gestaltung der E-Mails  die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:

Interne Nachrichten

    • neues E-Mail Design für Interne Nachrichten

Aufgaben

    • neue E-Mail Designs für Aufgaben: hinzugefügt, aktualisiert, erledigt, gelöscht
    • neue Icons
    • Bearbeitungsformular optisch angepasst
    • Betreffzeilen leicht angepasst

Dokumente

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei Kommentaren für Dokumente
      2. Benachrichtigung bei Prüfungen für Dokumente
      3. Benachrichtigung bei Freigaben für Dokumente
      4. Benachrichtigung beim Erhalt von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      5. Benachrichtigung beim Aktualisierungen von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      6. Benachrichtigung beim Entzug von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      7. Benachrichtigung beim Hinterlegen von neuen Dokumenten
      8. Benachrichtigung beim Aktualisieren von Dokumenten (neuer REV)
      9. Benachrichtigung beim Aktualisieren von z.B. Titel/Verknüpfungen von Dokumenten
      10. Benachrichtigung beim Erreichen von neuen Teilschritten im Workflow
      11. Benachrichtigung beim Erledigen von Bedingungen aus dem Workflow
    • neue Anzeige für Revisionsstand des Dokumentes in der E-Mail
    • neue Anzeige ob eine Lesebestätigung für das Dokument angefordert wurde
    • neue Anzeige bei Änderung der Berechtigungen (Zugriff/Aktualisierung/Entzug)

Forum

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei neuen Themen
      2. Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
    • Anpassung der Farbe für die Buttons:
      1. Zusammenfassung bearbeiten
      2. Bearbeiten
      3. Zitieren

Update System: Fehlerhafte E-Mails zurück an Absender

Falls vom eQMS verschickte E-Mails nicht zugestellt werden können, weil die z.B. E-Mailadresse des Empfängers falsch in den Einstellungen hinterlegt wurde, dann gehen die Fehlermeldungen von nun an nicht mehr zurück an den eQMS Server, sondern an die E-Mailadresse des Absenders.

Falls Sie z.B. nach dem Hinterlegen eines Dokumentes gehäuft E-Mails erhalten, dann kontrollieren Sie bitte den Inhalt dieser Nachrichten. Oft wird dort bereits auf falsch geschriebene E-Mailadressen oder volle Postfächer hingewiesen. Bitte passen Sie dann die Einstellungen für die betroffenen Nutzer in der Nutzerverwaltung an.

Update Setup: E-Mail Vorlage für neue Passwörter

Im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ gibt es nun die Möglichkeit neue Passwörter per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter zu versenden. Dies betrifft drei Bereiche:

  1. Anlegen eines neuen Nutzers
  2. Vergabe eines neuen Passwortes für einen Nutzer
  3. Vergabe von neuen Passwörtern für mehrere Nutzer gleichzeitig

Sie finden die Symbole bzw. Links direkt neben den Passwörtern. Mit einem Klick öffnet sich Ihr E-Mail Programm. Der Empfänger, Betreff und Nachrichteninhalt sind dann schon vor ausgefüllt.

Falls Sie im eQMS eine Signatur für Nachrichten hinterlegt haben, wird diese ebenfalls übernommen.

Die optische Gestaltung der Infoboxen und Buttons für die Druckansichten neuer Passwörter wurde ebenfalls überarbeitet.

Update Dokumente: Benachrichtigungsmails überarbeitet

Es gibt einige Änderungen an den automatisch verschickten E-Mails die erzeugt werden, wenn sich etwas an den Dokumenten ändert:

  • beim Erstellen/Bearbeiten von Dokumenten lässt sich im Tab „Berechtigungen“ nun direkt einstellen, wer per E-Mail informiert werden soll
  • die Titel der Dokumente werden ab sofort mit im Betreff der Benachrichtigungsemails angezeigt
  • die Größe der Logos in Benachrichtigungsemails für Änderungen an Dokumenten wurde auf 50px beschränkt
  • es gibt nun extra Benachrichtungen wenn Berechtigungen auf Dokumente entzogen, aktualisiert oder neu vergeben werden

Bugfix: E-Mail Funktion

Der Versand von automatisch generierten Benachrichtigungen per E-Mail war vorübergehend gestört. Die Ursache wurde nun beseitigt. Alles funktioniert nun wieder wie gewohnt.

Update E-Mail: Kompatibilität erhöht, Textmodus abgeschafft

Die E-Mail Benachrichtungen des eQMS wurden angepasst:

  • Es wird nun das Logo des eigenen Unternehmens in den E-Mails angezeigt.
  • Zudem sollten nun Sonderzeichen und Umlaute in allen gängigen E-Mail Programmen korrekt angezeigt werden.
  • Wenn man in einer E-Mail auf antworten klickt, dann wird der Name und die E-Mailadresse der entsprechenden Person eingesetzt (sofern die Daten im eQMS hinterlegt sind).

Die Auswahlmöglichkeit um E-Mails im reinen Textformat zu versenden wurde abgeschafft, da die Darstellung im HTML Format von über 99% der Nutzer bevorzugt wurde.

Update: Neun neue Einstellmöglichkeiten für alle Nutzer gleichzeitig

Es gibt jetzt für QMBs und Geschäftsführer die Möglichkeit, einige der individuellen Grundeinstellungen gleichzeitig für alle Nutzer der Firma festzulegen:

  1. E-Mails im HTML Format (ansonsten reiner Text)
  2. Automatische Benachrichtigung per E-Mail beim Empfang von internen Nachrichten
  3. Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei neuen Einträgen im Forum
  4. Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten
  5. Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Aufgaben
  6. Nächtliche Benachrichtigung per E-Mail bei anstehenden Ereignissen im Kalender (z.B. Termine, Urlaub)
  7. Hinweise zu den Gliederungspunkten in der Dokumentenverwaltung
  8. Zugeordnete Mitarbeiter in den jeweiligen Gliederungen anzeigen
  9. Texteditor mit allen Schaltflächen anzeigen

Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Tools / Infos“ -> auf das Pluszeichen neben „Setup Firma“ und anschließend auf „Sonstiges„.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.

Update: Nächtliche Terminerinnerungen sind nun abschaltbar

Die von vielen Nutzern gewünschte Funktion zur Abschaltung von nächtlichen Benachrichtigungen bei Ereignissen im Kalender wurde nun eingebaut.

Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Tools / Infos„, dann auf das Pluszeichen neben „Setup Persönliches“ und anschließend auf „Grundeinstellungen„.

Auf der folgenden Seite kann man ein der Tabelle „Einstellungen“ im Abschnitt „Benachrichtigungen“ die Option wählen:

Nächtliche Benachrichtigung per E-Mail bei anstehenden Ereignissen im Kalender (z.B. Termine, Urlaub)?

Das Update ist wie immer für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.