Kategorie: Dokumente

Update Dokumente/Nutzer: Zugriffseinstellungen

In der Nutzerverwaltung wurde der Bereich „Dateizugriff bearbeiten“ aktualisiert. In der Fußzeile wurden die Buttons „Nutzer = Gliederungspunkt“ sowie der Button zur Kopie der Einstellungen des zuletzt bearbeiteten Nutzers durch neue Symbole ersetzt.

Darüber hinaus ist es nun möglich, die Einstellungen für den Dateizugriff, die Lesebestätigungen und die E-Mail Benachrichtigungen getrennt über die Fußzeile für alle Dokumente vorzunehmen.

Weiterhin kann man in der Fußzeile die zu ändernden Dokumente nun nach Dokumententyp auswählen.

Bugfix Dokumente: Gliederungspunkte sortieren

Es gab ein Problem mit der Sortierung von neuen Gliederungspunkten. Falls in der Gliederung zufällig vorher einzelne Gliederungspunkte gelöscht wurden kam es teilweise zu einer falschen Einstufung der Gliederungsebenen und damit zu einem Darstellungsproblem. Dies wurde nun beseitigt.

Alle vorhandenen Gliederungen werden beim nächsten Sortiervorgang automatisch korrigiert.

Update Dokumente: Bearbeitung mitgeltender Unterlagen verbessert

Im Formular zum Bearbeiten von mitgeltenden Unterlagen werden jetzt nicht mehr generell alle Revisionsstände angezeigt, sondern nur noch die aktuellen sowie die archivierten Dokumente welche bereits zugeordnet sind.

Um alle Versionen in dieser Liste anzuzeigen gibt es nun den Button „Alle Revissionsstände anzeigen“ am unteren Rand sowie den Button „Nur aktuelle und verknüpfte alte Revisionsstände anzeigen“ um die angezeigten Dokumente einzugrenzen.

Update Dokumente: Mitgeltende Unterlagen verbessert

Die Möglichkeiten der Zuordnung von mitgeltenden Unterlagen wurden aktualisiert und verbessert.

Im Bearbeitungsformular für mitgeltende Unterlagen gab es folgende Änderungen:

  • neue Option „Gleichrangig„
  • Durchsuch-, Sortier- und Exportierbarkeit
  • je Dokument nun Detailbutton für alle Infos
  • je Dokument nun die üblichen Optionen im Kontextmenü
  • Anzeige von Dokumententyp und Revisionsstand
  • Zusätzliche direkte Anzeige für die Art der Verknüpfung
  • die Möglichkeit nun gezielt alte REV zu verknüpfen
  • neuer Option um künftige REV automatisch ebenfalls zu verknüpfen
  • Neugestaltung und Zusammenfassung der zuvor vorhandenen drei Boxen zu einem Formular mit Tabs und Anzeige der Anzahl der jeweils zugeordneten Datensätze

Die Anzeige der Gleichrangigkeit erfolgt nun auch in der Detailansicht der Dokumente.

Darüber hinaus gibt es nun neue persönliche und firmenweite Einstellungen um archivierte mitgeltende Unterlagen automatisch mit anzuzeigen oder auszublenden.

Es gibt im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ nun eine Übersicht der mitgeltenden Unterlagen.

Ein Bug der in einigen Fällen dafür sorgte, dass mitgeltende Unterlagen als verknüpft angezeigt wurden aber nicht änderbar waren wurde beseitigt.

Update Nutzerverwaltung: Profilfotos

Es ist jetzt möglich im Bereich Nutzerverwaltung Profilfotos der einzelnen Nutzer zu hinterlegen. Diese werden anschließend in der Übersicht der Nutzer in der Nutzerverwaltung sowie im Tab Berechtigungen in der Detailansicht eines Dokumentes angezeigt.

Die Fotos können in einem beliebigen Bereich im eQMS hochgeladen werden. Sie können z.B. einen neuen Dokumententyp „Mitarbeiterfotos“ erstellen und die Bilder dort speichern. Die bekannten Eigenschaften für Dokumente gelten auch für die Bilder d.h. man kann einstellen, welcher Nutzer welche Fotos sehen darf.

Update Dokumente: optimierte Lesebestätigungen, Profilfotos, Freigabeübersicht und vieles mehr

Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:

Neuer Button für Lesebestätigungen

Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.

Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.

Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.

Optimierte Nutzerauswahl

Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.

Anzeige eines Profilfotos in den Berechtigungen

Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:

  1. Fotos der Nutzer
  2. für wen die Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt sind
  3. Statistik der Lesebestätigungen am unteren Rand per Symbolen anstatt Text
  4. grafische Prozentanzeige für die Anzahl der Nutzer die gelesenen / nicht gelesenen haben
  5. neben dem Namen der Nutzer wird nun auch die Funktion (in Klammern) angezeigt.

Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.

Bugfix

Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.

Freigabeübersicht: Übersicht der Kommentare, Prüfungen und Freigaben je Dokument

Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.

Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:

  1. Übersicht für welches Dokument es wieviele Kommentare/Prüfungen/Freigaben gibt
  2. Durchsuch- und Sortierbarkeit der Ergebnisse
  3. Dateisymbol, Dokumententyp, Hochladedatum, Autor, Dateiname
  4. Detailbutton um alle Infos zum Dokumenten direkt einblenden zu können
  5. Optionen passend zum Dokument z.B. Nachricht senden (Dokument verlinken)

Update Dokumente: Ersteller darf immer Lesen & Bearbeiten

Die Funktion zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente wurde so angepasst, dass der Ersteller des Dokumentes dieses immer Lesen & Bearbeiten kann.

Selbst wenn im Tab für die Berechtigungen etwas anderes eingestellt wird ist es nun nicht mehr möglich, ein Dokument zu erstellen und sich selbst keine Bearbeitungsberechtigung zu gewähren.

Bugfix Dokumente: Hinweis für Lesebestätigung auf der Startseite

Durch einen Fehler gab es für Dokumente für die über den Bereich „Nutzerverwaltung“ – „Dateizugriff bearbeiten“ eine Lesebestätigung angefordert wurde auf der Startseite keinen entsprechenden Hinweis (nur in den regulären Ansichten).

Die Ursache wurde nun beseitigt. Da u.U. sehr viele Einträge betroffen sein könnten möchten wir Sie bitten sich an den Support zu wenden, damit wir die Korrektur für Sie durchführen können.

Update Dokumente: Permalink zum Archiv

Der Link „Archiv anzeigen“ wird nun für jedes Dokument eingeblendet. Bisher konnte man diesen nur in den Optionen des Dokumentes sehen, wenn bereits alte Revisionsstände im Archiv hinterlegt waren.

Sie können den Link nutzen, um z.B. von Drittanwendungen auf ein bestimmtes Dokument zu verweisen.

Update Hilfe: Das Anlegen von Gliederungen mit Video-Anleitungen erklärt

Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.

Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.

Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:

  • Eine Gliederung mit einer Vorlage erstellen
  • Eine individuelle Gliederung anlegen
  • Dokumente und Nutzer zuordnen und damit Einfluss auf die Zugriffsrechte der Dokumente nehmen
  • Dokumente besser strukturieren durch Tabs
  • Gliederungspunkte für bestimmte Nutzer ausblenden

Update Hilfe: Berechtigungen im eQMS einfach erklärt

Im Kapitel „7.5.3 Dokumentenlenkung“ der ISO 9001 wird ein angemessen Schutz der QM-Dokumente gefordert, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt besonders für interne Projektunterlagen oder Dokumente, die Sie von Ihrem Kunden oder Lieferanten bekommen haben. Mit dem eQMS können Sie der Forderung der ISO 9001 leicht nachkommen. Alle dafür nötigen Einstellungen sind in der neuen Hilfe zu den Berechtigungen im eQMS anschaulich beschrieben.

Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen von Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Varianten zur Auswahl. Um die Lese- und Schreibberechtigungen zu  steuern, können Sie z.B. auf die vorausgewählte clevere Standardfunktion im eQMS zurückgreifen. Hiermit können die Mitarbeiter einer Abteilung automatisch nur die Dokumente Ihrer eigenen Abteilung sehen. Die Dokumente von anderen Abteilungen können nicht eingesehen werden.

Sie möchten ein anderes Berechtigungskonzept für Dokumente mit dem eQMS realisieren? Mit den erweiterten Einstellungen zu den Berechtigungen ist dies einfach möglich.

Alle nötigen Informationen zu den Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen finden Sie in der neuen Hilfe im eQMS, welche verschiedene Fälle anhand von Beispielen beschreibt.

Update Dokumente: Kleinere Verbesserungen

Nach Aktualisierung von Dokumenten die man zuvor über die Suche gefunden hatte wird man ab sofort automatisch auf die Übersichtsseite des jeweils ersten zugeordneten Gliederungspunktes weitergeleitet. Die „leeren“ Seiten werden dadurch verhindert.

Die Geschwindigkeit des Tabs für die „Verknüpfungen“ beim Erstellen/Aktualisieren von Dokumenten wurde beschleunigt.

Die Symbole und die farbliche Gestaltung der Links im Kontextmenü für Dokumente wurden aktualisiert.