Im Texteditor in allen Bereichen des eQMS wurde die Rechtschreibkontrolle des jeweiligen Browsers aktiviert.
Halten Sie die die STRG Taste gedrückt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die rot unterstrichenen Wörter um die Korrekturvorschläge anzuzeigen.
Das deutsche Wörterbuch Add-On für Firefox findet sich hier:
https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/german-dictionary-de_de-for-sp/?src=search
Die Funktion zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente wurde so angepasst, dass der Ersteller des Dokumentes dieses immer Lesen & Bearbeiten kann.
Selbst wenn im Tab für die Berechtigungen etwas anderes eingestellt wird ist es nun nicht mehr möglich, ein Dokument zu erstellen und sich selbst keine Bearbeitungsberechtigung zu gewähren.
Im Bereich „QM-Tools“ – „Schulung“ – „Mitarbeiterentwicklungsplan“ wurden die Optionen optisch überarbeitet. Neu ist weiterhin, dass es die Möglichkeit gibt eine Übersicht der einem Nutzer zugeordneten Stellenprofile, Haupt- und Teilaufgaben zu drucken.
Die Standardeinstellung für neue Nutzer wurde so geändert, dass diese Tabs und Optionen nun nicht mehr per Mausbewegung sondern nur noch per Klick öffnen können.
Der Link „Archiv anzeigen“ wird nun für jedes Dokument eingeblendet. Bisher konnte man diesen nur in den Optionen des Dokumentes sehen, wenn bereits alte Revisionsstände im Archiv hinterlegt waren.
Sie können den Link nutzen, um z.B. von Drittanwendungen auf ein bestimmtes Dokument zu verweisen.
Die Übersicht der ausgewählten Desinfektions- und Hygienemittel wurde um eine Spalte für die zugeordneten Kategorien ergänzt.
Die Übersichtstabelle ist nun z.B. nach Kategorien durchsuch- und sortierbar. Zudem wurden die Optionen in ein Kontextmenü verschoben.
Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.
Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.
Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:
Im Kapitel „7.5.3 Dokumentenlenkung“ der ISO 9001 wird ein angemessen Schutz der QM-Dokumente gefordert, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt besonders für interne Projektunterlagen oder Dokumente, die Sie von Ihrem Kunden oder Lieferanten bekommen haben. Mit dem eQMS können Sie der Forderung der ISO 9001 leicht nachkommen. Alle dafür nötigen Einstellungen sind in der neuen Hilfe zu den Berechtigungen im eQMS anschaulich beschrieben.
Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen von Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Varianten zur Auswahl. Um die Lese- und Schreibberechtigungen zu steuern, können Sie z.B. auf die vorausgewählte clevere Standardfunktion im eQMS zurückgreifen. Hiermit können die Mitarbeiter einer Abteilung automatisch nur die Dokumente Ihrer eigenen Abteilung sehen. Die Dokumente von anderen Abteilungen können nicht eingesehen werden.
Sie möchten ein anderes Berechtigungskonzept für Dokumente mit dem eQMS realisieren? Mit den erweiterten Einstellungen zu den Berechtigungen ist dies einfach möglich.
Alle nötigen Informationen zu den Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen finden Sie in der neuen Hilfe im eQMS, welche verschiedene Fälle anhand von Beispielen beschreibt.
In den Druckansichten wird nun automatisch der Titel aus der jeweils ersten Kopfzeile genutzt um das Dokument zu bennnen, falls es z.B. als PDF Datei gespeichert werden soll.
In der Übersicht der Bewertungen von Checklisten gibt es nun in der Optionenbox am unteren Rand die Möglichkeit den Zeitraum der Bewertungen selbst einzugrenzen bzw. festzulegen.
Zudem finden sich in der Fußzeile der Übersicht nun die Durchschnittswerte für den Mitdesterfüllungsgrad und die Ergebnisse.
Beim Aktualisieren von Dokumenten wird man ab sofort in der Liste der Nutzer mit Zugriffsberechtigungen auch wieder selbst angezeigt. Wenn man für sich „Lesebestätigung notwendig“ einstellt, wird das Dokument direkt nach dem Aktualisieren als Gelesen angezeigt.
Wenn aus Antworten auf Bewertungen von Checklisten oder Checklisten Allgemein neue Feststellungen generiert werden, dann werden die Details zur Bewertung nun direkt in einem extra Tab innerhalb der Feststellung angezeigt.
Zudem wurden die Symbole in der Übersicht der Feststellungen sowie das Menü mit den Optionen optisch aktualisiert.
Die Gestaltung der Links in den Optionenboxen wurde überarbeitet. Das Symbol „»“ wurde aus den Titeln entfernt. Zudem wurde die farbliche Gestaltung angepasst. Die Spalte mit Hinweisen wird nun nicht mehr angezeigt und nur noch als Pop-Up eingeblendet, wenn man den Mauszeiger über den entsprechenden Link bewergt.
Nach Aktualisierung von Dokumenten die man zuvor über die Suche gefunden hatte wird man ab sofort automatisch auf die Übersichtsseite des jeweils ersten zugeordneten Gliederungspunktes weitergeleitet. Die „leeren“ Seiten werden dadurch verhindert.
Die Geschwindigkeit des Tabs für die „Verknüpfungen“ beim Erstellen/Aktualisieren von Dokumenten wurde beschleunigt.
Die Symbole und die farbliche Gestaltung der Links im Kontextmenü für Dokumente wurden aktualisiert.
Es gibt einige Änderungen an den automatisch verschickten E-Mails die erzeugt werden, wenn sich etwas an den Dokumenten ändert:
Die Möglichkeiten zur Einstellung der Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente wurden erweitert. Dazu wurde der bisher allein stehende Bereich zum Verwalten der Berechtigungen in einen eigenen Tab Formular zum Hochladen/Erstellen von Dokumenten verlagert.
Um die Bedienung zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen wurden die Einstellmöglichkeiten in der einfachen Ansicht auf fünf Buttons reduziert.
Die Neuerungen im Überblick:
Auf der Startseite wurde der Hinweis „Demnächst“ für technische Geräte so geändert, dass er nur noch für Ereignisse die innerhalb der nächsten zwei anstatt der nächsten sechs Monate anstehen angezeigt wird.
Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ ist es nun möglich nachträglich das Datum des Uploads zu korrigieren.
Es gibt nun eine weitere Option zum exportieren von im eQMS hinterlegten Adressen „Adressen exportieren (ohne Bemerkungen)„.
Im Bereich Lieferantenbewertungen gab es einige Änderungen: