Schlagwort: Dokumente

Update Setup: Zugriffsberechtigungen für einzelne Nutzer einstellen

Im Bereich „Setup Firma“ -> „Nutzerverwaltung“ wurde die Option zum Einstellen der jeweiligen Zugriffsrechte überarbeitet.

Der Button „Nutzer=Organisation“ wurde durch „Nutzer=Gliederungspunkt“ ersetzt d.h. man kann nun mit 1 Klick automatisch für alle Dokumente die den gleichen Gliederungspunkten wie der Nutzer zugeordnet sind Leseberechtigungen einstellen.

Dies funktioniert nun nicht mehr nur für die Gliederung nach Organisation sondern für alle im System hinterlegten Gliederungen.

Darüber hinaus wurde die Spalte mit den Infos zum jeweiligen Dokumententyp um ein Pop-Up Fenster ergänzt in dem nun alle dem Dokument zugeordneten Dokumententypen jeweils mit Kürzel und Titel eingeblendet werden.

Die Buttons zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen wurden etwas verkleinert und mit der gleichen Optik wie im Formular zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen einzelner Dokumente versehen.

Weiterhin wurde eine Spalte mit Detailbuttons hinzugefügt in welcher per Pop-Up angezeigt wird, welchen Gliederungspunkten der Nutzer sowie das jeweilige Dokument konkret gemeinsam zugeordnet sind. Ebenso werden an dieser Stelle die Gliederung sowie die Verantwortlichkeit angezeigt.

Bugfix Dokumente: Leseberechtigungen

In einigen Fällen kam es vorübergehend vor, dass nicht alle einem Gliederungspunkt zugeordneten Nutzer automatisch Leseberechtigungen erhalten haben (nur QMB, Geschäftsführer usw.). Dies wurde nun korrigiert.

Update Gliederungen: Automatische Kürzel

Es ist bereits möglich für alle Gliederungspunkte jeweils Kürzel im System zu hinterlegen. Wenn keine Kürzel eingegeben, dann generiert das System automatisch einen Vorschlag aus der Bezeichnung des Gliederungspunktes. Bisher wurden Zahlen dafür ignoriert d.h. bei Jahreszahlen erschien keine automatische Abkürzung. Dies wurde nun korrigert.

Zudem werden nun Gliederungspunkte die aus weniger als sechs Zeichen bestehen nun generell nicht mehr automatisch gekürzt.

Update Dokumente: Gliederungen & Gliederungspunkte nun Nutzergruppen zuweisbar

Es ist nun möglich komplette Gliederungen sowie ausgewählte Gliederungspunkte einzelnen Nutzergruppen zuzuweisen. Die Zuweisung funktioniert analog wie die bereits vorhandene Zuweisungsmöglichkeit für einzelne Gliederungspunkte.

Klicken Sie im Setupbereich für Gliederungen auf „Gliederung bearbeiten“ und dort auf den Tab „Sichtbarkeit„. Dort können Sie die Nutzergruppen für die die jeweilige Gliederung sichtbar sein soll auswählen. Ist keine Nutzergruppe ausgewählt, so ist die Gliederung für alle Nutzergruppen sichtbar.

Die Box zum anlegen von neuen Gliederungspunkten wurde in den Tab „Neue Gliederungspunkte“ verschoben um mehr Übersichtlichkeit zu erhalten.

Um die Sichtbarkeit einzelner Gliederungspunkte festzulegen, klicken Sie im Setupbereich für Gliederungen auf „Gliederungspunkte bearbeiten“ und dort auf den Tab „Sichtbarkeit“.

Update Dokumente: Zugriffsberechtigungen auf Knopfdruck

Im Bereich zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen für ein Dokument wurde der Button „Mitarbeiter=Organisation“ nun durch „Nutzer=Gliederungspunkt“ ersetzt.

Dieser Button funktioniert nun auch für alle anderen Gliederungen bzw. Gliederungspunkte denen sowohl das Dokument als auch der jeweilige Nutzer zugeordnet sind.

In der Spalte mit den Details werden nun die übereinstimmenden Zuordnungen sowie die Verantwortlichkeiten angezeigt.

Update System: Gliederungen, Uploadformular, Übersichten

Das Gliederungssystem für Dokumente wurde stark erweitert:

  • mehrere Gliederungen gleichzeitig sind möglich z.B. für DIN EN ISO 9001:2008 und DIN EN ISO 9001:2015 nebeneinander
  • es gibt keine Begrenzungen für die Anzahl der Unterebenen mehr
  • die Gliederungspunkte sowie die Gliederungen selbst sind nun frei sortierbar
  • man kann nun zuordnen wie die Verantwortlichkeiten je Gliederungspunkt sind
    • Hauptverantwortlich
    • Stellvertretung
    • Teammitglied
  • man kann Gliederungspunkte mit anderen Gliederungspunkten verknüpfen z.B. „Verwaltung“ und „Management Prozesse“

Weiterhin wurde die Ansicht der Gliederungspunkte verbessert. Es stehen nun nicht mehr alle Boxen z.B. mit den jeweiligen Dokumententypen untereinander. Diese sind nun in Tabs voneinander getrennt.

Im ersten Tab findet man nun immer eine Übersicht aller zugeordneten Dokumente für den jeweiligen Gliederungspunkt. Es gibt einen Tab mit den zugeordneten Nutzern inkl. Verantwortlichkeiten und Details wie den Kontaktdaten.

Zudem hat man die Möglichkeit selbst eine Gliederung für die Ansicht in Tabs sowie für die Spalte mit den Kürzeln neben dem jeweiligen Dokumentennamen auszuwählen z.B. Dokumenten- oder Prozesstyp.

Alle Übersichten sind nun durchsuch-, die Spalten sind sortierbar. Auf Wunsch lassen sich nicht benötigte Spalten auch ausblenden.

Das Formular zum Hochladen oder online Erstellen von Dokumenten wurde ebenfalls umgebaut. Es gibt nun drei Tabs:

  1. „Stammdaten“ z.B. für den Dokumentennamen
  2. „Verknüpfungen“ zum gleichzeitigen Zuordnen aller relevanten Gliederungspunkte z.B. Dokumentypen und Punkte aus den Regelwerken
  3. „Weitere Einstellungen“ für selten genutzte Funktionen

Sie können erst alle Zuordnungen und Felder ausfüllen und anschließend speichern.

Bugfix Dokumente: Rev/Typ/Titel ändern

Aufgrund neuer Sicherheitseinstellungen war es vorübergehend im Bereich „Dokumente“ -> „Zusätzliche Funktionen“ -> „Rev/Typ/Titel ändern“ nicht möglich, mehr als die ersten 200 Einträge zu bearbeiten.

Dies wurde nun korrigiert.

Update Dokumente: Details direkt in den Übersichten

In den Ansichten nach Organisation, Regelwerk und Dokumententyp wurden die Spalten für den Revisionsstand und das Symbol ob ein Dokument zu einem Verband gehört entfernt. Statt dessen gibt es nun eine Spalte mit einem Detailbutton.

Wenn man mit dem Mauszeiger länger als eine halbe Sekunde darüber fährt, oder mit einem Touch Gerät darauf klickt, werden alle Details zu dem entsprechenden Dokument direkt im Hauptfenster eingeblendet.