Es gibt jetzt die Möglichkeit, die Dokumente per Grundeinstellung direkt durch den Aufruf/Download als gelesen zu markieren. Die Einstellung kann für das gesamte Unternehmen festgelegt und jederzeit wieder geändert werden.
Klicken Sie dafür als QMB oder Geschäftsführer auf das Pluszeichen neben „Tools / Infos“ -> „Setup Firma“ -> „Sonstiges„. Auf der folgenden Seite finden Sie die Box „Lesebestätigungen“ um die Einstellungen zu ändern.
Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei!
In der Nutzerübersicht im Setup der Firma gibt es nun eine weitere Spalte. Dort wird das Datum des letzten Logins in das eQMS der jeweiligen Person angezeigt. Sollte der entsprechende Nutzer noch nie im System gewesen sein, wird dies mit roter Schrift kenntlich gemacht. Die Spaltenwerte lassen sich wie gewohnt sortieren.
Sie gelangen in die Nutzerübersicht mit einem Klick auf das Pluszeichen neben „Tools / Infos“ -> Pluszeichen neben „Setup Firma“ -> „Nutzer„.
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Die Druckansicht nach Organisation & Nutzer wurde um vier weitere Spalten mit Nutzerinformationen erweitert (Handy, Telefon, Fax, Kurzkommentar). Aus diesem Grund wurde das Seitenformat auf Querformat umgestellt.
Darüber hinaus gibt es nun für jeden Organisationspunkt eine Statuszeile mit der Anzahl der jeweiligen Nutzer. Zudem wurde ein Fehler beseitigt, wegen dem Organisationspunkte mit mehr als 50 zugeordneten Mitarbeitern nicht angezeigt wurden.
Die Formulare für die Angaben zu den Mitarbeitern wurden überarbeitet. Es gibt nun vier neue Felder:
Darüber hinaus werden die Formulare nun in einer touchgerätfähigen übersichtlicheren Tab-Ansicht angezeigt. In der Optionenbox am unteren Bildschirmrand wurde ein „Zurück zur Übersicht“ Link eingebaut.
Für die Formulare zur Zuordnung von Gliederungspunkten und Dokumenten gibt es nun Hinweise falls noch keine passenden Einträge im System hinterlegt sind.
Im Setupbereich wurde ein neues Eingabefeld für die „Funktion“ der Nutzer im Unternehmen eingebaut. Dort können Sie Angaben wie „Sales Manager“ oder „Leiter des Kundensupport“ hinterlegen.
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Es ist nicht vorgesehen einen Benutzer der Gruppe „Berater“ löschen zu können. Wenn man es trotzdem versucht, wird nun eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt.
Ändern Sie zuerst die Benutzergruppe der entsprechenden Person in „Mitarbeiter“ um. Anschließend können Sie die Löschung erneut durchführen.
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Es gab eine Reihe kleinerer Änderungen im Setupbereich für Personen mit eQMS Zugängen zu mehreren Firmen:
Darüber hinaus wird nun die Anzahl der Zuordnungen zur Organisation wird nun für alle Nutzer angezeigt.
Um in den Setupbereich zu gelangen klicken Sie auf das Pluszeichen neben “Tools/Infos”, dann auf das Pluszeichen neben “Setup Firma” und anschließend auf “Nutzer”. In der Box „Nutzerdaten verwalten“ können Sie in der Spalte “Optionen“ in der gewünschten Zeile des Nutzers die gewünschte Auswahl treffen.
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Es ist jetzt möglich direkt die Nutzergruppe der jeweiligen Person zu bearbeiten.
Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben “Tools/Infos”, dann auf das Pluszeichen neben “Setup Firma” und anschließend auf “Nutzer”. In der Box „Nutzerdaten verwalten“ können Sie in der Spalte “Nutzergruppe“ in der gewünschten Zeile des Nutzers auf die Bezeichnung der Nutzergruppe klicken.
Im folgenden Formular haben Sie die Möglichkeit eine Nutzergruppe auszuwählen und die Angaben zu speichern.
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Im Bereich „Tools/Infos“ -> „Setup Firma“ -> „Nutzer“ wird nun in der Box „Nutzerdaten verwalten“ die jeweilige Nutzergruppe mit angezeigt. Diese Spalte lässt sich ebenso wie schon die anderen mit einem Klick auf den Spaltentitel „Nutzergruppe“ sortieren.
Weiterhin werden jetzt auch lange E-Mailadressen mit bis zu 30 Zeichen ungekürzt in der Übersicht angezeigt und alternativ komplett eingeblendet, wenn man die Maus über die jeweilige Adresse bewegt.
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Für Personen mit Zugang zu mehreren Unternehmen im eQMS (z.B. Auditoren oder Verbandsspitzen) ist jetzt möglich jeweils eigene Nutzergruppen einzustellen. So kann Person XYZ beispielsweise nun in Firma A in der Gruppe „Geschäftsführung“ und in Firma B in der Gruppe „Qualitätsmanagementbeauftragter“ sein.
Falls Sie die Nutzergruppe von einem Berater ändern möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support Team. Eine extra Funktion dafür befindet sich derzeit in Planung.
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Es ist nun möglich den Punkt „Desinfektionsmittel“ aus der Navigationsleiste auszublenden. Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Tools/Setup„, dann auf das Pluszeichen neben „Setup Persönliches“ und anschließend auf „Navigationsleiste„.
Klicken Sie auf der folgenden Seite jeweils auf den grauen Button um den gewünschten Gliederungspunkt auszublenden. Um die Änderungen anzuzeigen können Sie sich neu einloggen oder alternativ auf „» Navigationsleiste aktualisieren“ klicken.
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Die unter „Tools/Infos“ -> „Setup Persönliches“ -> „Kalenderkategorien“ befindliche Seite steht nun wieder zur Verfügung und kann wie gewohnt genutzt werden um die Kategorien des Kalenders ein- bzw. auszublenden.
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Die nur für Qualitätsmanagementbeauftragte und Geschäftsführer sichtbare Vertragsanzeige sowie die Rechnungsübersicht wurden optisch an die anderen Teile des eQMS angepasst. Das Update ist wie immer für alle Nutzer des eQMS kostenlos.
Es gibt nun die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter im regulären System nicht mehr mit anzeigen zu lassen. Sie können damit die Auflistung in normalen Listen und Übersichten, in denen die Namen der Mitarbeiter sonst auftauchen, unterbinden. Dies ist zum Beispiel ratsam bei externen Personen wie Beratern, Supportern oder Auditoren.
Die Leseberechtigungen für Dokumente werden dadurch nicht beeinflusst. Jedoch können Sie die Zugriffsberechtigungen für ausgeblendete Personen nur noch im Setupbereich einstellen und nicht mehr über „Info/Bearbeiten“ da diese dort dann nicht mehr mit angezeigt werden.
Qualitätsmanagementbeauftragte und Geschäftsführer können diese Einstellungen ändern, indem sie in der Navigationsleiste auf das Pluszeichen neben „Tools/Infos„, dann auf das Pluszeichen neben „Setup Firma“ und anschließend auf „Mitarbeiter“ klicken. In der Spalte Optionen genügt nun ein Klick auf das erste (halbtransparent dargestellte) Icon.
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Im Setupbereich ist es nun wieder möglich, die Leseberechtigungen für Qualitätsmanagementbeauftragte und Geschäftsführer für alle Dokumente in einem Arbeitsgang einzustellen. Alles funktioniert so, wie Sie es bereits von den Einstellmöglichkeiten für normale Mitarbeitern kennen.
Die Einstellungen an dieser Stelle sind rein organisatorisch und ohne tatsächliche Auswirkungen. QMBs und Geschäftsführer können auch weiterhin grundsätzlich alle Dokumente im System lesen. Dieses Update wurde eingeführt um eine einheitliche Kennzeichnung zu ermöglichen.
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Die Formatierung der Sicherheitsabfragen die als Pop-Up im Fenster erscheinen, wenn man ein neues Passwort generiert oder wenn man einen Ansprechpartner von Adressen löschen möchte wurden korrigiert und werden nun wieder korrekt angezeigt.
Natürlich ist dieses Update für alle Nutzer des eQMS kostenlos.
Wenn neue Mitarbeiter im System angelegt werden, wird nun das aktuelle Datum für sie im Kalender als zuletzt aufgerufer Tag gespeichert.