Update Dokumente: Bearbeitung mitgeltender Unterlagen verbessert

Im Formular zum Bearbeiten von mitgeltenden Unterlagen werden jetzt nicht mehr generell alle Revisionsstände angezeigt, sondern nur noch die aktuellen sowie die archivierten Dokumente welche bereits zugeordnet sind.

Um alle Versionen in dieser Liste anzuzeigen gibt es nun den Button „Alle Revissionsstände anzeigen“ am unteren Rand sowie den Button „Nur aktuelle und verknüpfte alte Revisionsstände anzeigen“ um die angezeigten Dokumente einzugrenzen.

Update Checklisten: Löschfunktion und Hinweismeldungen

In der Übersicht der Checklisten gibt es nun jeweils im Kontextmenü der gewünschten Checkliste den Punkt „Checkliste jetzt löschen„. Damit ist es nun möglich eine Checkliste inklusive aller zugeordneten Fragen, Kategorien und Bewertungen zu löschen.

Zudem wurde ein Anzeigefehler behoben, durch den es teilweise keine Hinweismeldungen mehr gab, wenn etwas an den Checklisten bearbeitet wurde.

Update: Prozessmodellierung, Flussdiagramme und Organigramme mit Visio Schnittstelle

Mit der neuen MS Visio Schnittstelle vom eQMS können Sie ab sofort Ihre Prozesse und Firmenstrukturen optimal visualisieren und mit verschiedenen Bereichen im eQMS verknüpfen. Mit der neuen grafischen Darstellung können selbst komplexe Strukturen auf einen Blick erfasst, verstanden und angewendet werden. Bei Bedarf können durch Klick auf ein Element Zusatzinformationen aufgerufen werden.

Die Vorteile auf einem Blick:

  • Verwendung des umfangreichen Funktionsumfangs von Microsoft Visio.
  • Erstellung verschiedener Diagramm-Arten z.B. Flussdiagramm (Flowchart), Swimlane-Darstellung oder Unternehmensstruktur (Organigramm).
  • Bereits vorhandene Visio-Digramme können Sie mit einem Klick ins eQMS importieren. Eine Neuerstellung der Zeichnungen ist nicht nötig.



Verwendete Fotos im Organigramm: Depositphotos: Young busines woman with notebook @ SergeyNivens, Happy businessman with laptop smiling @ baranq, Confident businessman posing at desk @ stockasso, Happy smart business man @ opolja, Modern attractive business woman @ Sepy, Business woman professional isolated outside indian fall background @ SIphotography, Employer @ pressmaster

Update Adressen: Zahlreiche Verbesserungen

Die Datenbank für die Adressen wurde modernisiert und erweitert:

  1. Kommentare eingeben
    1. zu jeder Adresse können beliebig viele Kommentare hinterlegt werden
    2. die eigenen Kommentare kann man nachträglich bearbeiten
    3. die Kommentare lassen sich mit ausdrucken
  2. Detailansicht
    1. Gruppierung der Stammdaten, Ansprechpartner und Kommentare in Tabs inkl. Anzeige der jeweiligen Anzahl
    2. Icons in den Optionen und Kontextmenüs überarbeitet
    3. Neue Option um die „Übersicht der Adressen“ aufzurufen
    4. Spalte „Funktion“ für die Ansprechpartner hinzugefügt
    5. Eingabe und Anzeige von Kommentaren (inkl. Bearbeiten)
  3. Übersicht der Adressen
    1. Icons in den Optionen und im Kontextmenü überarbeitet
    2. Spalte „Bemerkungen“ entfernt
    3. Spalte „Tags“ hinzugefügt, durchsuchbar
    4. Spalte „Verknüpfungen“ hinzugefügt, durchsuchbar
    5. Spalte „Details“ hinzugefügt, auf Knopfdruck lassen sich so alle Angaben zur Adresse direkt anzeigen
  4. „Art der Adresse“ in „Verknüpfungen“ umbenannt
  5. Formular zum Hinzufügen von Ansprechpartnern aktualisiert

Frohe Weihnachten und viel QM-Erfolg für 2018

Das Team vom eQMS wünscht Ihnen frohe Weihnachten und viel Erfolg im Qualitätsmanagement für 2018. Auch im kommenden Jahr werden wir für Sie das eQMS weiterentwickeln, damit Sie Ihre QM-Aufgaben schnell und effektiv erledigen können. Wir freuen uns auf Feedback, Wünsche und Anregungen.

Herzlichen Grüße & merry X-mas

Update Dokumente: Mitgeltende Unterlagen verbessert

Die Möglichkeiten der Zuordnung von mitgeltenden Unterlagen wurden aktualisiert und verbessert.

Im Bearbeitungsformular für mitgeltende Unterlagen gab es folgende Änderungen:

  • neue Option „Gleichrangig
  • Durchsuch-, Sortier- und Exportierbarkeit
  • je Dokument nun Detailbutton für alle Infos
  • je Dokument nun die üblichen Optionen im Kontextmenü
  • Anzeige von Dokumententyp und Revisionsstand
  • Zusätzliche direkte Anzeige für die Art der Verknüpfung
  • die Möglichkeit nun gezielt alte REV zu verknüpfen
  • neuer Option um künftige REV automatisch ebenfalls zu verknüpfen
  • Neugestaltung und Zusammenfassung der zuvor vorhandenen drei Boxen zu einem Formular mit Tabs und Anzeige der Anzahl der jeweils zugeordneten Datensätze

Die Anzeige der Gleichrangigkeit erfolgt nun auch in der Detailansicht der Dokumente.

Darüber hinaus gibt es nun neue persönliche und firmenweite Einstellungen um archivierte mitgeltende Unterlagen automatisch mit anzuzeigen oder auszublenden.

Es gibt im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ nun eine Übersicht der mitgeltenden Unterlagen.

Ein Bug der in einigen Fällen dafür sorgte, dass mitgeltende Unterlagen als verknüpft angezeigt wurden aber nicht änderbar waren wurde beseitigt.

Update Setup Nutzer: Berechtigungen und Einstellungen

Für die Nutzergruppe Auditor wurde die Berechtigung „Dokumente – Überall Dokumente hochladen, ändern und löschen“ als Standardeinstellung entfernt.

Im Bereich „Setup Firma“ – „Sonstiges“ gibt es nun zwei neue Optionen um die Einstellungen für Tabs & Details per Klick oder Mausbewegung für alle Nutzer einstellen zu können.

Update Feststellungen: Bearbeitungsfortschritt, Grafiken und Details in den Übersichten

Die Datenbank für die Feststellungen wurde erweitert. Im Bearbeitungsformular  kann man nun im Tab „Korrektur“ den aktuellen Bearbeitungsfortschritt als prozentualen Wert per Schieberegler hinterlegen.

Die Angabe wird in folgenden den Übersichten sowie Druckansichten angezeigt:

  • Einzelansicht
  • Tabellarisch in Kurzform
  • Tabellarisch inkl. Details
  • Tabellarisch inkl. Details hintereinander

In der Ansicht Tabellarisch inkl. Details wurde die Spalte „Erledigung durch“ hinzugefügt sowie die Spalte „Prüfung“ umbenannt in „Geprüft am„.

Darüber hinaus gab es Bugfix für die Anzeige der Vorschau aller Feststellungen inkl. Details einzeln untereinander.

Update Nutzerverwaltung: Profilfotos

Es ist jetzt möglich im Bereich Nutzerverwaltung Profilfotos der einzelnen Nutzer zu hinterlegen. Diese werden anschließend in der Übersicht der Nutzer in der Nutzerverwaltung sowie im Tab Berechtigungen in der Detailansicht eines Dokumentes angezeigt.

Die Fotos können in einem beliebigen Bereich im eQMS hochgeladen werden. Sie können z.B. einen neuen Dokumententyp „Mitarbeiterfotos“ erstellen und die Bilder dort speichern. Die bekannten Eigenschaften für Dokumente gelten auch für die Bilder d.h. man kann einstellen, welcher Nutzer welche Fotos sehen darf.

Update Dokumente: optimierte Lesebestätigungen, Profilfotos, Freigabeübersicht und vieles mehr

Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:

Neuer Button für Lesebestätigungen

Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.

Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.

Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.

Optimierte Nutzerauswahl

Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.

Anzeige eines Profilfotos in den Berechtigungen

Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:

  1. Fotos der Nutzer
  2. für wen die Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt sind
  3. Statistik der Lesebestätigungen am unteren Rand per Symbolen anstatt Text
  4. grafische Prozentanzeige für die Anzahl der Nutzer die gelesenen / nicht gelesenen haben
  5. neben dem Namen der Nutzer wird nun auch die Funktion (in Klammern) angezeigt.

Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.

Bugfix

Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.

Freigabeübersicht: Übersicht der Kommentare, Prüfungen und Freigaben je Dokument

Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.

Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:

  1. Übersicht für welches Dokument es wieviele Kommentare/Prüfungen/Freigaben gibt
  2. Durchsuch- und Sortierbarkeit der Ergebnisse
  3. Dateisymbol, Dokumententyp, Hochladedatum, Autor, Dateiname
  4. Detailbutton um alle Infos zum Dokumenten direkt einblenden zu können
  5. Optionen passend zum Dokument z.B. Nachricht senden (Dokument verlinken)

Update Setup: Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig ändern

Es gibt nun die Möglichkeit gleichzeitig für mehrere vorher auswählbare Nutzer neue Passwörter generieren zu lassen.

  1. Klicken Sie dafür auf „Setup Firma“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig ändern„.
  2. Wählen Sie die gewünschten Nutzer (funktioniert wie in den internen Nachrichten) per Nutzergruppe oder Zuordnung zu Gliederungspunkten.
  3. Auf der folgenden Seite erhalten Sie eine Übersicht der neuen Zugangsdaten die sich im CSV, Excel oder PDF Format exportieren lässt. In den Optionen kann man die Druckansichten für einzelne Nutzer wählen (mit und ohne Belehrung)
  4. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die Übersicht in Tabellenform zu drucken oder alle Zugangsdaten (auf Wunsch auch inkl. Belehrung) auf Einzelseiten zu drucken.

Weiterhin wurden die Icons in den Optionen unterhalb der Nutzerverwaltung aktualisiert.