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Update (02.05.23): Gliederungspunkte verschieben und Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Im eQMS-Mai-Update, welches am 02.05.23 veröffentlicht wird, haben wir Ihre Anregungen umgesetzt und zwei neue sowie zeitsparende Funktionieren umgesetzt.

Gliederungspunkte verschieben

Neu: Gliederungspunkte, die sich auf einer hierarchisch unteren Ebene befinden, können nun einfach auf die hierarchisch höchste Ebene – die Gliederungen – verschoben werden. Damit ist es möglich, Gliederungspunkte in Gliederungen umzuwandeln.

Klicken Sie dafür auf Setup > Gliederungen > Gliederungspunkte bearbeiten und wählen sie den Gliederungspunkt aus, welchen Sie verschieben möchten. Danach wählen Sie in der unteren Optionenbox Gliederungspunkt verschieben aus. Auf der folgenden Seite können Sie nun auswählen: Neue Gliederung anlegen.

Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Verbessert: Beim Kopieren eines Dokumentes werden nun alle Berechtigungen für das Dokument beibehalten – auch wenn das Dokument danach erst im Entwurfsmodus gespeichert wird und anschließend veröffentlicht wird.

Somit sind nun die Berechtigungen bei einem kopierten und veröffentlichten Dokument, standardmäßig identisch zu den Berechtigungen des originalen Vorlagedokumentes.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im November

Neue Funktionen

Unser Team hat im November insgesamt sechs neue Funktionen für das eQMS erstellt. 

1. Unter Formular „Dokument bearbeiten/hochladen“ können Sie jetzt unter dem Menüpunkt Verknüpfungen sämtliche Gliederungspunkte auf einmal selektieren. („Alle anzeigen“)

Reiter: Verknüpfungen - "Alle anzeigen"

2. Die Anzeige der Platzhalter im Bearbeitungsmodus von Dokumenten ist ab sofort individuell sortierbar und so kann man filtern.

3. Beschreibungen der Abschnitte und Fragen von Prüfplänen für technische Geräte können Sie jetzt ebenfalls mit dem HTML-Editor bearbeiten. So ist es nun auch möglich, Formatierungen, Farben, Links und externe Videos einzubetten. Alte Icons haben wir für Sie ausgetauscht.

4. Man kann jetzt im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig bearbeiten“ mehreren Nutzern gleichzeitig Aktivierungsmails für Passwörter zuschicken und die alten Passwörter werden deaktiviert.

5. Inhouse Kunden können jetzt einen Proxy-Server angeben für die Verbindungen in das Internet für z.B. die RSS Feeds.

6. Auch im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“ gibt es eine neue Funktion: Beim Aktualisieren von Nutzerstammdaten werden geänderte Werte nach erfolgter Synchronisierung jetzt einzeln aufgeführt. Außerdem können Sie die Übersicht der Änderungen jetzt auch ausdrucken.


Änderungen

Zusätzlich haben wir die folgenden praktischen Änderungen vorgenommen:

1. Gliederungen, die im Hauptmenü ausgeblendet sind, werden ab sofort auch in der Übersicht einer Export Datei nicht mehr angezeigt (Übersicht einer Gliederung -> „Diesen Gliederungspunkt sichern“)

Gliederungspunkte ausblenden

2. Für Inhouse Installationen haben wir die Möglichkeit ergänzt, komplette Gliederungen inkl. Dokumente als Vorlage zu markieren und damit zu duplizieren (Setup – Gliederungen – Vorlage für Gliederung wählen – in Detailansicht der Gliederung „Gliederung inkl. Dokumenten kopieren“ klicken)

3. Die Suche nach Nutzern für Teilaufgaben in den Feststellungen funktioniert nun auch mit Teilen des Namens.

4. Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ kann man ab sofort in der Fußzeile einen frei definierbaren Revisionsstand festlegen. Dieser ist per Knopfdruck für alle Dokumente einheitlich festlegbar. (anschließend noch auf „Angaben speichern“ klicken)

Revisionsstand manuell ändern

Bugfixes

In diesem Monat wurde im Setup Bereich ein wichtiger Bugfix durchgeführt:

1. „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“: In einigen Fällen wurde die Änderung der E-Mail Adresse nicht korrekt festgestellt. Dies wurde behoben.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im September

Neue Funktionen

Im September hat sich unser Team vorrangig mit dem Thema „Gliederungen“ beschäftigt und dort einige neue Features und praktische Neuerungen eingebaut. Die erste neue Funktion im eQMS bietet die Möglichkeit verschiedene Gliederungen und Gliederungspunkte in andere Gliederungen verschieben zu können. Hierbei übernimmt das eQMS die Verschachtelung der einzelnen Punkte von alleine. Das funktioniert auch, wenn man einzelne Gliederungspunkte mit Unterpunkten in andere Gliederungen verschiebt. Dabei ist nun auch die Mehrfachzuordnung von neuen Mitarbeitern zu mehreren Gliederungspunkten möglich. Des Weiteren hat das eQMS-Team für Mitglieder von Verbänden eine Einstellung eingebaut, um pro Standort festlegen zu können, welche Gliederungen/Gliederungspunkte angezeigt werden und welche Mitarbeiter zugeordnet sind. Außerdem zeigt der Alternativtext in der Nutzerverwaltung im Bereich „Profil bearbeiten“ ab sofort den kompletten Pfad zu den Gliederungspunkten an. Hierdurch erhält der Nutzer mehr Klarheit und die Punkte lassen sich besser nachvollziehen. Zusätzlich gibt es nun in der Nutzerverwaltung im Bereich „Zuordnung der Dokumente“ eine weitere Spalte mit Details zu den jeweiligen Dokumenten, was die Zuordnung erleichtert.

Verbesserungen und Bugfixes

Auch andere Funktionen wurden im September von unserem Team ausgearbeitet und kleine Fehler behoben. Dazu gehört die neue Möglichkeit, dass nun auch die Datenbanken des eQMS auf externen Servern gehostet werden können. Somit erhalten unsere Nutzer mehr Freiheiten in der Arbeit mit unserer Software. Außerdem funktioniert die Aktualisierung von Platzhaltern jetzt noch besser als zuvor. Wenn diese also nun im Setup aktualisiert werden, passen sich die PDF-Dateien dem an und aktualisieren sich automatisch entsprechend bei der nächsten Anzeige. Des Weiteren hat sich etwas im Formular zum Hinterlegen von Dokumenten im Tab „Berechtigungen“ getan. Dort werden nun die Angaben für die Funktionen abgekürzt und nur bei Bedarf per Title komplett eingeblendet. Abschließend hat das eQMS-Team noch zwei Bugs korrigiert. Zum einen gab es einen Fehler für die Wiedervorlagen (Checklisten) und zum anderen für das Laden des Office Editors zum Bearbeiten von Dokumenten. Beides funktioniert nun wieder ohne Probleme.

Update: Neue Features in Bereichen wie Setup, Dokumente und Wiedervorlagen

Im letzten Monat hat sich das eQMS-Team tatkräftig mit weiteren Verbesserungen unserer Software befasst. Hierbei wurde sowohl am Setup als auch beispielsweise in den Bereichen Feststellungen, Dokumente und Wiedervorlagen gearbeitet .
Hierdurch gewinnen alle unsere Nutzer neue Möglichkeiten die Arbeit mit dem eQMS zu erleichtern und übersichtlicher zu gestalten.

Neuerungen

Das Update für einen verbesserten Durchblick ist eine neue tabellarische Übersicht für Gliederungen. Die einzelnen Punkte sind nun klar geordnet und der User kann sich besser zurechtfinden.

Außerdem gibt es ab sofort eine neue Option im Setup. Diese ermöglicht das Ein- und Ausblenden der Gliederungen nur in der Navigationsleiste. Hierdurch können diese zum Beispiel stattdessen in den Übersichten behalten werden.

Auch in den Feststellungen hat sich etwas getan. In der Druckansicht werden zukünftig im Feld „Detailbeschreibung“ Seitenumbrüche erkannt und angezeigt, was bei der Bearbeitung eine große Hilfe sein kann.

Des Weiteren kann man nun in den Dokumentenlisten die Symbole direkt anklicken. Dadurch erhält der User sofort den zugehörigen Inhalt des Dokuments. Dies spart  Klicks und das Dokument muss nicht vorerst ausgewählt und geladen werden, um den Inhalt anzuzeigen.

Zudem gibt es ab sofort eine neue Option im Bereich der Technischen Geräte. Im Kontextmenü der Ereignisse der Technischen Geräte kann der User das Prüfprotokoll  direkt mit einem Klick drucken, was wieder ein wenig Zeit spart und Klicks minimiert.

Zusätzlich gibt es nun mehr Spielraum in der Datenbank. Falls bei einem Eintrag mal ein Fehler unterlaufen ist, kann man die Links zukünftig auch nachträglich bearbeiten und ändern ohne komplett neue anlegen zu müssen.

Letztlich hat das eQMS-Team auch an den Wiedervorlagen gearbeitet und eine neue Funktion hinzugefügt. Diese kann der Nutzer nun beliebig stoppen. Dadurch erhält man die Möglichkeit diese „Erinnerungen“ zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu aktivieren, ohne dass Daten verloren gehen oder sie gelöscht werden.

Update Audit: Weitere Verbesserungen für Auditplan und -bericht

Auditplan

In der Detail- und Druckansicht des Auditplanes werden auch automatisch die zu den jeweiligen Bereichen gehörenden Punkte in den diversen Regelwerken und Normen angezeigt.

Weiterhin werden in den jeweiligen Bereichen beteiligten Mitarbeiter nun farblich und textlich gekennzeichnet, falls sie dort als Hauptverantwortlich, Stellvertreter oder Teammitglied zugeordnet sind.

Zudem wurden die Icons, Symbole und Optionen auf den neusten Stand gebracht.

Gliederungen

Im Bereich „Gliederungspunkt bearbeiten“ gibt es im Tab Verknüpfungen (zu anderen Gliederungspunkten) nun eine Auswahlhilfe „Alle anzeigen“ sowie „Entsprechend der zugeordneten Dokumente„. Letztere Auswahl zeigt alle Gliederungspunkte an, denen auch die zugeordneten Dokumente zugeordnet sind. Dies erleichtert die Bearbeitung.

Als Option in diesem Bereich ist „Gliederungspunkt anzeigen“ hinzugekommen.

Zudem werden Verknüpfungen von Gliederungspunkten nun in beide Richtungen angezeigt.

Auditbericht

Die vorgegeben Texte in den Boxen für Auditprogramm, Ergebnisse Dokumentenprüfung, Ergebnisse Prozessprüfung sowie Zusammenfassung wurden komplett überarbeitet. Einige Angaben wie Datum und Bezeichnung des letzten Auditplanes oder die Statistiken der Feststellungen werden direkt passend erzeugt.

 

Update Dokumente: Liste der Dokumente je Mitarbeiter + Verbesserungen

Es ist nun über die Nutzerverwaltung möglich für jeden Mitarbeiter eine Liste der für ihn freigegeben Dokumente aufzurufen. Für diese Liste gibt es zudem eine Druckansicht.

Weiterhin wurde im Kontextmenü der Dokumente (in Übersichten und Listen) die Option „Details anzeigen“ in „Eigenschaften anzeigen“ umbenannt sowie die Option „Inhalt anzeigen“ für online darstellbare Dokumente hinzugefügt.

Der Breadcrumb in Online-Ansicht von Dokumenten zeigt nun auch den zuletzt aufgerufenen Gliederungspunkt an und lässt sich anklicken.

Im Texteditor steht nun zusätzlich Calibri als Schriftart zur Verfügung.

Update Setup: Gliederungen bearbeitet verbessert

Im Bereich „Setup Firma“ – „Gliederungen“ kann man kann nun auch die aktuelle Gliederung als Standard für die Anzeige in den Tabs und für die Spalte „Typ“ auswählen und festlegen.

Zudem wurden in diesem Bereich die Icons aktualisiert.

Im Formular „Gliederung bearbeiten/hinzufügen“ haben die Tabs nun alle ein zusätzliches Symbol erhalten und zeigen in Echtzeit die Anzahl der Gliederungspunkte sowie für den Tab „Sichtbarkeit“ die Anzahl der ausgewählten Nutzergruppen an.

Bugfix Dokumente: Gliederungspunkte sortieren

Es gab ein Problem mit der Sortierung von neuen Gliederungspunkten. Falls in der Gliederung zufällig vorher einzelne Gliederungspunkte gelöscht wurden kam es teilweise zu einer falschen Einstufung der Gliederungsebenen und damit zu einem Darstellungsproblem. Dies wurde nun beseitigt.

Alle vorhandenen Gliederungen werden beim nächsten Sortiervorgang automatisch korrigiert.