Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im November

Neue Funktionen

Unser Team hat im November insgesamt sechs neue Funktionen für das eQMS erstellt. 

1. Unter Formular „Dokument bearbeiten/hochladen“ können Sie jetzt unter dem Menüpunkt Verknüpfungen sämtliche Gliederungspunkte auf einmal selektieren. („Alle anzeigen“)

Reiter: Verknüpfungen - "Alle anzeigen"

2. Die Anzeige der Platzhalter im Bearbeitungsmodus von Dokumenten ist ab sofort individuell sortierbar und so kann man filtern.

3. Beschreibungen der Abschnitte und Fragen von Prüfplänen für technische Geräte können Sie jetzt ebenfalls mit dem HTML-Editor bearbeiten. So ist es nun auch möglichFormatierungen, Farben, Links und externe Videos einzubetten. Alte Icons haben wir für Sie ausgetauscht.

4. Man kann jetzt im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig bearbeiten“ mehreren Nutzern gleichzeitig Aktivierungsmails für Passwörter zuschicken und die alten Passwörter werden deaktiviert.

5. Inhouse Kunden können jetzt einen Proxy-Server angeben für die Verbindungen in das Internet für z.B. die RSS Feeds.

6. Auch im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“ gibt es eine neue Funktion: Beim Aktualisieren von Nutzerstammdaten werden geänderte Werte nach erfolgter Synchronisierung jetzt einzeln aufgeführt. Außerdem können Sie die Übersicht der Änderungen jetzt auch ausdrucken.


Änderungen

Zusätzlich haben wir die folgenden praktischen Änderungen vorgenommen:

1. Gliederungen, die im Hauptmenü ausgeblendet sind, werden ab sofort auch in der Übersicht einer Export Datei nicht mehr angezeigt (Übersicht einer Gliederung -> „Diesen Gliederungspunkt sichern“)

Gliederungspunkte ausblenden

2. Für Inhouse Installationen haben wir die Möglichkeit ergänzt, komplette Gliederungen inkl. Dokumente als Vorlage zu markieren und damit zu duplizieren (Setup – Gliederungen – Vorlage für Gliederung wählen – in Detailansicht der Gliederung „Gliederung inkl. Dokumenten kopieren“ klicken)

3. Die Suche nach Nutzern für Teilaufgaben in den Feststellungen funktioniert nun auch mit Teilen des Namens.

4. Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ kann man ab sofort in der Fußzeile einen frei definierbaren Revisionsstand festlegen. Dieser ist per Knopfdruck für alle Dokumente einheitlich festlegbar. (anschließend noch auf „Angaben speichern“ klicken)

Revisionsstand manuell ändern

Bugfixes

In diesem Monat wurde im Setup Bereich ein wichtiger Bugfix durchgeführt:

1. „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“: In einigen Fällen wurde die Änderung der E-Mail Adresse nicht korrekt festgestellt. Dies wurde behoben.

Neue Funktion: Authentifizierung über LDAP

Das eQMS bietet jetzt eine integrierte LDAP-Authentifizierung. Hiermit können Sie Ihr bestehendes Firmennetzwerk mit dem eQMS koppeln und sparen sich die Pflege verschiedener Nutzerdatenbanken. Mit wenigen Klicks synchronisieren Sie Ihre bestehende Active-Directory Struktur mit dem eQMS.

Ihre Mitarbeiter melden sich danach mit ihren bestehenden Benutzernamen und Passwort im eQMS an. Auf Wunsch bestimmen Sie ein Zeitintervall für den regelmäßigen Abgleich der Nutzerdaten. Sobald ein Nutzer im Firmennetzwerk gesperrt ist, erhält er auch zum eQMS keinen Zugang mehr.

Update Dokumente: Liste der Dokumente je Mitarbeiter + Verbesserungen

Es ist nun über die Nutzerverwaltung möglich für jeden Mitarbeiter eine Liste der für ihn freigegeben Dokumente aufzurufen. Für diese Liste gibt es zudem eine Druckansicht.

Weiterhin wurde im Kontextmenü der Dokumente (in Übersichten und Listen) die Option „Details anzeigen“ in „Eigenschaften anzeigen“ umbenannt sowie die Option „Inhalt anzeigen“ für online darstellbare Dokumente hinzugefügt.

Der Breadcrumb in Online-Ansicht von Dokumenten zeigt nun auch den zuletzt aufgerufenen Gliederungspunkt an und lässt sich anklicken.

Im Texteditor steht nun zusätzlich Calibri als Schriftart zur Verfügung.

Update Setup: E-Mail Vorlage für neue Passwörter

Im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ gibt es nun die Möglichkeit neue Passwörter per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter zu versenden. Dies betrifft drei Bereiche:

  1. Anlegen eines neuen Nutzers
  2. Vergabe eines neuen Passwortes für einen Nutzer
  3. Vergabe von neuen Passwörtern für mehrere Nutzer gleichzeitig

Sie finden die Symbole bzw. Links direkt neben den Passwörtern. Mit einem Klick öffnet sich Ihr E-Mail Programm. Der Empfänger, Betreff und Nachrichteninhalt sind dann schon vor ausgefüllt.

Falls Sie im eQMS eine Signatur für Nachrichten hinterlegt haben, wird diese ebenfalls übernommen.

Die optische Gestaltung der Infoboxen und Buttons für die Druckansichten neuer Passwörter wurde ebenfalls überarbeitet.

Update Dokumente/Nutzer: Zugriffseinstellungen

In der Nutzerverwaltung wurde der Bereich „Dateizugriff bearbeiten“ aktualisiert. In der Fußzeile wurden die Buttons „Nutzer = Gliederungspunkt“ sowie der Button zur Kopie der Einstellungen des zuletzt bearbeiteten Nutzers durch neue Symbole ersetzt.

Darüber hinaus ist es nun möglich, die Einstellungen für den Dateizugriff, die Lesebestätigungen und die E-Mail Benachrichtigungen getrennt über die Fußzeile für alle Dokumente vorzunehmen.

Weiterhin kann man in der Fußzeile die zu ändernden Dokumente nun nach Dokumententyp auswählen.

Update Setup: Löschen von Nutzern

Ab sofort werden die Logins von Nutzern die gelöscht wurden automatisch mit dem aktuellen Datum ergänzt. Dadurch wird der alte Benutzername frei, falls der Nutzer erneut im Unternehmen angelegt wird. Die Änderung wirkt sich nicht auf Accounts aus die mehr als einem Unternehmen zugeordnet sind.

Update Setup Nutzer: Berechtigungen und Einstellungen

Für die Nutzergruppe Auditor wurde die Berechtigung „Dokumente – Überall Dokumente hochladen, ändern und löschen“ als Standardeinstellung entfernt.

Im Bereich „Setup Firma“ – „Sonstiges“ gibt es nun zwei neue Optionen um die Einstellungen für Tabs & Details per Klick oder Mausbewegung für alle Nutzer einstellen zu können.

Update Nutzerverwaltung: Profilfotos

Es ist jetzt möglich im Bereich Nutzerverwaltung Profilfotos der einzelnen Nutzer zu hinterlegen. Diese werden anschließend in der Übersicht der Nutzer in der Nutzerverwaltung sowie im Tab Berechtigungen in der Detailansicht eines Dokumentes angezeigt.

Die Fotos können in einem beliebigen Bereich im eQMS hochgeladen werden. Sie können z.B. einen neuen Dokumententyp „Mitarbeiterfotos“ erstellen und die Bilder dort speichern. Die bekannten Eigenschaften für Dokumente gelten auch für die Bilder d.h. man kann einstellen, welcher Nutzer welche Fotos sehen darf.

Update System: Sortierbare Listen beschleunigt

Der Seitenaufbau für alle sortierbaren Listen im eQMS mit sehr vielen Einträgen (mehr als 500) wurde stark beschleunigt. Die Drag&Drop Funktion wurde deaktiviert. Bitte nutzen Sie weiterhin die neuen blauen Pfeile um die Einträge zu verschieben.

Dies betrifft folgende Bereiche:

  1. Setup – Nutzergruppen – Nutzergruppe hinzufügen/bearbeiten
  2. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte hinzufügen
  3. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte bearbeiten
  4. Setup – Nutzer – Nutzerprofile hinzufügen/bearbeiten
  5. Setup – Stellenprofile hinzufügen/bearbeiten
  6. Setup – Hauptaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  7. Setup – Teilaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  8. Setup – Qualifikationen hinzufügen/bearbeiten
  9. Qualifikation – Schulungsplanung – Mehrfachzuordnung von Qualifikationen (+Update, Auswahl nach Nutzergruppen/Gliederungspunkten + Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  10. Qualifikation – Mitarbeiterentwicklungsplan – Qualifikationen zuordnen (+Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  11. Dokumente – Details eines Dokumentes – Checklisten zuordnen (+ Bugfix, Checklisten jeweils nur noch einmal zuzuorden)
  12. Dokumente – Details eines Dokumentes – Verknüpfungen zum Schulungsmodul bearbeiten
  13. Audits – Übersicht der Auditpläne – Auditplan hinzufügen
  14. Audits – Übersicht der Auditpläne – Gliederungspunkte bearbeiten
  15. Schulung – Schulungsplan – Schulungsangaben hinzufügen/bearbeiten
  16. Feststellungen – Übersicht der Feststellungen – Feststellung hinzufügen/bearbeiten
  17. Kalender – Termin hinzufügen/bearbeiten
  18. Lieferantenbewertung – Lieferanten festlegen
  19. Technische Geräte – Übersicht Gerätepässe – Ereignis hinzufügen/bearbeiten
  20. Desinfektions- und Hygienemittel – Liste der Desinfektions- und Hygienemittel bearbeiten
  21. Interne Nachrichten – Nachricht verfassen/weiterleiten/beantworten

Update Setup: Formular zum Bearbeiten der Nutzerprofile aktualisiert

Im Bereich Setup FirmaNutzerverwaltung wurde das Formular zum Bearbeiten der Nutzerangaben überarbeitet. Die Tabs zeigen nun jeweils Symbole für die dahinterliegenden Inhalte. Zusätzlich wird in Echtzeit für die Tabs „Gliederungspunkte“ sowie „Verantwortung, Aufgaben und Bildung“ die Anzahl der jeweils zugeordneten Einträge angezeigt.

Update Nutzergruppen: neue Berechtigungen für den Bereich Setup Firma

Im Bereich „Nutzergruppen“ wurden die Bezeichnungen für die einzelnen Berechtigungen überarbeitet und verständlicher formuliert.

Zudem gibt es nun neu zuweisbare Berechtigungen für folgende Bereiche:

  1. Setup Firma
  2. Nutzerverwaltung
  3. Nutzergruppen
  4. Gliederungen
  5. Stellenprofile
  6. Hauptaufgaben
  7. Teilaufgaben
  8. Qualifikationen
  9. Fragen für Checklisten
  10. Kalenderkategorien
  11. Adresszuordnung
  12. Sonstiges

Die neuen Berechtigungen wurden wie bisher bereits den Nutzergruppen „Geschäftsführung“ und „QMB“ zugeordnet.

Update Setup: Nutzer aus Excellisten importieren

Der Vorgang zum Importieren von Nutzern aus Excellisten wurde standardisiert. Klicken Sie im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ auf „Nutzer aus Excel Datei“ importieren. Dann erhalten Sie einen Link zu einer Excelvorlage. Senden Sie die ausgefüllte Datei an den Support, wir importieren die Daten im Anschluss für Sie.

Update Setup: Zugriffsberechtigungen für einzelne Nutzer einstellen

Im Bereich „Setup Firma“ -> „Nutzerverwaltung“ wurde die Option zum Einstellen der jeweiligen Zugriffsrechte überarbeitet.

Der Button „Nutzer=Organisation“ wurde durch „Nutzer=Gliederungspunkt“ ersetzt d.h. man kann nun mit 1 Klick automatisch für alle Dokumente die den gleichen Gliederungspunkten wie der Nutzer zugeordnet sind Leseberechtigungen einstellen.

Dies funktioniert nun nicht mehr nur für die Gliederung nach Organisation sondern für alle im System hinterlegten Gliederungen.

Darüber hinaus wurde die Spalte mit den Infos zum jeweiligen Dokumententyp um ein Pop-Up Fenster ergänzt in dem nun alle dem Dokument zugeordneten Dokumententypen jeweils mit Kürzel und Titel eingeblendet werden.

Die Buttons zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen wurden etwas verkleinert und mit der gleichen Optik wie im Formular zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen einzelner Dokumente versehen.

Weiterhin wurde eine Spalte mit Detailbuttons hinzugefügt in welcher per Pop-Up angezeigt wird, welchen Gliederungspunkten der Nutzer sowie das jeweilige Dokument konkret gemeinsam zugeordnet sind. Ebenso werden an dieser Stelle die Gliederung sowie die Verantwortlichkeit angezeigt.

Update Setup Nutzer: Zuordnung von Gliederungspunkten

Im Bereich „Setup Firma“ -> „Nuterverwaltung“ ist es nun möglich für jeden Nutzer individuell einzustellen welchen Gliederungspunkten er zugeordnet ist und welche Verantwortlichkeit er jeweils besizt.

Entsprechend den Möglichkeiten des neuen Gliederungssystems kann man nun nicht mehr nur einzelne Punkte aus der Gliederung der Organisation sondern auch aus allen anderen verfügbaren Gliederungen wählen.

Zudem wurde das Formular zum Bearbeiten der Nutzerprofile auf den neusten Stand gebracht. Die Eingabefelder wurden auf eine einheitliche Breite gebracht, die Buttons entsprechen dem neuen Design und auch die Tabs reagieren nun entsprechend den persönlichen Einstellungen auf Mausbewgungen oder Mausklicks.

Der Tab zur Zuordnung von Stellenbeschreibungen wurde komplett entfernt. Diese Funktion steht seit bereits seit einiger Zeit mit deutlich verbessertem Funktionsumfang im Tab „Verantwortung, Aufgaben und Bildung“ zur Verfügung.

Bugfix Setup: Störung der Nutzerverwaltung

Es gab vorübergehend eine Störung in der Nutzerverwaltung. Aus diesem Grund war es nicht möglich Änderungen an den Nutzereinstellungen (z.B. Name, oder Zuordnungen zu Gliederungspunkten) zu speichern. Der Fehler ist inzwischen behoben.