Im eQMS gab es gestern fünf Updates:
Es gibt in der Übersicht der Aufgaben nun eine neue Option „Erweiterte Ansicht„.
Damit werden die Inhalte der jeweiligen Aufgabe nun optional mit in der Tabelle dargestellt.
Um die Übersicht zu verbessern, werden nun beim Durchlaufen von Freigabeworkflows für Dokumente keine Einträge mehr im Kalender hinterlegt. Wenn man Aufgaben für Workflows zu erledigen hat, dann wird das weiterhin wie bisher auf der Startseite im Tab „Workflows“ angezeigt.
Zudem kann man alle bisher gelaufenen Schritte im Logbuch des jeweiligen Dokumentes aufrufen.
In einigen Fällen z.B. beim BDSG wurden die Links zu den Gesetzen nachträglich verändert. Das eQMS kann dies nun erkennen und die neuen Pfade in den Aktualisierungen berücksichtigen.
Im Setup Bereich „Sonstiges“ gibt es einen neuen Tab „Dokumente“ mit drei neuen Optionen mit denen man festlegen kann, ob Dokumente von den Nutzern durch Klick auf den Namen heruntergeladen werden dürfen oder nur noch direkt online per PDF Vorschau angezeigt werden.
Außerdem kann man nun wählen ob es eine Auswahlmöglichkeit für Benachrichtigungen per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten oder Prüfungen/Freigaben/Kommentare geben soll.
Wenn man im Auditplan einzelne Bereiche bearbeitet und Dokumente zugewiesen hat, dann wurde in der Auswahl die Anzahl aller (auch alter) Dokumente im jeweiligen Bereich angezeigt. Dies wurde jetzt so geändert, dass nur noch die Anzahl der aktuell gültigen Revisionsstände der Dokumente angezeigt wird.
Unter bestimmten Umständen konnte es vorkommen, dass die Spalte für den Dokumententyp in den Listen der Dokumente nicht angezeigt wurde, wenn diese sich ein einem der Tabs in einem Gliederungspunkt befanden. Dies wurde nun repariert.
Die maximale Dateigröße für Dokumente wurde von 20 MB auf 30 MB erhöht.
Wenn in Dokumentenlisten viele zusätzliche Tabs für eine zweite Gliederung angezeigt wurden, führte dies zu einer längeren Ladezeit, je nachdem wieviele Dokumente und Tabs dargestellt werden mussten. Die Darstellung wurde nun so verändert, dass der jeweilige Inhalt der Tabs nur noch geladen wird, wenn dieser wirklich angeklickt wurde. Dies führt zu einer deutlichen Beschleunigung der Darstellung.
Zudem wurde ein Bug beseitigt durch den die Buttons zur Übersicht der Workflows im Formular zum Hinzufügen von Dokumenten nicht mehr angezeigt wurden.
Die Blog Seite eqms-blog.de ab sofort nun in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Deutsch verfügbar. Klicken Sie dafür im oberen Bereich auf das entsprechende Landessymbol.
Auch die öffentliche Website eqms.de wird demnächst folgen.
Für alle Dokumente im Office-Format die in das eQMS hochgeladen oder dort bearbeitet werden wird nun automatisch eine PDF Vorschau erzeugt. Auch die Vorschau für bereits im System hinterlegte Dokumente wird in den nächsten Tagen folgen.
Zudem wird der Office-Editor ab sofort in der im eQMS ausgewählten Sprache dargestellt.
In der Datenbank für „Technische Geräte/Mess- und Prüfmittel“ ist es jetzt möglich ein frei definierbares Schema für eine automatische Laufende Nummer festzulegen.
Neue Geräte erhalten dann automatisch die nächste freie Laufende Nummer. In der Verwaltung der Stammdaten ist es möglich festzulegen, ab welchem Wert die Nummer weitergezählt wird.
Auch sind verschiedene Formate möglich z.B. „MUP-01234“ oder „Nbr: 123“ usw.
Der Editor zum Bearbeiten von Office Dokumenten wurde aus dem gewohnten Formular heraus gelöst und nun direkt darüber dargestellt. Dadurch haben Sie mehr Platz bei der Eingabe von Dokumenten. Alle Funktionen bleiben erhalten. Zusätzlich wurde die Stabilität stark verbessert.
Wenn vom eQMS E-Mails nicht verschickt werden können wird dies im Bereich „Nachrichten“ – „Protokoll öffnen“ in der Spalte „Fehler“ angezeigt. Neu ist nun, dass das eQMS bis zu dreimal versucht die E-Mail zu verschicken. Eventuelle Fehlermeldungen z.B. „Postfach voll“ werden weiterhin angezeigt.
An einigen Stellen vor allem in Übersichten, automatischen Organigrammen und der Navigation wurden teilweise mehr Dokumente angezeigt, als tatsächlich noch vorhanden sind. Es lag daran, dass die gelöschten Dokumente mitgezählt wurden. Dies wurde nun korrigiert.
Die Dokumentensuche funktioniert nun auch, wenn nach nur zwei anstatt drei Zeichen gesucht wird. So können Sie auch Dokumente mit z.B. „8D“ im Titel finden.
Im gesamten eQMS ist es jetzt möglich die Tabellen nach mehreren gewünschten Zeichenfolgen zu filtern. Dafür müssen die gewünschten Zeichenfolgen nur mit einem senkrechten Strich getrennt werden: | (dafür die „ALT-GR“ + „<“ Taste drücken).
Sie können nun also z.B. folgendes eingeben: „Hauptverwantwortlich|Vertretung“ um die Zeilen mit den entsprechenden Wörtern anzuzeigen.
Ebenso ist es möglich weitere Filterbegriffe einzugeben z.B. „Hauptverwantwortlich|Vertretung|Teammitglied“.
In der Spalte „Fehlende Qualifikationen“ gibt es nun in der Einblendung eine zusätzliche Spalte „Verknüpft mit“ in der man sehen kann wieso eine konkrete Qualifikation fehlt.
In der Übersicht der Feststellungen gibt es nun in der Fußzeile die Möglichkeit die Anzeige des Fortschrittes anzupassen. Klicken Sie dafür einfach auf die gewünschten Varianten F1 bis F3. Sie können die Werte auch kombinieren. Die Einstellung wird automatisch gespeichert.
Es gibt im Bereich „Interne Nachrichten“ jetzt die Option „Protokoll öffnen„. Dort werden alle in den letzten Wochen über das eQMS vom jeweiligen Nutzer per E-Mail verschickten Nachrichten aufgelistet. Es wird angezeigt ob die Nachrichten erfolgreich verschickt wurden, ob sie noch auf den Versand warten, oder ob es eine Fehlermeldung gab (inkl. Details).