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Update (02.05.23): Gliederungspunkte verschieben und Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Im eQMS-Mai-Update, welches am 02.05.23 veröffentlicht wird, haben wir Ihre Anregungen umgesetzt und zwei neue sowie zeitsparende Funktionieren umgesetzt.

Gliederungspunkte verschieben

Neu: Gliederungspunkte, die sich auf einer hierarchisch unteren Ebene befinden, können nun einfach auf die hierarchisch höchste Ebene – die Gliederungen – verschoben werden. Damit ist es möglich, Gliederungspunkte in Gliederungen umzuwandeln.

Klicken Sie dafür auf Setup > Gliederungen > Gliederungspunkte bearbeiten und wählen sie den Gliederungspunkt aus, welchen Sie verschieben möchten. Danach wählen Sie in der unteren Optionenbox Gliederungspunkt verschieben aus. Auf der folgenden Seite können Sie nun auswählen: Neue Gliederung anlegen.

Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Verbessert: Beim Kopieren eines Dokumentes werden nun alle Berechtigungen für das Dokument beibehalten – auch wenn das Dokument danach erst im Entwurfsmodus gespeichert wird und anschließend veröffentlicht wird.

Somit sind nun die Berechtigungen bei einem kopierten und veröffentlichten Dokument, standardmäßig identisch zu den Berechtigungen des originalen Vorlagedokumentes.

Update: Neuerungen im März

Neu im März: Entwürfe und Veröffentlichungen für neue Dokumente, Freigabeworkflows, Archiv, Suche und Papierkorb

1. Entwürfe und Veröffentlichungen

Jeder Nutzer kann in Zukunft beliebig viele Entwürfe von Dokumenten anlegen, überarbeiten und als Entwurf speichern.

Möchte ein Nutzer seine geänderte Version veröffentlichen, muss er das betreffende Dokument nach der Bearbeitung an eine oder mehrere vorher für den Bereich festgelegte Personen (nach Verantwortlichkeit oder Nutzergruppe) zur Überprüfung „einreichen“.

Das eQMS informiert die zur Veröffentlichung berechtigten Personen automatisch per E-Mail und auf der Startseite zum eingereichten Entwurf. Sie können das Dokument dann entweder direkt veröffentlichen (und Berechtigungen einstellen) oder es in einen Freigabeworkflow schicken.

Der Revisionsstand erhöht sich mit der Freigabe automatisch direkt um 1, sobald jemand ein bereits veröffentlichtes Dokument bearbeitet und als Entwurf speichert.

Die berechtigte Person, die die Veröffentlichung durchführt, kann zugleich bei Bedarf den Revisionsstand manuell anpassen.

2. Freigabeworkflows

Im Bearbeitungsmenü für Dokumente können Sie ab jetzt zusätzlich auch direkt Freigabeworkflows anlegen und auswählen.

Dafür gibt es jetzt einen Eingabewizard, der Fehleingaben verhindert.

Sie können Dokumente jetzt auch direkt im Freigabeworkflow bearbeiten, solange das Dokument innerhalb des Workflows noch nicht freigeben oder veröffentlicht wurde. Wir haben für Sie den Verlauf im Freigabeworkflow übersichtlicher dargestellt.

3. Archiv

Im Archiv werden jetzt aufgelistet und farbig sowie mit Hinweisbuttons dargestellt:

  • Entwürfe
  • zur Veröffentlichung eingereichte Dokumente
  • veröffentlichte Dokumente
  • archivierte Dokumente

4. Suche

Über die globale Dokumentensuche können nun auch archivierte Dokumente gefunden werden. Hierfür muss die Berechtigung für das Archiv vorhanden sein.
Zudem können von Nutzern mit der Berechtigung „alle Dokumente lesen/bearbeiten“ auch gelöschte Dokumente in der Suche gefunden werden.

5. Papierkorb für Dokumente

Dokumente werden nicht mehr wie bisher direkt gelöscht, sondern stattdessen in einen Papierkorb verschoben und nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Sowohl beim Löschen einzelner Dokumente als auch beim Löschen mehrerer Dokumente, gleichzeitig hat man nun die Wahl ob man nur den aktuellen Revisionsstand oder alle Entwürfe und Revisionsstände des Dokumentes auf einmal in den Papierkorb verschieben möchte.
Es gibt eine Übersicht für alle Dokumente im Papierkorb mit der Möglichkeit diese wieder aus dem Papierkorb herauszuholen oder sie direkt zu löschen.

6. Sonstiges

In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Link „Download dieses Revisionsstandes (0) ohne die Platzhalter auszutauschen“.

Update Dokumente: Neue Berechtigung um das Archiv anzuzeigen

Es gibt nun eine eigene Berechtigung um einstellen zu können, wer das Archiv der Dokumente aufrufen darf.

Damit sich die Änderung nicht auf die bestehenden Einstellungen auswirken, wurde diese Berechtigung wurde automatisch den Standard-Nutzergruppen „Geschäftsführung“, „Qualitätsmanagementbeauftragter“ und „Mitarbeiter“ zugeordnet.

Bitte beachten Sie, dass die Nutzer den Browser neu starten müssen, damit Sie die neue Berechtigung erhalten.

Update System: E-Mail Gestaltung und kleinere Verbesserungen

Die Gestaltung der E-Mails  die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:

Interne Nachrichten

    • neues E-Mail Design für Interne Nachrichten

Aufgaben

    • neue E-Mail Designs für Aufgaben: hinzugefügt, aktualisiert, erledigt, gelöscht
    • neue Icons
    • Bearbeitungsformular optisch angepasst
    • Betreffzeilen leicht angepasst

Dokumente

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei Kommentaren für Dokumente
      2. Benachrichtigung bei Prüfungen für Dokumente
      3. Benachrichtigung bei Freigaben für Dokumente
      4. Benachrichtigung beim Erhalt von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      5. Benachrichtigung beim Aktualisierungen von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      6. Benachrichtigung beim Entzug von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      7. Benachrichtigung beim Hinterlegen von neuen Dokumenten
      8. Benachrichtigung beim Aktualisieren von Dokumenten (neuer REV)
      9. Benachrichtigung beim Aktualisieren von z.B. Titel/Verknüpfungen von Dokumenten
      10. Benachrichtigung beim Erreichen von neuen Teilschritten im Workflow
      11. Benachrichtigung beim Erledigen von Bedingungen aus dem Workflow
    • neue Anzeige für Revisionsstand des Dokumentes in der E-Mail
    • neue Anzeige ob eine Lesebestätigung für das Dokument angefordert wurde
    • neue Anzeige bei Änderung der Berechtigungen (Zugriff/Aktualisierung/Entzug)

Forum

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei neuen Themen
      2. Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
    • Anpassung der Farbe für die Buttons:
      1. Zusammenfassung bearbeiten
      2. Bearbeiten
      3. Zitieren

Update System: IP-Sperre

Im Bereich „Setup Firma“ – „Sonstiges“ ist es jetzt möglich eine feste IP-Adresse zu hinterlegen von der aus auf das System zugegriffen werden darf.

Alle Nutzer mit anderen IP-Adressen sind dann automatisch gesperrt.

Update Dokumente/Nutzer: Zugriffseinstellungen

In der Nutzerverwaltung wurde der Bereich „Dateizugriff bearbeiten“ aktualisiert. In der Fußzeile wurden die Buttons „Nutzer = Gliederungspunkt“ sowie der Button zur Kopie der Einstellungen des zuletzt bearbeiteten Nutzers durch neue Symbole ersetzt.

Darüber hinaus ist es nun möglich, die Einstellungen für den Dateizugriff, die Lesebestätigungen und die E-Mail Benachrichtigungen getrennt über die Fußzeile für alle Dokumente vorzunehmen.

Weiterhin kann man in der Fußzeile die zu ändernden Dokumente nun nach Dokumententyp auswählen.

Update Nutzerverwaltung: Profilfotos

Es ist jetzt möglich im Bereich Nutzerverwaltung Profilfotos der einzelnen Nutzer zu hinterlegen. Diese werden anschließend in der Übersicht der Nutzer in der Nutzerverwaltung sowie im Tab Berechtigungen in der Detailansicht eines Dokumentes angezeigt.

Die Fotos können in einem beliebigen Bereich im eQMS hochgeladen werden. Sie können z.B. einen neuen Dokumententyp „Mitarbeiterfotos“ erstellen und die Bilder dort speichern. Die bekannten Eigenschaften für Dokumente gelten auch für die Bilder d.h. man kann einstellen, welcher Nutzer welche Fotos sehen darf.

Update Setup: Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig ändern

Es gibt nun die Möglichkeit gleichzeitig für mehrere vorher auswählbare Nutzer neue Passwörter generieren zu lassen.

  1. Klicken Sie dafür auf „Setup Firma“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig ändern„.
  2. Wählen Sie die gewünschten Nutzer (funktioniert wie in den internen Nachrichten) per Nutzergruppe oder Zuordnung zu Gliederungspunkten.
  3. Auf der folgenden Seite erhalten Sie eine Übersicht der neuen Zugangsdaten die sich im CSV, Excel oder PDF Format exportieren lässt. In den Optionen kann man die Druckansichten für einzelne Nutzer wählen (mit und ohne Belehrung)
  4. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die Übersicht in Tabellenform zu drucken oder alle Zugangsdaten (auf Wunsch auch inkl. Belehrung) auf Einzelseiten zu drucken.

Weiterhin wurden die Icons in den Optionen unterhalb der Nutzerverwaltung aktualisiert.

Update Dokumente: Ersteller darf immer Lesen & Bearbeiten

Die Funktion zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente wurde so angepasst, dass der Ersteller des Dokumentes dieses immer Lesen & Bearbeiten kann.

Selbst wenn im Tab für die Berechtigungen etwas anderes eingestellt wird ist es nun nicht mehr möglich, ein Dokument zu erstellen und sich selbst keine Bearbeitungsberechtigung zu gewähren.

Update Hilfe: Berechtigungen im eQMS einfach erklärt

Im Kapitel „7.5.3 Dokumentenlenkung“ der ISO 9001 wird ein angemessen Schutz der QM-Dokumente gefordert, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt besonders für interne Projektunterlagen oder Dokumente, die Sie von Ihrem Kunden oder Lieferanten bekommen haben. Mit dem eQMS können Sie der Forderung der ISO 9001 leicht nachkommen. Alle dafür nötigen Einstellungen sind in der neuen Hilfe zu den Berechtigungen im eQMS anschaulich beschrieben.

Bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen von Dokumenten stehen Ihnen im eQMS verschiedene Varianten zur Auswahl. Um die Lese- und Schreibberechtigungen zu  steuern, können Sie z.B. auf die vorausgewählte clevere Standardfunktion im eQMS zurückgreifen. Hiermit können die Mitarbeiter einer Abteilung automatisch nur die Dokumente Ihrer eigenen Abteilung sehen. Die Dokumente von anderen Abteilungen können nicht eingesehen werden.

Sie möchten ein anderes Berechtigungskonzept für Dokumente mit dem eQMS realisieren? Mit den erweiterten Einstellungen zu den Berechtigungen ist dies einfach möglich.

Alle nötigen Informationen zu den Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen finden Sie in der neuen Hilfe im eQMS, welche verschiedene Fälle anhand von Beispielen beschreibt.

Update Dokumente: Verwaltung der Berechtigungen erweitert

Die Möglichkeiten zur Einstellung der Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente wurden erweitert. Dazu wurde der bisher allein stehende Bereich zum Verwalten der Berechtigungen in einen eigenen Tab Formular zum Hochladen/Erstellen von Dokumenten verlagert.

Um die Bedienung zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen wurden die Einstellmöglichkeiten in der einfachen Ansicht auf fünf Buttons reduziert.

Die Neuerungen im Überblick:

  • Anzeige in Echtzeit wieviele Nutzer das Dokument lesen/bearbeiten können, wenn man neue Gliederungspunkte hinzufügt
  • man kann vor dem Hochladen/Erstellen  festlegen, wer welche Zugriffsrechte erhält, wer Lesebestätigungen abgeben muss und wer per E-Mail benachrichtigt wird
  • es gibt die Wahlmöglichkeit die Berechtigungen Aufgrund folgender Kriterien automatisch einzustellen:
    1. Verknüpfungen zu Gliederungspunkten
    2. Letzter Revisionsstand
    3. Dokument welches gerade kopiert wird
    4. Zuletzt bearbeitetes Dokument
    5. Einstellmöglichkeit nach Nutzergruppen z.B. alle Mitarbeiter dürfen lesen, alle QMB dürfen bearbeiten
    6. Individuelle Einstellungen
  • wird nichts ausgewählt, dann verhält sich das eQMS automatisch wie zuvor d.h.:
    1. bei neuen Dokumenten werden die Berechtigungen Aufgrund der Zuordnungen zu Gliederungspunkten
    2. bei neuen Revisionen oder Kopien werden die Berechtigungen wie beim ursprünglichen Dokument vergeben
  • in den Details wird angezeigt worauf die Empfehlungen für die Berechtigungen für den jeweiligen Nutzer basieren

Update Nutzergruppen: neue Berechtigungen für den Bereich Setup Firma

Im Bereich „Nutzergruppen“ wurden die Bezeichnungen für die einzelnen Berechtigungen überarbeitet und verständlicher formuliert.

Zudem gibt es nun neu zuweisbare Berechtigungen für folgende Bereiche:

  1. Setup Firma
  2. Nutzerverwaltung
  3. Nutzergruppen
  4. Gliederungen
  5. Stellenprofile
  6. Hauptaufgaben
  7. Teilaufgaben
  8. Qualifikationen
  9. Fragen für Checklisten
  10. Kalenderkategorien
  11. Adresszuordnung
  12. Sonstiges

Die neuen Berechtigungen wurden wie bisher bereits den Nutzergruppen „Geschäftsführung“ und „QMB“ zugeordnet.

Update Setup: Vier neue Berechtigungen für die Nutzergruppen

Es gibt nun vier weitere Berechtigungen die bereits automatisch allen Nutzergruppen zugeordnet wurden:

  1. Setup Persönliches: Grundeinstellungen
  2. Setup Persönliches: Navigationsleiste
  3. Setup Persönliches: Kalenderkategorien
  4. Setup Persönliches: Passwort ändern

Damit lässt sich nun nach Nutzergruppen geordnet einstellen, wer z.B. sein Passwort selbst ändern darf.

Update Dokumente: Neue Zugriffsberechtigungen für Tabs

Es gibt nun die Möglichkeit für jede Nutzergruppe festlegen zu können, welchen Tab aus den Dokumentendetails sie aufrufen kann. So lässt sich z.B. einstellen, dass reguläre Nutzer keinen Zugriff auf den Tab „Berechtigungen“ für die jeweiligen Dokumente haben.

Dies gilt für folgende Tabs in den Dokumentendetails:

  1. Berechtigungen
  2. Verknüpfungen
  3. Kommentare
  4. Checklisten

Diese Berechtigungen wurden zunächst allen individuellen Nutzergruppen zugeordnet. Diese lassen sich nun über „Setup“ – „Gliederungen“ entziehen.

Update Dokumente: Lesebestätigungen je Dokument/Nutzer einstellbar

Es ist nun möglich die Anforderung der Lesebestätigungen individuell je Dokument/Nutzer einzustellen. Damit haben Sie nun die Möglichkeit z.B. alle Dokumente für alle Nutzer lesbar zu machen, aber Lesebestätigungen nur für ausgewählte Dokumente anzufordern.

Sie finden die Einstellmöglichkeit in den Formularen zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen jeweils auf das Dokument oder einen Nutzer bezogen.

In den Listen der ungelesenen Dokumente werden nun entsprechend ab sofort nur noch die Dokumente mit angeforderter Lesebestätigung gezählt.