Es ist jetzt möglich im Bereich „Checklisten zuordnen“ mehrere (oder auch nur eine) Checklisten gleichzeitig „abzuwählen„. Die Verknüpfungen der Checklisten zu dem Dokument werden dann gelöscht.
Die Checklisten und Bewertungen selbst bleiben erhalten.
Die Liste im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Dokumente löschen“ war auf 1000 Einträge begrenzt. Diese Limitierung wurde nun vollständig entfernt. Zusätzlich wurde links eine Spalte mit einem Zähler hinzugefügt.
In einigen Fällen kam es dazu, dass die zugeordneten mitgeltenden Unterlagen nicht mehr angezeigt wurden. Dies wurde nun behoben.
Die einem Workflow Teilschritt zugeordneten Personen werden nun per E-Mail informiert (sofern dies eingestellt ist) sobald ein Teilschritt erreicht wird.
In der E-Mail gibt es Informationen zum Dokument, Datum/Uhrzeit, Teilschritt, Nutzer mit Zugriff und den zu erledigenden Aufgaben.
In der Detailansicht der Dokumenteneigenschaften gibt es eine neue Option „Zurück zum Gliederungspunkt XY„. Damit gelangen Sie nun automatisch immer zur letzten Übersicht.
Bereits zugeordnete Tags werden nun auch für neue Revisionsstände eines Dokumentes übernommen (analog zu den anderen Verknüpfungen).
Im Dashboard auf der Startseite gibt es nun einen neuen Tab „Workflow“ in dem alle Dokumente aufgelistet werden die sich im Workflow befinden.
Es gibt jetzt eine Druckansicht aller Dokumente inkl. den jeweiligen Zuordnungen zu den Gliederungen bzw. deren Gliederungspunkten.
Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Verknüpfungen der Dokumente zu Gliederungspunkten„.
Es gibt jetzt eine Druckfunktion für die zu den Gliederungspunkten hinterlegten Hinweistexte/Grafiken. Klicken Sie dafür auf „Dokumente“ und dann auf die gewünschte Gliederung. Auf der folgenden Seite unter dem jeweiligen Diagramm finden Sie die neuen Optionen.
In den Bereichen Tags für Dokumente und Tags für Adressen sind unter dem Eingabeformular für neue Tags Bereiche für die am häufigsten genutzten Tags sowie für Vorschläge hinzugekommen.
Wenn man Gesetze importiert werden nun im oberen Bereich des Dokumentes automatisch Felder für die bearbeitende Person und das aktuelle Datum eingefügt.
Zudem wurden die Spalten für die Tabelle mit den Maßnahmen angepasst:
In den Übersichtsdiagrammen für die Gliederungen im Bereich Dokumente werden nun zusätzlich zu den Hinweisen der jeweiligen Gliederungspunkte auch die Nutzer sowie die zugeordneten Dokumente eingeblendet, wenn man den Mauszeiger über den gewünschten Bereich bewegt.
Im Bereich „QM-Tools“ – „Weitere Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument“ wurden die Anzeigen überall dort angepasst wo es nur einen Kommentar/Prüfung/Freigabe gab. Anstatt „Kommentar: 1“ wird nun das konkrete Datum angezeigt.
Dort wo es mehr Einträge gibt werden die Daten nun als Tooltip angezeigt, wenn man den Mauszeiger über das entsprechende Feld bewegt.
Unternehmen mit mehr als 2000 Dokumenten werden zudem den bedeutend schnelleren Seitenaufbau für die Übersicht bemerken der von über 3 Minuten auf 1 Sekunde reduziert werden konnte.
Der Tab „Nutzer“ in der Ansicht eines Gliederungspunktes wird nun nur noch Leuten angezeigt die gleichzeitig auch Zugriff auf den Tab „Berechtigungen“ in den Details eines Dokumentes besitzen.
Es wurde ein Bug entfernt der verhinderte, dass man Bearbeitungslisten für Dokumente nachträglich ändern kann.
Darüber hinaus wurden die alten Icons in diesem Bereich durch die aktuelle Variante ersetzt.
In den Eingabefeldern für Kommentare, Prüfungen und Freigaben ist es nun möglich die jeweilige Bedeutung zu ändern. Sie können nun z.B. beim Erstellen eines neuen Dokumentes wählen ob sie anstelle eines reinen Kommentars lieber direkt einen Freigabekommentar hinzufügen möchten.
Es ist jetzt möglich, bereits archivierte alte Revisionsstände eines Dokumentes auf Knopfdruck wieder zu veröffentlichen und den Nutzern wie gewohnt zur Verfügung zu stellen.
In der Archivansicht gibt es nun eine Spalte die angezeigt welcher Revisonsstand jeweils veröffentlicht und welcher archiviert ist.
Ein Stand muss jeweils veröffentlicht bleiben, damit das Dokument zumindest über die Suche auffindbar bleibt. In diesem Fall gibt es einen entsprechenden Hinweis an der Stelle an der sich sonst der Link zum Veröffentlichen/Archivieren befindet.
Um eine Dokument zu veröffentlichen/archivieren klicken Sie in der Detailansicht des Dokumentes im Tab „Eigenschaften“ auf den letzten Link in der Box mit den Optionen.
In der Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben ist nun auch die Spalte für die Freigaben sortierbar.
Auf der Startseite wurde der Tab „Kommentare“ überarbeitet. Neu ist die Spalte „Lesestatus“ die anzeigt ob man das zum Kommentar gehörende Dokument lesen muss und ggf. bereits als gelesen gekennzeichnet hat.
Darüber hinaus lässt sich nun einstellen ob in dieser Übersicht nur Dokumente angezeigt werden für die man eine Lesebestätigung abgeben muss/musste oder ob auch Kommentare von Dokumenten angezeigt werden die man freiwillig lesen kann.
In diesem Zusammenhang wurden auch folgende Bereiche für Einstellungen überarbeitet:
Im Formular zum Bearbeiten von Feststellungen werden die Titel der Dokumente nun doppelt so lang (120 Zeichen) angezeigt bevor sie automatisch gekürzt werden. Dies soll helfen die Übersicht bei sehr langen Dokumentenbezeichnungen zu verbessern.