Schlagwort: Dokumente

Update: Neuerungen im März

Neu im März: Entwürfe und Veröffentlichungen für neue Dokumente, Freigabeworkflows, Archiv, Suche und Papierkorb

1. Entwürfe und Veröffentlichungen

Jeder Nutzer kann in Zukunft beliebig viele Entwürfe von Dokumenten anlegen, überarbeiten und als Entwurf speichern.

Möchte ein Nutzer seine geänderte Version veröffentlichen, muss er das betreffende Dokument nach der Bearbeitung an eine oder mehrere vorher für den Bereich festgelegte Personen (nach Verantwortlichkeit oder Nutzergruppe) zur Überprüfung „einreichen“.

Das eQMS informiert die zur Veröffentlichung berechtigten Personen automatisch per E-Mail und auf der Startseite zum eingereichten Entwurf. Sie können das Dokument dann entweder direkt veröffentlichen (und Berechtigungen einstellen) oder es in einen Freigabeworkflow schicken.

Der Revisionsstand erhöht sich mit der Freigabe automatisch direkt um 1, sobald jemand ein bereits veröffentlichtes Dokument bearbeitet und als Entwurf speichert.

Die berechtigte Person, die die Veröffentlichung durchführt, kann zugleich bei Bedarf den Revisionsstand manuell anpassen.

2. Freigabeworkflows

Im Bearbeitungsmenü für Dokumente können Sie ab jetzt zusätzlich auch direkt Freigabeworkflows anlegen und auswählen.

Dafür gibt es jetzt einen Eingabewizard, der Fehleingaben verhindert.

Sie können Dokumente jetzt auch direkt im Freigabeworkflow bearbeiten, solange das Dokument innerhalb des Workflows noch nicht freigeben oder veröffentlicht wurde. Wir haben für Sie den Verlauf im Freigabeworkflow übersichtlicher dargestellt.

3. Archiv

Im Archiv werden jetzt aufgelistet und farbig sowie mit Hinweisbuttons dargestellt:

  • Entwürfe
  • zur Veröffentlichung eingereichte Dokumente
  • veröffentlichte Dokumente
  • archivierte Dokumente

4. Suche

Über die globale Dokumentensuche können nun auch archivierte Dokumente gefunden werden. Hierfür muss die Berechtigung für das Archiv vorhanden sein.
Zudem können von Nutzern mit der Berechtigung „alle Dokumente lesen/bearbeiten“ auch gelöschte Dokumente in der Suche gefunden werden.

5. Papierkorb für Dokumente

Dokumente werden nicht mehr wie bisher direkt gelöscht, sondern stattdessen in einen Papierkorb verschoben und nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Sowohl beim Löschen einzelner Dokumente als auch beim Löschen mehrerer Dokumente, gleichzeitig hat man nun die Wahl ob man nur den aktuellen Revisionsstand oder alle Entwürfe und Revisionsstände des Dokumentes auf einmal in den Papierkorb verschieben möchte.
Es gibt eine Übersicht für alle Dokumente im Papierkorb mit der Möglichkeit diese wieder aus dem Papierkorb herauszuholen oder sie direkt zu löschen.

6. Sonstiges

In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Link „Download dieses Revisionsstandes (0) ohne die Platzhalter auszutauschen“.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im September

Neue Funktionen

Im September hat sich unser Team vorrangig mit dem Thema „Gliederungen“ beschäftigt und dort einige neue Features und praktische Neuerungen eingebaut. Die erste neue Funktion im eQMS bietet die Möglichkeit verschiedene Gliederungen und Gliederungspunkte in andere Gliederungen verschieben zu können. Hierbei übernimmt das eQMS die Verschachtelung der einzelnen Punkte von alleine. Das funktioniert auch, wenn man einzelne Gliederungspunkte mit Unterpunkten in andere Gliederungen verschiebt. Dabei ist nun auch die Mehrfachzuordnung von neuen Mitarbeitern zu mehreren Gliederungspunkten möglich. Des Weiteren hat das eQMS-Team für Mitglieder von Verbänden eine Einstellung eingebaut, um pro Standort festlegen zu können, welche Gliederungen/Gliederungspunkte angezeigt werden und welche Mitarbeiter zugeordnet sind. Außerdem zeigt der Alternativtext in der Nutzerverwaltung im Bereich „Profil bearbeiten“ ab sofort den kompletten Pfad zu den Gliederungspunkten an. Hierdurch erhält der Nutzer mehr Klarheit und die Punkte lassen sich besser nachvollziehen. Zusätzlich gibt es nun in der Nutzerverwaltung im Bereich „Zuordnung der Dokumente“ eine weitere Spalte mit Details zu den jeweiligen Dokumenten, was die Zuordnung erleichtert.

Verbesserungen und Bugfixes

Auch andere Funktionen wurden im September von unserem Team ausgearbeitet und kleine Fehler behoben. Dazu gehört die neue Möglichkeit, dass nun auch die Datenbanken des eQMS auf externen Servern gehostet werden können. Somit erhalten unsere Nutzer mehr Freiheiten in der Arbeit mit unserer Software. Außerdem funktioniert die Aktualisierung von Platzhaltern jetzt noch besser als zuvor. Wenn diese also nun im Setup aktualisiert werden, passen sich die PDF-Dateien dem an und aktualisieren sich automatisch entsprechend bei der nächsten Anzeige. Des Weiteren hat sich etwas im Formular zum Hinterlegen von Dokumenten im Tab „Berechtigungen“ getan. Dort werden nun die Angaben für die Funktionen abgekürzt und nur bei Bedarf per Title komplett eingeblendet. Abschließend hat das eQMS-Team noch zwei Bugs korrigiert. Zum einen gab es einen Fehler für die Wiedervorlagen (Checklisten) und zum anderen für das Laden des Office Editors zum Bearbeiten von Dokumenten. Beides funktioniert nun wieder ohne Probleme.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Wartungen im Juli

Auch im Juli hat sich wieder viel in unserem eQMS getan. Unser Team hat sowohl kleine Fehler behoben als auch neue Features eingebaut und Wartungen in verschiedenen Bereichen abgeschlossen.

Bugfixes

Bei Android Tablets  kam es manchmal dazu, dass sich einige POP-UP Fenster nicht schließen lassen konnten, was unser Team nun aber wieder behoben hat.

Für einige Nutzergruppen funktionierte die Anzeige von mehreren Terminen in den Monatskalendern nicht korrekt. Auch hierbei treten nun keine Probleme mehr auf.

Ein weiterer Bug ist im Druckmenü für Dokumente aufgetaucht. Dieser verursachte das Anzeigen von unlogischen Auswahloptionen, was demnach beseitigt werden konnte.

Ein letzter Fehler trat bei den Berechtigungen der Nutzergruppen auf. Alle Nutzer mit der Berechtigung „Überall Dokumente bearbeiten und löschen“ konnten dies nicht richtig durchführen. Nun kann dies aber wieder erledigt werden und ist nicht mehr nur auf die Standardgruppen QMB und Geschäftsführung beschränkt.

Neuerungen

Im Juli bekam das eQMS insgesamt zwei neue Features:

Im Setup kann der User nun einstellen, dass die Kontextmenüs im Diagrammeditor kleiner dargestellt werden. Dies hat den Sinn, die Bedienbarkeit für Nutzer mit kleineren Bildschirmauflösungen zu verbessern und die Arbeit für unsere Kunden mit dem eQMS so angenehm wie möglich zu gestalten

Die zweite Neuerung befindet sich im Bereich der Druckansicht.
Von Diagrammen wird nun dort der Dokumententyp in der Kopfzeile anzeigt. Somit erhält der Nutzer diese Information direkt auf den ersten Blick und muss nicht danach suchen.

Wartung

Neben den Bugfixes und neuen Features werden bestehende Funktionen regelmäßig gewartet und somit verbessert.

Zum einen hat das eQMS-Team die Geschwindigkeit für die Anzeige des Tabs „Ereignisse“ auf der Startseite erhöht bzw. die Anzeigegeschwindigkeit im Allgemeinen beschleunigt, wodurch deutlich Zeit gespart werden kann.
Zum anderen besitzt das eQMS nun einen neuen Testserver für LDAP Verbindungen, was neue Möglichkeiten bereit hält.

Update: Neuerungen und Bugfixes im Juni

Im Juni haben sich zahlreiche Verbesserungen und kleine Fehlerbehebungen von unserem eQMS angesammelt. Diese wurden unter anderem in dem Bereich Adressen und auf der Startseite durchgeführt.

Startseite

Auf der Startseite ist ab sofort ein neuer Tab verfügbar, welcher sich „Ungelesene Dokumente“ nennt. Somit wird direkt angezeigt, was noch zu tun ist und wird nicht vergessen oder übersehen.

Auf der Startseite gibt es einen neuen Tab "Ungelesenen Dokumente"

Tab „Ungelesene Dokumente“

Außerdem kann ein Nutzer mit verschiedenen Berechtigungen einstellen, welche Nutzergruppe welche Tabs auf der Startseite sehen darf. Somit kann noch differenzierter und genauer gearbeitet werden.

Hinzu kommt, dass unser Team es geschafft hat, die Ladezeit der Box mit den Ereignissen stark zu verringern.

Adressen

Auch im Bereich Adressen wurden vielerlei Verbesserungen vorgenommen.

In der Adressübersicht gibt es nun den neuen Link „Kategorien bearbeiten“, wodurch diese direkt angepasst werden können. Je nachdem welche Kategorie aktiv ist, blendet jetzt die Adresseingabe die dynamischen Edit-Felder ein oder aus.

Des Weiteren sind ab sofort die Standard-Typen „supplier“, „producer“ und „test-institute“ fest mit den Funktionen in EOS und MUP vernetzt. Dies sorgt für eine angenehmere Arbeitsweise und eine leichtere Handhabung.
Hinzu kommt, dass die Produktsuche in EOS erweitert wurde und hier nun auch nach allen LF-Feldern gefiltert werden kann, was die Suche dementsprechend enorm vereinfacht.

Außerdem ist nun die Adresssuche gefixt und die Buttons haben ein neues Design erhalten. Hier können nun die Kategorien beliebig kombiniert werden, wodurch der Nutzer mehr Möglichkeiten erhalten.

Schließlich hat unser Team an drei CSV Importen gearbeitet: Zum einen wird MPU den neuen Kategorien zugewiesen , funktioniert aber trotzdem wie bisher. Des Weiteren können mit ADR nun sämtliche dynamisch erstellten Felder gemappt und zugewiesen werden. Der dritte CSV Import USR ist inklusive LDAP. Hier kann man jetzt zusätzlich das Namenskürzel importieren.

Kleine Verbesserungen

Für Nutzergruppen gibt es ab sofort die neue Berechtigung „Dokumente kopieren“. Das bedeutet, dass jede Gruppe mit diesem Recht, was zum Start alle automatisch besitzen, Dokumente kopieren darf, die gelesen werden können.
Für Bestandskunden ändert sich hierbei nichts. Die QMB können dies jetzt aber abschalten.

Eine weitere Verbesserung ist, dass Berechtigungen nun auch ohne ein Logout neu eingelesen werden, wenn diese einer Gruppe hinzugefügt wurden. Hierfür muss lediglich die Startseite aufgerufen werden.

Für die Dokumente hat das eQMS-Team ab sofort zwei neue Dateitypen freigeschaltet. Hier können nun auch ods und odt verwendet werden.

Als letztes haben wir mehrere Spalten ergänzt, damit unsere Kunden noch genauer arbeiten können.
Die Übersicht der Nutzer im Setup wurde jeweils durch die Spalten „Namenskürzel“, „Telefon Mobil“ und „Telefon Geschäftlich“ ergänzt.
Auch die Druckansicht haben wir mit „Stellen & Arbeitszeiten“, „Organisation & Nutzer“ und „Nutzerliste“ erweitert.
Schließlich bekam noch der Bereich Technische Geräte drei neue Spalten: „Messbereich“, „Genauigkeit“ und „Hersteller“.

Ergänzung der Spalten in der Nutzerübersicht

Ergänzung der Spalten in der Nutzerübersicht

Neue Spalten bei "Technische Geräte"

Neue Spalten bei „Technische Geräte“

 

Bugfixes

Auch die Fehler, welche sich im Juli eingeschlichen haben, hat unser Team erfolgreich behoben. Somit können all unsere Nutzer das eQMS wieder problemlos verwenden.

Im Bereich der Wiedervorlagen wurde ein Bug behoben, durch den nicht alle Wiedervorlagen auf der Seite angezeigt wurden.
Auch der Tabindex nach der Änderung der Ansicht der Workflows auf der Startseite ist nun wieder fehlerfrei.

Außerdem zeigt die Druckansicht nun wieder mehrseitige Diagramme an und die Listen von Verantwortlichen bei Ereignissen für Technische Geräte können wieder sortiert werden.

In der Nutzerverwaltung lassen sich Formulare nun auch ohne Angabe der E-Mailadresse speichern. Hier muss lediglich „-“ eingetragen werden und das Formular lässt sich sichern.

Schließlich wurden noch drei Bugs in der Nutzerübersicht korrigiert. Die  Listen sehen nun alle Nutzergruppen mit Zugang zum Bereich Setup.

Update: Neuerungen und Bugfixes im Mai

Im Mai hat unser Team  wieder einmal tatkräftig am eQMS gearbeitet.
Neben Neuerungen bei den Mess- und Prüfmitteln haben wir Fehler auf der Startseite und in den Checklisten beseitigt.

Nutzer

Bislang wurden ausgeblendete Nutzer dennoch in einigen Ansichten angezeigt. Dies hat sich nun geändert. Mitglieder, die als ausgeblendet markiert sind, zeigt das eQMS jetzt nicht mehr in der Monatsübersicht, in den Auswertungen sowie in der Übersicht der Druckoptionen an. Dies führt nun nicht mehr zu Verwirrungen bei der Planung und im Kalender.
Des Weiteren hat unser Team einige Icons aktualisiert, um diese passender zu gestalten.

Mess- und Prüfmittel

Ab sofort besteht die Möglichkeit für Ereignisse mehrere verantwortliche Personen einzustellen. Hierbei gibt es den Hauptverantwortlichen, die Vertretung und die Teammitglieder. Dafür wurde dementsprechend auch die Anzeige auf der Startseite und die Erinnerungen per E-Mail angepasst. Schließlich hat das Team einen Fehler behoben, wodurch der Nutzer  Prüfpläne nun auch wieder abwählen kann.

Mehrere Verantwortliche für Ereignisse

Checklisten

Einen weiteren Fehler hat das eQMS-Team bei den Checklisten beseitigt. Hier wurde beim Speichern einer Checkliste nur eine weiße Seite angezeigt. Dies geschieht ab sofort nicht mehr und die Listen können problemlos abgespeichert werden.

Startseite

Auch auf der Startseite kam in der Vergangenheit ein Fehler vor. Der Zähler für die Ereignisse hatte nicht mehr richtig gezählt. Dies funktioniert nun wieder einwandfrei und die Anzahl der Ereignisse wird richtig dargestellt.

Bugfix: Zähler der Ereignisse

Zähler der Ereignisse auf der Startseite

Adressen

Als letztes gibt es noch eine Neuerung im Bereich Adressen. Ab sofort besteht die Option neue Dokumente nun auch direkt in der Detailansicht hinzuzufügen. Somit spart man ein paar Klicks und ist flexibler.

Dokumente hinzufügen

Dokumente in Detailansicht hinzufügen

Update: Neue Features in Bereichen wie Setup, Dokumente und Wiedervorlagen

Im letzten Monat hat sich das eQMS-Team tatkräftig mit weiteren Verbesserungen unserer Software befasst. Hierbei wurde sowohl am Setup als auch beispielsweise in den Bereichen Feststellungen, Dokumente und Wiedervorlagen gearbeitet .
Hierdurch gewinnen alle unsere Nutzer neue Möglichkeiten die Arbeit mit dem eQMS zu erleichtern und übersichtlicher zu gestalten.

Neuerungen

Das Update für einen verbesserten Durchblick ist eine neue tabellarische Übersicht für Gliederungen. Die einzelnen Punkte sind nun klar geordnet und der User kann sich besser zurechtfinden.

Außerdem gibt es ab sofort eine neue Option im Setup. Diese ermöglicht das Ein- und Ausblenden der Gliederungen nur in der Navigationsleiste. Hierdurch können diese zum Beispiel stattdessen in den Übersichten behalten werden.

Auch in den Feststellungen hat sich etwas getan. In der Druckansicht werden zukünftig im Feld „Detailbeschreibung“ Seitenumbrüche erkannt und angezeigt, was bei der Bearbeitung eine große Hilfe sein kann.

Des Weiteren kann man nun in den Dokumentenlisten die Symbole direkt anklicken. Dadurch erhält der User sofort den zugehörigen Inhalt des Dokuments. Dies spart  Klicks und das Dokument muss nicht vorerst ausgewählt und geladen werden, um den Inhalt anzuzeigen.

Zudem gibt es ab sofort eine neue Option im Bereich der Technischen Geräte. Im Kontextmenü der Ereignisse der Technischen Geräte kann der User das Prüfprotokoll  direkt mit einem Klick drucken, was wieder ein wenig Zeit spart und Klicks minimiert.

Zusätzlich gibt es nun mehr Spielraum in der Datenbank. Falls bei einem Eintrag mal ein Fehler unterlaufen ist, kann man die Links zukünftig auch nachträglich bearbeiten und ändern ohne komplett neue anlegen zu müssen.

Letztlich hat das eQMS-Team auch an den Wiedervorlagen gearbeitet und eine neue Funktion hinzugefügt. Diese kann der Nutzer nun beliebig stoppen. Dadurch erhält man die Möglichkeit diese „Erinnerungen“ zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu aktivieren, ohne dass Daten verloren gehen oder sie gelöscht werden.

Update: Verbesserungen für Dokumente und Fehlerbehebungen

Nach dem größeren Update der neuen Wiedervorlagezyklen folgen nun erneut kleinere Verbesserungen im Bereich Dokumente, wodurch Ordnung geschaffen wird. Außerdem wurden mehrere kleine Bugs in den Bereichen Wiedervorlagen, Lesebestätigungen und Adressen behoben und verschönern somit die Handhabung des eQMS noch ein wenig mehr.

Neuerungen im Bereich Dokumente

Bislang konnten Dokumente mehrfach im System hinterlegt werden, was durch F5 und das Klicken von „OK“ möglich war. Diese hat das eQMS-Team nun abgeschafft, um Struktur und Ordnung zu schaffen. Des Weiteren erhält der Nutzer einen Hinweis, wenn dieser ein Dokument hochladen möchte, welches bereits vorhanden ist. Auch die Benachrichtigung bei Nichtübereinstimmung von Dokumententitel und Dateiname wurde bearbeitet. Sind also Dokument und Datei nicht gleich benannt, gibt es nun einen Button, um den Dateinamen bequem per Klick als neuen Titel einzufügen. Somit kann letztendlich ein wenig Tipparbeit und Zeit gespart werden.

Bugfix

Auch ein paar kleine Bugs haben unsere Entwickler wieder behoben. Im Bereich Wiedervorlagen konnten kurzeitig die Einstellungen „Download“ und „Lesebestätigung“ nicht zur gleichen Zeit genutzt werden – Diese funktionieren nun wieder einwandfrei. Des Weiteren sind bei den Wiedervorlagen Probleme mit dem Workflow aufgetreten, was unser Team auch wieder korrigiert hat.  Außerdem wurde ein Fehler im Bereich „Mehrere Lesebestätigungen für einen Mitarbeiter gleichzeitig erteilen“ beseitigt und im Bereich Adressen funktioniert die Suche nach Tags auch wieder tadellos.

Update: Neue Datenbank für Wiedervorlagen

Neben den zahlreichen kleinen Verbesserungen, an denen das eQMS-Team immer wieder täglich arbeitet, konnte nun eine ganz neue Funktion veröffentlicht werden.

eQMS besitzt ab sofort eine Datenbank für Wiedervorlagen, mit der für mehrere Dokumente und Nutzer gleichzeitig individuelle Aufgaben in zeitlichen Intervallen festgelegt werden können. Ganz knapp gesagt, ist es eine umfangreiche Erinnerungsfunktion.

Diese ist im eQMS im Bereich QM-Tools unter Zusätzliche Funktionen zu finden. Dort gibt es einmal den Punkt Überblick über die Wiedervorlagezyklen, um eine Übersicht aller aktuell laufenden Zyklen und deren Fortschritt zu erhalten und den Punkt Wiedervorlagen verwalten, indem man diese bearbeiten, stoppen oder starten kann.

Funktion Wiedervorlagezyklen

Jetzt stellt sich die Frage: Was kann man alles mit dieser neuen Funktion machen?
Im eQMS gibt es eine Benutzerliste sowie eine Dokumentenliste. Einige dieser Dokumente müssen jedoch in regelmäßigen Abständen von bestimmten Nutzern überprüft werden. Bislang konnte diese Aufgabe über mehrere Schritte an die zugehörigen Nutzer verteilt werden, musste jedoch jedes Mal wiederholt werden.
Nun kann man sich diese Arbeit sparen, da dies die neue Zyklus-Funktion übernimmt.
Im Zyklus können mehrere Dokumente mehreren Personen zugeteilt werden, welche diese prüfen sollen. Außerdem ist ein Zeitraum von beispielsweise 2 Jahren einstellbar, nach dem der Wiedervorlagenzyklus die zugeteilten Mitarbeiter selbstständig erinnert.

Um also so einen Zyklus zu erstellen, klickt man einfach auf den Punkt Wiedervorlagen verwalten und darunter auf Wiedervorlage erstellen. Nun können individuell die Dokumente, Nutzer, Aufgaben und die Zyklusdauer eingestellt werden.

Wiedervorlagezyklus erstellen

Damit man letztendlich den Überblick über den Fortschritt der Aufgaben behält, welcher Nutzer seine Aufgaben bereits erfüllt hat und welche noch offenstehen, muss man nur den Punkt Übersicht über die Wiedergabezyklen auswählen und erhält alle wichtigen Informationen.

Fortschritt der Aufgaben

Offene Aufgaben

 

Erleichtern Sie sich also nun Ihre Arbeit und erstellen Sie Ihre ersten Zyklen für Wiedervorlagen!

Update: Fehlerbehebung und Neuerungen für Dokumente

Das eQMS-Team arbeitete wieder kontinuierlich an unserer Software und konnte erneut weitere Verbesserungen veröffentlichen. Dazu gehören ein Bugfix beim Anzeigen von Tabellen und Erweiterungen im bei Dokumenten und Dateien.

Neue Berechtigung für Feststellungen

Damit das Unternehmen Kontrolle über seine Mitarbeiter besitzt, gibt es im eQMS Möglichkeiten die verschiedensten Berechtigungen zu verteilen.
Nun ist eine Berechtigung hinzu gekommen:
Für alle Gruppen, die die Berechtigung besitzen alle Feststellungen zu lesen, gibt es ab sofort eine weitere Einstellung: „Feststellungen bearbeiten und löschen“. Dadurch ist es nun möglich die Feststellungen auf Wunsch nur noch lesbar zu machen und eine Bearbeitung zu verhindern.

Word Templates

Auch für dotx Dateien gibt s ein neues Feature. Diese wurden bislang nicht direkt im eQMS angezeigt, was oftmals sehr umständlich war. Doch dies wird jetzt erleichtert.
Word Templates werden nun ebenfalls direkt angezeigt und können zudem nun auch kopiert werden.

Excel-Dokumente im Office-Modus

Wir möchten unseren Nutzern die Arbeit mit dem eQMS so angenehm wie möglich gestalten. Somit hat das eQMS-Team an der Lesbarkeit gearbeitet, um diese zu verbessern.
Excel-Dokumente werden zukünftig im Office-Modus angezeigt und nicht mehr, wie bislang, als PDF im A4-Format.

Druckfunktion für QR-Codes

Auch für QR-Codes veröffentlichte unser Team eine Erweiterung. Es gibt nun eine neue Druckfunktion, wodurch Bewertungen für Checklisten mittels eingesanntem QR-Code direkt durchgeführt werden können.

Bugfix Tabellen

Da sich das Team vom eQMS stets bemüht, die Software fehlerfrei zu gestalten, nahmen die Entwickler noch einen Bugfix vor. Des Öfteren traten Fehler auf, wenn sich mehrere Tabellen auf einer Seite befanden. Dieser wurde nun behoben und Sie können sich wieder zahlreiche Tabellen auf einer Seite anzeigen lassen.

Update: Verbesserungen in den Bereichen Setup und Feststellungen

In den Bereichen Setup und Feststellungen hat unser Team  wieder einige Änderungen vorgenommen. Somit ist die Arbeitsweise mit dem eQMS noch angenehmer und Sie können noch weitere individuelle Einstellungen vornehmen.

Verbesserung der Optionen von Mails im Setup

Bislang konnte jeder Nutzer alle Optionen zum Versenden von Mails im Setup überarbeiten. Dadurch kam es eventuell manchmal zu ungewollten Änderungen.  Einen solchen Fall möchten wir jetzt vorbeugen. Wir haben die Einstellungen für das Senden der Mails so angepasst, dass nicht mehr jeder Nutzer alle Optionen verändern kann. Somit kommt es nicht mehr zu unerwünschten Veränderungen der Mail-Optionen.

Fehlerbehebung in den Feststellungen

In einigen Fällen konnten nicht immer alle Kurzbeschreibungen optimal gespeichert werden. Wenn man Sonderzeichen benutzte, trat leider ein Fehler auf und der Text wurde nicht korrekt gesichert. Dieses Problem haben wir nun behoben. Somit können Sie ab sofort bedenkenlos auch Sonderzeichen in Ihren Kurzbeschreibungen verwenden.

Neue Verschlüsselung der LDAP Verbindungsdaten

Das eQMS kann Ihnen nun noch mehr Sicherheit garantieren. Die LDAP Verbindungsdaten werden ab jetzt in einer neuen Verschlüsselungsmethode gespeichert – diese wurde auf Sodium umgestellt.

Erweiterung der Nutzerverwaltung

Wir bieten Ihnen fortan die Möglichkeit eigene Namenskürzel an die Nutzer zu vergeben. In der Nutzerverwaltung in den Bereichen „Profil bearbeiten“ und „Stammdaten aller Nutzer gleichzeitig ändern“ können Sie die Kürzel vergeben und festlegen. Diese werden dann in den Feststellungen anstelle der automatischen Namenskürzel angezeigt.

Update Dokumente: Mehr Einstellungen für einzelne Nutzer und bessere Ansichten

Neuerungen im eQMS ab 26.01.2022

Wir haben erneut weitere Verbesserungen in unserem eQMS vorgenommen, die in Ihrem Qualitätsmanagement noch weitere individuelle Anpassungen ermöglichen.

Automatische PDF-Ansicht für hochgeladene Dokumente

Bisher blieben Office-Dokumente, die „nur hochgeladen“ wurden, in ihrem ursprünglichem Dokumententyp. Dies ändert sich jedoch durch das neue Update. Für jedes solcher Dokumente erstellt eQMS zukünftig zusätzlich eine PDF, was für eine einheitliche Ansicht sorgt.

Update für die Auswahlmenüs von Verbänden und ERFAs

Im eQMS haben wir die Auswahlmenüs sowohl für die Zentralen als auch für alle Mitglieder von Dokumenten überarbeitet. Zukünftig glänzen diese in neuer Logik, sodass Sie die Zuordnung einfacher und schneller durchführen können.

Separate Einstellmöglichkeiten im Setup Firma

Im Firma-Setup gibt es ab sofort mehr individuelle Einstellungen für jeden User. Für jeden Nutzer kann einzeln entschieden werden, ob E-Mails bei durchgeführten Änderungen verschickt werden sollen oder nicht. Dies gilt für Überarbeitungen an Dokumenten, Kommentaren, Prüfungen oder auch Freigaben. Selbstverständlich können Sie die Buttons auf Wunsch auch ein- und ausblenden.

Komplette Pfadansicht für besseres Verständnis

Wenn Sie nun ein Dokument bearbeiten, können Sie sich im Tab „Verknüpfungen“ die kompletten Pfade aller Gliederungspunkte anschauen. Sie müssen lediglich Ihren Mauszeiger darüber bewegen, wodurch Sie die einzelnen Punkte einfacher nachvollziehen können.

Update System: fünf Wartungsupdates

Im eQMS gab es gestern fünf Updates:

  • einige Links in E-Mails und anderen Bereichen des eQMS wurden für Inhouse Installationen angepasst
  • es wurde ein Fehler im LDAP Bereich korrigiert
  • das eQMS wurde so angepasst, dass es auch mit der neusten Version von LibreOffice funktioniert
  • es wurde ein Fehler im Office behoben durch den bestimmte Dokumente nicht gespeichert werden konnten
  • es wurden Anpassungen vorgenommen, damit das eQMS künftig ein frisches Aussehen bekommen kann

Update Setup: Drei neue Optionen für die Dokumentenlenkung

Im Setup Bereich „Sonstiges“ gibt es einen neuen Tab „Dokumente“ mit drei neuen Optionen mit denen man festlegen kann, ob Dokumente von den Nutzern durch Klick auf den Namen heruntergeladen werden dürfen oder nur noch direkt online per PDF Vorschau angezeigt werden.

Außerdem kann man nun wählen ob es eine Auswahlmöglichkeit für Benachrichtigungen per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten oder Prüfungen/Freigaben/Kommentare geben soll.

Update Dokumente: Dokumentenlisten beschleunigt

Wenn in Dokumentenlisten viele zusätzliche Tabs für eine zweite Gliederung angezeigt wurden, führte dies zu einer längeren Ladezeit, je nachdem wieviele Dokumente und Tabs dargestellt werden mussten. Die Darstellung wurde nun so verändert, dass der jeweilige Inhalt der Tabs nur noch geladen wird, wenn dieser wirklich angeklickt wurde. Dies führt zu einer deutlichen Beschleunigung der Darstellung.

Zudem wurde ein Bug beseitigt durch den die Buttons zur Übersicht der Workflows im Formular zum Hinzufügen von Dokumenten nicht mehr angezeigt wurden.

Update Dokumente: Dateien per Nachricht verschicken

Es ist jetzt möglich Dokumente per E-Mail aus dem eQMS zu verschicken.  Wählen Sie dafür im Kontextmenü des Dokumente „Nachricht senden (Dokument anhängen)“.

Das bereits bekannte Formular für Nachrichten wurde so angepasst, dass man nun die angehangenen Dokumente unter dem Text sehen und bei Bedarf entfernen kann. Mit einem Klick auf das „+“ Symbol lassen sich nun zudem mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und verschicken.

Wenn Sie die Nachricht an externe Person senden wollen gibt es nun ein Feld zur Eingabe der E-Mail Adresse (mehrere Empfänger lassen sich mit Semikolon trennen).

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