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Update Dokumente: Übersicht aller Dokumente inkl. Zuordnungen und der mitgeltenden Unterlagen

Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ gibt es nun eine „Übersicht aller Dokumente inkl. Zuordnungen und der mitgeltenden Unterlagen„.

In dieser Auflistung aller Dokumente wird jeweils folgendes anzeigt:

  1. Dokumentensymbol
  2. Dokumententyp
  3. Titel
  4. Revisionsstand
  5. Hochladedatum
  6. Zuordnungen zu Organisationsbereichen
  7. Hauptverantwortliche in den zugeordneten Organisationsbereichen
  8. Art der Verknüpfung mit mitgeltenden Unterlagen
  9. Titel der mitgeltenden Unterlagen
  10. Hinweis zum Dokument
  11. Detailbutton für alle Infos zum Dokument auf Knopfdruck
  12. Menü mit den dokumentenrelevanten Links

Update Dokumente: Tags / Schlagworte zu Dokumenten zuweisen können

Es ist jetzt möglich jedes Dokument mit beliebig vielen Tags bzw. Schlagworten zu verknüpfen. Klicken Sie dafür in der Detailansicht eines Dokumentes auf den Tab „Verknüpfungen“ und dann in den Optionen am unteren Rand auf „Tags bearbeiten“ und geben Sie die gewünschten Tags ein.

Bereits früher einmal eingegebene Schlagworte tauchen automatisch als Vorschlag auf sobald Sie mindestens drei Buchstaben eingegeben haben.

Nach Dokumenten mit Tags kann man nun auch in der globalen Suche (Feld oben in der Navigationsleiste) suchen. Die Ergebnisse werden dann wie gewohnt als Liste der Dokumente angezeigt. Neu ist, dass die Tags zusätzlich mit in den Suchergebnissen aufgelistet werden.

Möchten Sie mehr erfahren über die Suchfunktion im eQMS sowie die Verschlagwortung (freie Indexierung)? Besuchen Sie die Website eqms.de/qm-dokumentation.htm oder sprechen uns an. Wir freuen uns auf Sie.

Update Dokumente: Verbesserungen Mitgeltende Unterlagen

Das Formular zum Bearbeiten von Mitgeltenden Unterlagen wurde überarbeitet:

  • nach der Verknüpfung eines externen Links landet man nun wieder direkt im Eingabeformular
  • man kann neben dem Tabtitel nun direkt sehen, wieviele Verknüpfungen es zu aktuellen, archivierten und Dokumenten ingesamt es gibt

Update Dokumente: Neue Optionen beim Bearbeiten von Eigenschaften

Wenn Eigenschaften eines Dokumentes bearbeitet werden wird nun unterhalb des jeweiligen Eingabeformulares eine Box mit Optionen zum Aufruf der Detailansicht sowie ggf. des Inhaltes eingeblendet.

Dies gilt für folgende Aktionen:

  1. Dokument aktualisieren
  2. Mitgeltende Unterlagen hinzufügen/bearbeiten
  3. Kommentar hinzufügen/bearbeiten
  4. Freigabe hinzufügen/bearbeiten
  5. Prüfung hinzufügen/bearbeiten
  6. Zuordnungen zum Schulungsmodul hinzufügen/bearbeiten
  7. Wiedervorlage hinzufügen/bearbeiten

Update Dokumente: Liste der Dokumente je Mitarbeiter + Verbesserungen

Es ist nun über die Nutzerverwaltung möglich für jeden Mitarbeiter eine Liste der für ihn freigegeben Dokumente aufzurufen. Für diese Liste gibt es zudem eine Druckansicht.

Weiterhin wurde im Kontextmenü der Dokumente (in Übersichten und Listen) die Option „Details anzeigen“ in „Eigenschaften anzeigen“ umbenannt sowie die Option „Inhalt anzeigen“ für online darstellbare Dokumente hinzugefügt.

Der Breadcrumb in Online-Ansicht von Dokumenten zeigt nun auch den zuletzt aufgerufenen Gliederungspunkt an und lässt sich anklicken.

Im Texteditor steht nun zusätzlich Calibri als Schriftart zur Verfügung.

Update System: Neue Icons und optische Verbesserungen

Es gab eine Reihe von Änderungen am optischen Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche:

  • die Icons in sortierbaren Listen wurden aktualisiert, die Gestaltung der sortierbaren Elemente wurde ebenfalls angepasst
  • die Größe der Icons in Tabs und Übersichten angepasst
  • die Optik der Navigationsleiste wurde (Farbe, Schrift, Icons)
  • die Hinweis- und Hilfeboxen wurden aus der Navigationsleiste entfernt
  • Im Bereich „Dokumente“ gibt es nun eine optische Unterscheidung der Gliederungspunkte  mit/ohne zugeordnete Dokumenten (Ordnersymbol gefüllt/leer)
  • es gibt neue Icons in den Optionen der Ansicht eines Gliederungspunktes
  • das Formular für Gliederungen/Gliederungspunkte bearbeiten wurde optisch verbessert
  • die Dateisymbole im Bereich „Dokumente löschen“ wurden ausgetauscht

Update Dokumente: Anzeige verknüpfter Feststellungen

Im Tab „Verknüpfungen“ der Details der Dokumente werden ab sofort die mit dem jeweiligen Dokument in Beziehung stehenden Feststellungen aufgelistet. Folgende Inhalte werden angezeigt:

  • Status der Wirksamkeit
  • Nummer der Feststellung
  • Stichworte der Feststellung
  • Datum der Feststellung
  • Datum für die Erledigung
  • Kontextmenü für Detailansicht/Bearbeiten/Druckansicht

Update Dokumente: Dauerhafte Links + neue Icons

In den Optionen der Detailansicht der Dokumente gibt es zwei neue Links die man verwenden kann um von externen Quellen auf Dateien im eQMS zu verweisen:

  • Link zu diesem Revisionsstand (REV X) aufrufen
  • Link zum aktuellsten Revisionsstand aufrufen

Zudem wurden die Icons in den Optionen durch moderne Varianten ersetzt.

Update Dokumente: Import von Gesetzen verbessert & Prüfung auf Aktualität

Die Funktion zum Import von Gesetzen und Verordnungen wurde verbessert:

  • Anzeige, ob das jeweilige Dokument bereits im eQMS vorhanden ist
  • Button mit Details zum vorhandenen Dokument
  • Es gibt zwei neue Optionen im Kontextmenü:
    • Details anzeigen
    • Dokument aktualisieren

Weiterhin gibt es im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ nun die neue Option „Gesetze auf Aktualität prüfen„. Ein Klick auf diesen Link prüft sämtliche in Ihrem eQMS hinterlegten Gesetze und Verordnungen (unabhängig von den jeweiligen Zuordnungen) und liefert eine Übersicht mit folgenden Informationen aus:

  • Symbol, Typ & Titel
  • Revisionsstand
  • farbiger Hinweis ob Aktuell, zu Prüfen oder Veraltet (Ampelsystem)
  • Kontextmenü mit der Möglichkeit das entsprechende Gesetz im eQMS automatisch zu aktualisieren

Der Hinweisbutton bietet folgende Funktionen:

  • wenn man mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Button fährt werden die Angaben zum Ausgabedatum, Kommentare zum Stand sowie das Datum im eQMS eingeblendet
  • wenn man auf den Button klickt, öffnet sich ein neuer Tab mit allen Angaben zum Dokument und der Möglichkeit dieses im HTML, PDF, XML und EPUB Format zu öffnen

Unterhalb der Übersicht lässt sich mit einem Klick auf „Protokoll als Onlinedokument hinterlegen“ ein zuvor bearbeitbares Dokument zur Dokumentation der Prüfung speichern.

Mit Hilfe der neuen Funktionen und dem bereits im eQMS vorhandenen Gliederungssystem ist es nun problemlos möglich ein umfangreiches Rechtskataster aufzubauen welches alle Vorteile der Dokumentenlenkung unterstützt.

Sie möchten mehr erfahren über die Funktionen zum eQMS Rechtskaster? Besuchen Sie die Website eqms.de/rechtstkaster oder sprechen uns an. Wir freuen uns auf Sie.

Update Setup: Gliederungen bearbeitet verbessert

Im Bereich „Setup Firma“ – „Gliederungen“ kann man kann nun auch die aktuelle Gliederung als Standard für die Anzeige in den Tabs und für die Spalte „Typ“ auswählen und festlegen.

Zudem wurden in diesem Bereich die Icons aktualisiert.

Im Formular „Gliederung bearbeiten/hinzufügen“ haben die Tabs nun alle ein zusätzliches Symbol erhalten und zeigen in Echtzeit die Anzahl der Gliederungspunkte sowie für den Tab „Sichtbarkeit“ die Anzahl der ausgewählten Nutzergruppen an.

Update Dokumente: Gesetze importieren

QMBs haben nun die Möglichkeit im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Gesetze importieren“ eigenständig Gesetze und Verordnungen aus über 6000 Einträgen zu durchsuchen und zu importieren.

Die Übersicht ist durchsuch- und sortierbar und enthält neben den Abkürzungen auch die Beschreibungen der jeweiligen Einträge.

Eine ausführliche Beschreibung des neuen Funktionen zum eQMS Rechtskataster finden Sie unter eqms.de/Rechtskataster.

Update Dokumente/Nutzer: Zugriffseinstellungen

In der Nutzerverwaltung wurde der Bereich „Dateizugriff bearbeiten“ aktualisiert. In der Fußzeile wurden die Buttons „Nutzer = Gliederungspunkt“ sowie der Button zur Kopie der Einstellungen des zuletzt bearbeiteten Nutzers durch neue Symbole ersetzt.

Darüber hinaus ist es nun möglich, die Einstellungen für den Dateizugriff, die Lesebestätigungen und die E-Mail Benachrichtigungen getrennt über die Fußzeile für alle Dokumente vorzunehmen.

Weiterhin kann man in der Fußzeile die zu ändernden Dokumente nun nach Dokumententyp auswählen.