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Update Setup: Nutzergruppen direkt bearbeiten

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Es ist jetzt möglich direkt die Nutzergruppe der jeweiligen Person zu bearbeiten.

Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben “Tools/Infos”, dann auf das Pluszeichen neben “Setup Firma” und anschließend auf  “Nutzer”. In der Box „Nutzerdaten verwalten“ können Sie in der Spalte “Nutzergruppe“ in der gewünschten Zeile des Nutzers auf die Bezeichnung der Nutzergruppe klicken.

Im folgenden Formular haben Sie die Möglichkeit eine Nutzergruppe auszuwählen und die Angaben zu speichern.

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Update Setup: Nutzergruppe wird mit angezeigt

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Im Bereich „Tools/Infos“ -> „Setup Firma“ -> „Nutzer“ wird nun in der Box „Nutzerdaten verwalten“ die jeweilige Nutzergruppe mit angezeigt. Diese Spalte lässt sich ebenso wie schon die anderen mit einem Klick auf den Spaltentitel „Nutzergruppe“ sortieren.

Weiterhin werden jetzt auch lange E-Mailadressen mit bis zu 30 Zeichen ungekürzt in der Übersicht angezeigt und alternativ komplett eingeblendet, wenn man die Maus über die jeweilige Adresse bewegt.

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Update System: Jeweils eigene Nutzergruppen in unterschiedlichen Firmen

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Für Personen mit Zugang zu mehreren Unternehmen im eQMS (z.B. Auditoren oder Verbandsspitzen) ist jetzt möglich jeweils eigene Nutzergruppen einzustellen. So kann Person XYZ beispielsweise nun in Firma A in der Gruppe „Geschäftsführung“ und in Firma B in der Gruppe „Qualitätsmanagementbeauftragter“ sein.

Falls Sie die Nutzergruppe von einem Berater ändern möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support Team. Eine extra Funktion dafür befindet sich derzeit in Planung.

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Update Adressen: Kontoverbindung nun speicherbar

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Es ist nun möglich die Kontoverbindung für alle Adressdatensätze im eQMS zu hinterlegen. Gehen Sie dafür wie gewohnt vor um die Adressdaten zu bearbeiten. Es sind vier neue Felder hinzu gekommen:

  • Kontoinhaber
  • Kreditinstitut
  • Bankleitzahl
  • Kontonummer

Um die Adressen zu bearbeiten klicken Sie auf das Pluszeichen neben „Datenbanken„, dann auf das Pluszeichen neben „Adressbuch“ und anschließend auf „Adressen ansehen„. In der folgenden Übersicht können Sie den gewünschten Datensatz auswählen und in der Spalte „Optionen“ auf bearbeiten klicken.

Selbstverständlich gilt das auch für neue Adressen die sie im System hinterlegen.

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Update Setup: Desinfektionsmittel lassen sich ausblenden

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Es ist nun möglich den Punkt „Desinfektionsmittel“ aus der Navigationsleiste auszublenden. Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Tools/Setup„, dann auf das Pluszeichen neben „Setup Persönliches“ und anschließend auf „Navigationsleiste„.

Klicken Sie auf der folgenden Seite jeweils auf den grauen Button um den gewünschten Gliederungspunkt auszublenden. Um die Änderungen anzuzeigen können Sie sich neu einloggen oder alternativ auf „» Navigationsleiste aktualisieren“ klicken.

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Update System: Auf Wunsch bleibt die Navigationsleiste ausgeblendet

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Die Navigationsleiste lässt sich nun auch dauerhaft ausblenden. Bisher wurde Sie nach jedem Seitenaufruf wieder neu eingeblendet. Dies wurde nun geändert. Klicken Sie dafür in der Navigationsleiste auf „Navigationsleiste ausblenden »„. Anschließend können Sie diese mit einem Klick auf „Navigation einblenden »“ wieder sichtbar machen.

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Update Kalender: Link zu Dokumenteninfos

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Im Kalender in den Detailansichten der Termine wird nun jeweils ein Link eingeblendet, um zu den Informationen über das jeweilige betroffene Dokument zu gelangen (falls es sich um einen Termin für Dokumente handelt).

Sie finden das Icon direkt neben dem Druckersymbol in der Zeile mit den Optionen unter der Detailansicht des jeweiligen Termins.

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Update Dokumente: Letzter Dokumententyp wird bei neuen Dokumenten automatisch vorausgewählt

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Wenn man neue Dokumente im eQMS erstellte oder neu hoch geladen hatte, dann wurde im Feld für den Dokumententyp bisher immer automatisch der erste Eintrag im Auswahlfeld vorausgewählt. Seit heute wird nun wird der gewählte Dokumententyp automatisch gespeichert und beim nächsten neuen Dokument wieder ausgewählt. Dadurch sparen Sie sich jeweils einen Klick pro Dokument, wenn sie mehrere davon mit dem selben Dokumententyp im System hinterlegen.

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Update Setup: Mitarbeiter im System ein- und ausblenden

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Es gibt nun die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter im regulären System nicht mehr mit anzeigen zu lassen. Sie können damit die Auflistung in normalen Listen und Übersichten, in denen die Namen der Mitarbeiter sonst auftauchen, unterbinden. Dies ist zum Beispiel ratsam bei externen Personen wie Beratern, Supportern oder Auditoren.

Die Leseberechtigungen für Dokumente werden dadurch nicht beeinflusst. Jedoch können Sie die Zugriffsberechtigungen für ausgeblendete Personen nur noch im Setupbereich einstellen und nicht mehr über „Info/Bearbeiten“ da diese dort dann nicht mehr mit angezeigt werden.

Qualitätsmanagementbeauftragte und Geschäftsführer können diese Einstellungen ändern, indem sie in der Navigationsleiste auf das Pluszeichen neben „Tools/Infos„, dann auf das Pluszeichen neben „Setup Firma“ und anschließend auf „Mitarbeiter“ klicken. In der Spalte Optionen genügt nun ein Klick auf das erste (halbtransparent dargestellte) Icon.

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Update Dokumente: Ungelesene Dokumente auflisten lassen

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Es gibt nun für jeden Mitarbeiter eine eigene Übersicht, der bisher noch nicht als „gelesen“ gekennzeichneten Dokumente. Von dieser Übersicht aus kann man die Dokumente direkt aufrufen und in der Spalte „Optionen“ als „gelesen“ kennzeichnen.

Diese Übersicht lässt sich auch ausdrucken. Rufen Sie die Übersicht durch einen Klick auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ und einen Klick auf „Ungelesene Dokumente“ auf.

Qualitätsmanagementbeauftragte und Geschäftsführer können diese Listen auch direkt aus der Übersicht „Lesestatus Dokumente“ für jeden Mitarbeiter einzeln aufrufen. Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen„, dann auf das Pluszeichen neben „Audits“ und anschließend auf „Lesestatus Dokumente„. In der folgenden Tabelle sehen Sie eine Übersicht der Mitarbeiter, sowie die Anzahl der jeweils gelesenen/ungelesenen Dokumente sowie die dazugehörigen Prozentangaben. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters um zu sehen, welche Dokumente konkret noch nicht als „gelesen“ gekennzeichnet wurden.

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Update System: Hilfethemen unter einem Extrapunkt

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Die einzelnen Hilfethemen werden nun nicht mehr innerhalb der Navigationsleiste mit angezeigt. Es wurde statt dessen eine neue Übersicht der verfügbaren Hilfethemen eingebaut. Klicken Sie dafür in der Navigationsleiste auf „Hilfe„.

Die Navigationsleiste enthält dadurch nun über 100 Gliederungspunkte weniger. Dies beschleunigt den Seitenaufbau bei einigen Anwendern mit älteren Rechnern spürbar.

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Update Dokumente: Übersicht der Zugriffsberechtigungen und Lesestatus

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Die Ansicht der Details eines Dokumentes wurde umgestaltet. Folgende Rubriken wurden in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst:

  • Dokument gelesen von
  • Dokument nicht gelesen von
  • Dokument darf gelesen werden von
  • Dokument darf gelesen und geändert werden von

Die Namen der Mitarbeiter in der Tabelle sind nun alphabetisch sortiert. Darüber hinaus gibt es in der Fußzeile der Tabelle nun weitere Informationen:

  • Gesamtzahl der Mitarbeiter mit Zugriff
  • Gesamtzahl der Mitarbeiter mit Leseberechtigung
  • Gesamtzahl der Mitarbeiter mit Änderungsberechtigung
  • Gesamtzahl der Mitarbeiter die das Dokument als gelesen gekennzeichnet haben
  • Gesamtzahl der Mitarbeiter die das Dokument noch nicht als gelesen gekennzeichnet haben

In der letzten Spalte „Optionen“ findet man nun den Button um das Dokument für sich selber als gelesen zu kennzeichnen.

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Update Audits: Farbliche Hervorhebung für die Übersicht des Lesestatus

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Die Übersicht für den Lesestatus der Dokumente wurde erweitert. Neu ist eine farbliche Hervorhebung des Hintergrundes der letzten Der Hintergrund wird nun grün, wenn ein Mitarbeiter alle Dokumente gelesen hat. Im Gegenzug wird er Rot, wenn er nur wenig oder noch gar kein Dokument gelesen hat. Die Farbtöne sind abhängig von der jeweiligen Prozentzahl.

Darüber hinaus werden nun zur besseren Verständlichkeit kurze Sätze zur Erklärung der Werte eingeblendet, wenn man sich mit der Maus über einem Zahlenwert befindet.

Klicken Sie auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ -> „Audits“ und anschließend auf „Lesestatus Dokumente„.

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Update Schulungen: Mehrfachzuordnung von Kompetenzen und Mitarbeitern

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Es ist jetzt möglich, gleichzeitig mehreren Mitarbeitern mehrere Kompetenzen zuzuordnen.

Klicken Sie dafür auf die Pluszeichen neben „Datenbanken“ -> „Schulung“ und dann auf „Mitarbeiterentwicklungsplan„. Klicken Sie anschließend in der Box mit den Optionen auf „Mehrfachzuordnung von Kompetenzen„.

Die Zuordnung funktioniert analog zur Zuordnung bei einem einzelnen Mitarbeiter. Die Unterschiede bestehen darin, dass keine bereits vorhanden Kompetenzen angezeigt werden und auch keine farblichen Hinweise zum aktuellen Gültigkeitsstatus erscheinen.

Bereits eventuell bestehende Zuordnungen und Bemerkungen werden überschrieben. Nicht ausgewählte Kompetenzen die früher bereits zugeordnet wurden bleiben bestehen.

Die neue Funktion empfiehlt sich besonders bei der Ersteinrichtung des Schulungsmoduls.

Wie immer ist das Update für alle eQMS Kunden im Preis inbegriffen.

Update Audits: Lesestatus der Dokumente

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Zur Unterstützung der Datenerfassung im Rahmen interner Audits wurde nun eine Übersicht der gelesenen Dokumente je Mitarbeiter hinzugefügt.

Klicken Sie auf das Pluszeichen neben „Zusatzfunktionen“ -> „Audits“ und anschließend auf „Lesestatus Dokumente„.

Sie erhalten anschließend eine Liste der Mitarbeiter Ihres Unternehmens. In den Spalten daneben wird jeweils angezeigt, wie viele der Dokumente auf die der entsprechende Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzt von ihm als „Gelesen“ und wie viele bisher noch nicht gekennzeichnet wurden. Dazu erhält man die jeweiligen Angaben in Prozent.

Die Übersicht ist spaltenweise umsortierbar. Klicken Sie dafür einfach auf die jeweilige Spaltenüberschrift.

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Update Schulungen

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In der Ansicht „Schulungsplan“ ist es nun möglich nach Abschluß einer Schulung mehrere Kompetenzen gleichzeitig für alle Teilnehmer zuzuordnen. Dies funktioniert analog den Zuordnungen von Kompetenzen für einzelne Mitarbeiter per Drag and Drop im Mitarbeiterentwicklungsplan.