Autor: Redaktion

Update Dokumente: Liste der Dokumente je Mitarbeiter + Verbesserungen

Es ist nun über die Nutzerverwaltung möglich für jeden Mitarbeiter eine Liste der für ihn freigegeben Dokumente aufzurufen. Für diese Liste gibt es zudem eine Druckansicht.

Weiterhin wurde im Kontextmenü der Dokumente (in Übersichten und Listen) die Option „Details anzeigen“ in „Eigenschaften anzeigen“ umbenannt sowie die Option „Inhalt anzeigen“ für online darstellbare Dokumente hinzugefügt.

Der Breadcrumb in Online-Ansicht von Dokumenten zeigt nun auch den zuletzt aufgerufenen Gliederungspunkt an und lässt sich anklicken.

Im Texteditor steht nun zusätzlich Calibri als Schriftart zur Verfügung.

Update System: Neue Icons und optische Verbesserungen

Es gab eine Reihe von Änderungen am optischen Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche:

  • die Icons in sortierbaren Listen wurden aktualisiert, die Gestaltung der sortierbaren Elemente wurde ebenfalls angepasst
  • die Größe der Icons in Tabs und Übersichten angepasst
  • die Optik der Navigationsleiste wurde (Farbe, Schrift, Icons)
  • die Hinweis- und Hilfeboxen wurden aus der Navigationsleiste entfernt
  • Im Bereich „Dokumente“ gibt es nun eine optische Unterscheidung der Gliederungspunkte  mit/ohne zugeordnete Dokumenten (Ordnersymbol gefüllt/leer)
  • es gibt neue Icons in den Optionen der Ansicht eines Gliederungspunktes
  • das Formular für Gliederungen/Gliederungspunkte bearbeiten wurde optisch verbessert
  • die Dateisymbole im Bereich „Dokumente löschen“ wurden ausgetauscht

Update Dokumente: Anzeige verknüpfter Feststellungen

Im Tab „Verknüpfungen“ der Details der Dokumente werden ab sofort die mit dem jeweiligen Dokument in Beziehung stehenden Feststellungen aufgelistet. Folgende Inhalte werden angezeigt:

  • Status der Wirksamkeit
  • Nummer der Feststellung
  • Stichworte der Feststellung
  • Datum der Feststellung
  • Datum für die Erledigung
  • Kontextmenü für Detailansicht/Bearbeiten/Druckansicht

Update Dokumente: Dauerhafte Links + neue Icons

In den Optionen der Detailansicht der Dokumente gibt es zwei neue Links die man verwenden kann um von externen Quellen auf Dateien im eQMS zu verweisen:

  • Link zu diesem Revisionsstand (REV X) aufrufen
  • Link zum aktuellsten Revisionsstand aufrufen

Zudem wurden die Icons in den Optionen durch moderne Varianten ersetzt.

Update Feststellungen: Verbesserungen in den Übersichten

In der Übersicht der Feststellungen sowie im Tab Feststellungen auf der Startseite wurde eine neue Spalte „Details“ eingefügt. Ein Klick auf den Button blendet alle Informationen zur jeweiligen Feststellung ein.

Weiterhin gibt es eine neue Spalte für Informationen zur Anzahl der Verknüpfungen einer Feststellung mit Dokumenten und Gliederungspunkten.

Die Grafik für die Anzahl der Feststellungen je Gliederungspunkt wurde um eine Legende erweitert. Die Werte im Diagramm werden nun zusätzlich auch prozentual angezeigt.

In der Fußzeile der Übersichten gibt es nun kleine Buttons die automatisch Filteroptionen für Feststellungen mit Dokumenten/Gliederungspunkten sowie Maßnahme wirksam/unwirksam in das Suchfeld eintragen und die Ergebnisse anzeigen.

Die Druckansicht aus der Optionenbox ist nun direkt nach Einstellen der gewünschten Werte aufrufbar und muss nicht mehr zusätzlich neu geladen werden.

Update Dokumente: Import von Gesetzen verbessert & Prüfung auf Aktualität

Die Funktion zum Import von Gesetzen und Verordnungen wurde verbessert:

  • Anzeige, ob das jeweilige Dokument bereits im eQMS vorhanden ist
  • Button mit Details zum vorhandenen Dokument
  • Es gibt zwei neue Optionen im Kontextmenü:
    • Details anzeigen
    • Dokument aktualisieren

Weiterhin gibt es im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ nun die neue Option „Gesetze auf Aktualität prüfen„. Ein Klick auf diesen Link prüft sämtliche in Ihrem eQMS hinterlegten Gesetze und Verordnungen (unabhängig von den jeweiligen Zuordnungen) und liefert eine Übersicht mit folgenden Informationen aus:

  • Symbol, Typ & Titel
  • Revisionsstand
  • farbiger Hinweis ob Aktuell, zu Prüfen oder Veraltet (Ampelsystem)
  • Kontextmenü mit der Möglichkeit das entsprechende Gesetz im eQMS automatisch zu aktualisieren

Der Hinweisbutton bietet folgende Funktionen:

  • wenn man mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Button fährt werden die Angaben zum Ausgabedatum, Kommentare zum Stand sowie das Datum im eQMS eingeblendet
  • wenn man auf den Button klickt, öffnet sich ein neuer Tab mit allen Angaben zum Dokument und der Möglichkeit dieses im HTML, PDF, XML und EPUB Format zu öffnen

Unterhalb der Übersicht lässt sich mit einem Klick auf „Protokoll als Onlinedokument hinterlegen“ ein zuvor bearbeitbares Dokument zur Dokumentation der Prüfung speichern.

Mit Hilfe der neuen Funktionen und dem bereits im eQMS vorhandenen Gliederungssystem ist es nun problemlos möglich ein umfangreiches Rechtskataster aufzubauen welches alle Vorteile der Dokumentenlenkung unterstützt.

Sie möchten mehr erfahren über die Funktionen zum eQMS Rechtskaster? Besuchen Sie die Website eqms.de/rechtstkaster oder sprechen uns an. Wir freuen uns auf Sie.

Update Setup: Gliederungen bearbeitet verbessert

Im Bereich „Setup Firma“ – „Gliederungen“ kann man kann nun auch die aktuelle Gliederung als Standard für die Anzeige in den Tabs und für die Spalte „Typ“ auswählen und festlegen.

Zudem wurden in diesem Bereich die Icons aktualisiert.

Im Formular „Gliederung bearbeiten/hinzufügen“ haben die Tabs nun alle ein zusätzliches Symbol erhalten und zeigen in Echtzeit die Anzahl der Gliederungspunkte sowie für den Tab „Sichtbarkeit“ die Anzahl der ausgewählten Nutzergruppen an.

Update Setup: E-Mail Vorlage für neue Passwörter

Im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ gibt es nun die Möglichkeit neue Passwörter per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter zu versenden. Dies betrifft drei Bereiche:

  1. Anlegen eines neuen Nutzers
  2. Vergabe eines neuen Passwortes für einen Nutzer
  3. Vergabe von neuen Passwörtern für mehrere Nutzer gleichzeitig

Sie finden die Symbole bzw. Links direkt neben den Passwörtern. Mit einem Klick öffnet sich Ihr E-Mail Programm. Der Empfänger, Betreff und Nachrichteninhalt sind dann schon vor ausgefüllt.

Falls Sie im eQMS eine Signatur für Nachrichten hinterlegt haben, wird diese ebenfalls übernommen.

Die optische Gestaltung der Infoboxen und Buttons für die Druckansichten neuer Passwörter wurde ebenfalls überarbeitet.

Update Dokumente: Gesetze importieren

QMBs haben nun die Möglichkeit im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Gesetze importieren“ eigenständig Gesetze und Verordnungen aus über 6000 Einträgen zu durchsuchen und zu importieren.

Die Übersicht ist durchsuch- und sortierbar und enthält neben den Abkürzungen auch die Beschreibungen der jeweiligen Einträge.

Eine ausführliche Beschreibung des neuen Funktionen zum eQMS Rechtskataster finden Sie unter eqms.de/Rechtskataster.

Update Dokumente/Nutzer: Zugriffseinstellungen

In der Nutzerverwaltung wurde der Bereich „Dateizugriff bearbeiten“ aktualisiert. In der Fußzeile wurden die Buttons „Nutzer = Gliederungspunkt“ sowie der Button zur Kopie der Einstellungen des zuletzt bearbeiteten Nutzers durch neue Symbole ersetzt.

Darüber hinaus ist es nun möglich, die Einstellungen für den Dateizugriff, die Lesebestätigungen und die E-Mail Benachrichtigungen getrennt über die Fußzeile für alle Dokumente vorzunehmen.

Weiterhin kann man in der Fußzeile die zu ändernden Dokumente nun nach Dokumententyp auswählen.

Bugfix Technische Geräte: Gerätepass

Beim Bearbeiten von Gerätepässen war es vorübergehend nicht möglich die Werte für bestimmte Felder auf „Keine Auswahl“ zu setzen. Dies betraf:

  • Gruppe
  • Typenbezeichnung
  • externes Prüfinstitut
  • externer Prüfplan
  • internes Prüfinstitut
  • interner Prüfplan
  • Hersteller
  • Standort
  • Lieferant

Update Qualifikation: Startseite, Mitarbeiterentwicklungsplan & Druckansicht je Mitarbeiter

In einigen Bereichen der Datenbank „Qualifikation“ werden nun auch zusätzlich zu den direkt zugeordneten Stellenprofilen, Haupt- sowie Teilaufgaben die den jeweiligen Bereichen zugeordneten Haupt- und Teilaufgaben mitgezählt (vererbt) und angezeigt.

Wenn also z.B. einem Stellenprofil eine Hauptaufgabe zugeordnet ist, die nicht noch einmal zusätzlich direkt dem Mitarbeiter zugeordnet wurde, dann wird sie trotzdem in den Übersichten angezeigt, da sie ja zum Stellenprofil gehört.

Dies betrifft folgende Bereiche:

  • die Startseite im Tab „Stellenprofil und Aufgaben“
  • die Übersicht im Mitarbeiterentwicklungsplan
  • die Druckansicht der den Mitarbeitern zugeordneten Stellenprofile, Haupt- und Teilaufgaben

Update Setup: Löschen von Nutzern

Ab sofort werden die Logins von Nutzern die gelöscht wurden automatisch mit dem aktuellen Datum ergänzt. Dadurch wird der alte Benutzername frei, falls der Nutzer erneut im Unternehmen angelegt wird. Die Änderung wirkt sich nicht auf Accounts aus die mehr als einem Unternehmen zugeordnet sind.

Bugfix Feststellungen: Zugeordnete inzwischen archivierte Dokumente

Wurde ein Dokument aktualisiert welches zuvor einer Feststellung zugeordnet war, so konnte man beim nachträglichen Bearbeiten der Feststellung dieses Dokument nicht mehr auswählen da dort bisher nur die aktuellen Revisionsstände zur Auswahl standen.

Dies wurde nun korrigiert d.h. der archivierte Revisionsstand wird nun ebenfalls im Bearbeitungsformular für Feststelllungen angezeigt.

Zusätzlich wird in der Detailansicht einer Feststellung nun der Revisionsstand in Klammern hinter zugeordneten Dokumenten angezeigt.