Update Dokumente: Freigabeworkflow verbessert

Der Freigabeworkflow für Dokumente wurde in einigen Punkten verbessert:

  • Das manuelle Springen zu den vorher festgelegten Teilschritten ist jetzt möglich.
  • Die Kommentare/Prüfungen/Freigaben werden nun inkl. Text in der Ansicht des Verlaufs des Workflows angezeigt.
  • In den E-Mails wird die Liste der Nutzer mit Leseberechtigung nicht mehr angezeigt wenn sich der Empfänger der E-Mail in einer Nutzergruppe befindet die den Tab mit den Zugriffsberechtigungen in den Dokumentendetails nicht anzeigen darf.
  • Ein Klick auf den „Im Workflow“ Button öffnet nun direkt den Tab Workflow in den Details der Dokumente.
  • Es gibt verbesserte Beschriftungen und Formatierungen in der Detailansicht des Workflows.
  • Nach der Eingabe eines Kommentars/Prüfung/Freigabe innerhalb eines Workflows wird man im Anschluss nun direkt zu dem Tab für Workflows in der Detailansicht des Dokumentes weitergeleitet.
  • Es gibt jetzt die Möglichkeit Workflows abzubrechen (Option in der Detailansicht des Dokumentes).

Zudem wurde ein Fehler bezüglich der nicht korrekt gezählten Lesebestätigungen in einigen Fällen behoben.

Update Startseite: Kommentare zu allen Dokumenten mit Lesezugriff

Auf der Startseite wurde der Tab „Kommentare“ überarbeitet. Neu ist die Spalte „Lesestatus“ die anzeigt ob man das zum Kommentar gehörende Dokument lesen muss und ggf. bereits als gelesen gekennzeichnet hat.

Darüber hinaus lässt sich nun einstellen ob in dieser Übersicht nur Dokumente angezeigt werden für die man eine Lesebestätigung abgeben muss/musste oder ob auch Kommentare von Dokumenten angezeigt werden die man freiwillig lesen kann.

In diesem Zusammenhang wurden auch folgende Bereiche für Einstellungen überarbeitet:

  • Startseite – Optionen – Einstellungen für die Startseite bearbeiten (neue Option)
  • Setup Firma – Sonstiges (neue Option + neue Schalter)
  • Setup Firma – Grundeinstellungen (neue Option + neue Schalter)

Bugfix Dokumente: Hinweis für Lesebestätigung auf der Startseite

Durch einen Fehler gab es für Dokumente für die über den Bereich „Nutzerverwaltung“ – „Dateizugriff bearbeiten“ eine Lesebestätigung angefordert wurde auf der Startseite keinen entsprechenden Hinweis (nur in den regulären Ansichten).

Die Ursache wurde nun beseitigt. Da u.U. sehr viele Einträge betroffen sein könnten möchten wir Sie bitten sich an den Support zu wenden, damit wir die Korrektur für Sie durchführen können.

Bugfix Dokumente: Lesebestätigungen und neue Versionen

In einigen Fällen konnte es dazu kommen, dass die Einstellungen für Lesebestätigungen nicht von älteren Revisionsständen übernommen wurden, wenn eine Datei aktualisiert wurde. Statt dessen wurde wieder von allen Nutzern mit Leseberechtigung eine Bestätigung angefordert. Dies wurde nun korrigiert.

Update Dokumente: Lesebestätigungen je Dokument/Nutzer einstellbar

Es ist nun möglich die Anforderung der Lesebestätigungen individuell je Dokument/Nutzer einzustellen. Damit haben Sie nun die Möglichkeit z.B. alle Dokumente für alle Nutzer lesbar zu machen, aber Lesebestätigungen nur für ausgewählte Dokumente anzufordern.

Sie finden die Einstellmöglichkeit in den Formularen zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen jeweils auf das Dokument oder einen Nutzer bezogen.

In den Listen der ungelesenen Dokumente werden nun entsprechend ab sofort nur noch die Dokumente mit angeforderter Lesebestätigung gezählt.

Update Dokumente: Verbesserte Übersicht

In den Ansichten der Dokumente nach Organisation, Regelwerk und Dokumententyp wurde die Spalte mit den Optionen verbessert. Anstatt der bisherigen drei Links gibt es nun ein Kontextmenü mit deutlich mehr bisher am häufigsten benötigten Optionen:

  • Details anzeigen
  • Dokument aktualisieren
  • Archiv aufrufen (falls Revision größer als Null)
  • Zugriffsberechtigungen bearbeiten
  • Zuordnungen Organisation bearbeiten
  • Zuordnungen Regelwerk bearbeiten
  • Zuordnungen mitgeltende Unterlagen bearbeiten
  • Kommentar hinzufügen
  • Nachricht senden
  • Feststellung hinzufügen
  • Lesebestätigung (falls ungelesen)
  • Dokument löschen

Um den Überblick zu erleichtern sind die Optionen jeweils in optische Untergruppen zusammengefasst.

 

Update Dokumente: Lesebestätigungen für andere Personen einstellen

Für Geschäftsführer und Qualitätsmanagementbeauftragte ist es nun möglich die Lesebestätigungen von anderen Personen für Dokumente zu erteilen. Die Funktionsweise ist ebenso wie bei der Übersicht der eigenen Lesebestätigungen. Zusätzlich kann man dort nun im Auswahlmenü „Wählen Sie einen Mitarbeiter“ die gewünschte Person auswählen.

Sie gelangen in das Menü durch einen Klick auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ und dann auf „Ungelesene Dokumente„.

Update Lesestatus Dokumente: Anzeige von Personalnummer und Funktion

Geschäftsführer und Qualitätsmanagementbeauftragte können sich anzeigen lassen, wieviele Dokumente die Mitarbeiter jeweils als gelesen gekennzeichnet haben. In dieser Liste wurden nun folgende Spalten eingefügt:

  • Personalnummer
  • Funktion

Sie können die Liste durch einen Klick auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ -> „Audits“ -> „Lesestatus Dokumente“ aufrufen.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.

Update Dokumente: Mehrere Lesebestätigungen gleichzeitig

Es ist jetzt möglich, mehrere Dokumente gleichzeitig als gelesen zu kennzeichnen. Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ und dann auf „Ungelesene Dokumente„. Setzten Sie ein Häkchen am Anfang jeder Zeile, wenn Sie das entsprechende Dokument als gelesen kennzeichnen wollen. Wenn Sie alle Dokumente gleichzeitig markieren wollen, setzen Sie in der Fußzeile in der ersten Spalte das entsprechende Häkchen.

Klicken Sie anschließend in der Fußzeile auf „Ausgewählte Dokumente als gelesen kennzeichnen »„.

Sie können alternativ auch weiterhin in der rechten Spalte „Optionen“ einzelne Dokumente als gelesen kennzeichnen.

Das Update ist für alle Nutzer kostenfrei.

Update: Liste ungelesener Dokumente

Die Liste der ungelesenen Dokumente wurde angepasst. Es werden nun auch alte Revisionsstände angezeigt, die man bisher noch nicht als gelesen gekennzeichnet hat. Darüber hinaus wird nun hinter dem Dateinamen der jeweilige Revisionsstand der Datei angezeigt.

Sie gelangen zu der Liste mit einem Klick auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ und einem Klick auf „Ungelesene Dokumente„.

Das Update ist für alle eQMS Nutzer kostenfrei.
 

Update: automatische Lesebestätigungen auch auf der Heute Seite

Die automatischen Lesebestätigungen funktionieren nun auch auf der Heute Seite. Bitte beachten Sie, dass nur HTML Dokumente automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Bei z.B. Word Dateien wird man auf die Detailseite des Dokumentes weitergeleitet. Dort muss man es dann downloaden um es automatisch als gelesen zu kennzeichnen.

Alternativ kann man natürlich auch rechts in den Optionen auf der Heute Seite auf das Symbol für „gelesen“ klicken.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.

Update: Lesebestätigungen direkt durch Aufruf

Es gibt jetzt die Möglichkeit, die Dokumente per Grundeinstellung direkt durch den Aufruf/Download als gelesen zu markieren. Die Einstellung kann für das gesamte Unternehmen festgelegt und jederzeit wieder geändert werden.

Klicken Sie dafür als QMB oder Geschäftsführer auf das Pluszeichen neben „Tools / Infos“ -> „Setup Firma“ -> „Sonstiges„. Auf der folgenden Seite finden Sie die Box „Lesebestätigungen“ um die Einstellungen zu ändern.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei!

Update: Kennzeichnung ungelesener Dokumente

Ungelesene Dokumente werden nun nicht mehr wie bisher durch einen Hinweis in roter Schrift angezeigt. Statt dessen gibt es nun in der Spalte mit den Optionen eine kreisrunde rote Grafik mit Ausrufezeichen. Mit einem Klick auf das Symbol ist es nun möglich das Dokument direkt als gelesen zu kennzeichnen.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.