Der Bereich zum gleichzeitigen Bearbeiten von Revisionsstand, Titel und Status wurde überarbeitet. Es gibt jetzt die Möglichkeit neben den aktuellen Dokumenten wahlweise auch die archivierten Dokumente mit anzuzeigen.
Zudem wurde die Liste nun durchsuch– und sortierbar gemacht.
Es gab ein Problem mit der Sortierung von neuen Gliederungspunkten. Falls in der Gliederung zufällig vorher einzelne Gliederungspunkte gelöscht wurden kam es teilweise zu einer falschen Einstufung der Gliederungsebenen und damit zu einem Darstellungsproblem. Dies wurde nun beseitigt.
Alle vorhandenen Gliederungen werden beim nächsten Sortiervorgang automatisch korrigiert.
Die Möglichkeiten der Zuordnung von mitgeltenden Unterlagen wurden aktualisiert und verbessert.
Im Bearbeitungsformular für mitgeltende Unterlagen gab es folgende Änderungen:
Die Anzeige der Gleichrangigkeit erfolgt nun auch in der Detailansicht der Dokumente.
Darüber hinaus gibt es nun neue persönliche und firmenweite Einstellungen um archivierte mitgeltende Unterlagen automatisch mit anzuzeigen oder auszublenden.
Es gibt im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ nun eine Übersicht der mitgeltenden Unterlagen.
Ein Bug der in einigen Fällen dafür sorgte, dass mitgeltende Unterlagen als verknüpft angezeigt wurden aber nicht änderbar waren wurde beseitigt.
Im System hinterlegte Fotos und Bilder werden ab sofort direkt in der Detailansicht der Dokumente im Tab „Inhalt“ angezeigt.
Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:
Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.
Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.
Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.
Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.
Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:
Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.
Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.
Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.
Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:
In einigen Fällen kam es dazu, dass Nutzer keine Dokumente mehr lesen konnten. Dies wurde nun behoben.
Die Funktion zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente wurde so angepasst, dass der Ersteller des Dokumentes dieses immer Lesen & Bearbeiten kann.
Selbst wenn im Tab für die Berechtigungen etwas anderes eingestellt wird ist es nun nicht mehr möglich, ein Dokument zu erstellen und sich selbst keine Bearbeitungsberechtigung zu gewähren.
Durch einen Fehler gab es für Dokumente für die über den Bereich „Nutzerverwaltung“ – „Dateizugriff bearbeiten“ eine Lesebestätigung angefordert wurde auf der Startseite keinen entsprechenden Hinweis (nur in den regulären Ansichten).
Die Ursache wurde nun beseitigt. Da u.U. sehr viele Einträge betroffen sein könnten möchten wir Sie bitten sich an den Support zu wenden, damit wir die Korrektur für Sie durchführen können.
Der Link „Archiv anzeigen“ wird nun für jedes Dokument eingeblendet. Bisher konnte man diesen nur in den Optionen des Dokumentes sehen, wenn bereits alte Revisionsstände im Archiv hinterlegt waren.
Sie können den Link nutzen, um z.B. von Drittanwendungen auf ein bestimmtes Dokument zu verweisen.
In einigen Fällen kam es vor, dass in den Benachrichtigungsmails zu Änderungen von Dokumenten die hinzugefügten Kommentare nicht mitgesendet wurden. Dies wurde nun beseitigt.
Zu den ersten Schritten bei der Einrichtung des eQMS gehört meist das Erstellen einer Gliederung für die Dokumente. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sowie die verschiedene Möglichkeiten vorzustellen, finden Sie in der Hilfe vom eQMS nun mehrere kurze Video-Tutorials zu den Gliederungen im eQMS.
Laut der Norm ISO 9001 gibt es keine feste Vorgabe, wie Sie Ihre QM-Dokumente gliedern müssen. Sie können diese z.B. nach der Norm strukturieren oder nach der Organisationsstruktur. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sich im eQMS nicht für eine Form der Gliederung entscheiden. Sie können mehrere Gliederungen parallel erstellen und zu diesem Zweck die Dokumente mehrfach zuordnen.
Wie Sie schnell mit dem eQMS eine Gliederung (auch Inhaltsverzeichnis genannt) erstellen und diese effektiv nutzen, wird Ihnen in den vier neuen Video-Tutorials gezeigt. Folgende Themen werden erklärt:
Im Kapitel „7.5.3 Dokumentenlenkung“ der ISO 9001 wird ein angemessen Schutz der QM-Dokumente gefordert, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt besonders für interne Projektunterlagen oder Dokumente, die Sie von Ihrem Kunden oder Lieferanten bekommen haben. Mit dem eQMS können Sie der Forderung der ISO 9001 leicht nachkommen. Alle dafür nötigen Einstellungen sind in der neuen Hilfe zu den Berechtigungen im eQMS anschaulich beschrieben.
Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen von Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Varianten zur Auswahl. Um die Lese- und Schreibberechtigungen zu steuern, können Sie z.B. auf die vorausgewählte clevere Standardfunktion im eQMS zurückgreifen. Hiermit können die Mitarbeiter einer Abteilung automatisch nur die Dokumente Ihrer eigenen Abteilung sehen. Die Dokumente von anderen Abteilungen können nicht eingesehen werden.
Sie möchten ein anderes Berechtigungskonzept für Dokumente mit dem eQMS realisieren? Mit den erweiterten Einstellungen zu den Berechtigungen ist dies einfach möglich.
Alle nötigen Informationen zu den Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen finden Sie in der neuen Hilfe im eQMS, welche verschiedene Fälle anhand von Beispielen beschreibt.
Beim Aktualisieren von Dokumenten wird man ab sofort in der Liste der Nutzer mit Zugriffsberechtigungen auch wieder selbst angezeigt. Wenn man für sich „Lesebestätigung notwendig“ einstellt, wird das Dokument direkt nach dem Aktualisieren als Gelesen angezeigt.
Nach Aktualisierung von Dokumenten die man zuvor über die Suche gefunden hatte wird man ab sofort automatisch auf die Übersichtsseite des jeweils ersten zugeordneten Gliederungspunktes weitergeleitet. Die „leeren“ Seiten werden dadurch verhindert.
Die Geschwindigkeit des Tabs für die „Verknüpfungen“ beim Erstellen/Aktualisieren von Dokumenten wurde beschleunigt.
Die Symbole und die farbliche Gestaltung der Links im Kontextmenü für Dokumente wurden aktualisiert.
Es gibt einige Änderungen an den automatisch verschickten E-Mails die erzeugt werden, wenn sich etwas an den Dokumenten ändert:
Die Möglichkeiten zur Einstellung der Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente wurden erweitert. Dazu wurde der bisher allein stehende Bereich zum Verwalten der Berechtigungen in einen eigenen Tab Formular zum Hochladen/Erstellen von Dokumenten verlagert.
Um die Bedienung zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen wurden die Einstellmöglichkeiten in der einfachen Ansicht auf fünf Buttons reduziert.
Die Neuerungen im Überblick:
Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ ist es nun möglich nachträglich das Datum des Uploads zu korrigieren.
Wenn man aus dem Archiv heraus das Druckmenü für Dokumente aufruft stehen nun auch die alten Revisionsstände zur Auswahl.
Es gab folgende Änderungen:
Es ist nun möglich das Datum und die Uhrzeit von Kommentaren, Prüfungen und Freigaben festzulegen sowie nachträglich zu bearbeiten.
Damit die Eingabefelder für die Nutzer angezeigt werden muss der jeweiligen Nutzergruppe die folgende Berechtigung zugeordnet werden: „Zugriff auf Dokumente – Dokumentendetails – Tab Kommentare – Datum und Zeit von Kommentaren, Prüfungen und Freigaben bearbeiten können„.
War empfehlen diese Funktion nur in Ausnahmefällen zu nutzen z.B. im Rahmen der Ersteinrichtung.
In einigen Fällen wurden die Kopfzeilen trotz per Texteditor eingefügten Seitenumbrüchen in der Druckansicht von Online-Dokumenten nicht angezeigt. Dies wurde nun korrigiert.