Update Qualifikationen: Einarbeitungspläne inkl. allen Dokumenten

Im Bereich „Qualifikation“ – „Stellenprofile“ kann man sich jeweils Einarbeitungspläne mit oder ohne Verantwortlichkeiten ausdrucken lassen.

Bisher wurden dort nur die dem jeweiligen Stellenprofil direkt zugeordneten Dokumente angezeigt. Nun werden zudem auch die Dokumente aufgelistet, welche den Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen des Stellenprofils zugeordnet sind.

Update Adressen: Newslettertool

Im Bereich Adressbuch gibt es jetzt ein Werkzeug um leichter Benachrichtigungen an die von ihnen im eQMS hinterlegten Anschriften versenden zu können. Klicken Sie dafür in der Übersicht der Adressen auf „Newsletter Tool„.

Auf der folgenden Seite sehen Sie eine Übersicht aller Anschriften und Ansprechpartner. Im Formular darunter hat man die Möglichkeit einen Betreff und Inhalt der E-Mail hinterlegen zu können. Auch eine Eingrenzung nach Personen mit und ohne E-Mailadresse ist möglich.

Klicken Sie auf „Angaben übernehmen„. Anschließend reicht ein Klick auf den Namen der jeweiligen Person damit sich Ihr Standard E-Mailprogramm öffnet. Die Empfängeradresse, der Betreff, die Anrede sowie der Text sind dann bereits automatisch vorausgefüllt.

Bugfix Dokumente: Verbesserungen im Workflow

Es gab einige Verbesserungen am Freigabeworkflow:

  1. Es können jetzt auch erneut Lesebestätigungen gegeben werden (sollte man aber vermeiden).
  2. Workflows lassen sich nun zuverlässiger abbrechen.
  3. Dokumente werden nicht mehr automatisch für die Person die sie hinterlegt haben als gelesen gekennzeichnet. Dies muss künftig so wie bei allen anderen Nutzern erfolgen (je nach Einstellung).

Update Startseite: Zwei Dokumente anzeigen

Es ist jetzt möglich im oberen und unteren Bereich der Startseite jeweils den Inhalt von online erstellen Dokumenten und Grafiken/Diagrammen anzuzeigen.

Klicken Sie dafür in der Box mit den Optionen auf „Dokumente für Position 1 (oben) und Position 2 (unten) festlegen“.

Die Dokumente werden entsprechend den eingestellten Berechtigungen angezeigt d.h. wer keine Leseberechtigung besitzt bekommt aus auch nicht angezeigt.

Zudem können die Dokumente nur über den regulären Weg im eQMS gelöscht werden. Wenn man die Dokumente durch einen neuen Revisonsstand ersetzt, dann wird dieser automatisch auch auf der Startseite angezeigt.

Update Dokumente: Übersicht über alle aktuellen und beendeten Workflows

Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht aller Workflows“ gibt es nun eine tabellarische Auflistung aller abgelaufenen und aktuellen Workflows inkl. aktuellem Zwischenstand.

Über die Filterfunktion können sie nach konkreten Workflows oder Dokumenten suchen. Über die Spalte „Tage“ lässt sich erkennen welche Workflows immer wieder ins stoppen geraten sind und welche Workflows gut laufen. Auch die konkreten Teilschritte werden angezeigt.

Bei Bedarf lassen sich alle verfügbaren Details und Optionen einblenden.

Bugfix Auditplan: Neurevisionen von Dokumenten

Wurden einem Auditplan bestimmte Revisionsstände von Dokumenten zugeordnet, anschließend die Dokumente aktualisiert und dann die einzelnen Punkte des Auditplanes erneut bearbeitet, dann „verschwanden“ die bereits aktualisierten Dokumente aus dem Auditplan.

Der Effekt kam zustande, weil im Auditplan immer nur die aktuellen Revisionen der Dokumente aufgelistet wurden.

Dies wurde jetzt geändert. Es werden nun auch bereits zugeordnete und inzwischen archivierte Dokumente im Formular zum Bearbeiten einzelner Punkte des Auditplanes aufgeführt.

Darüber hinaus wird nun klar gekennzeichnet wenn ein Dokument zwischenzeitlich archiviert wurde. Die Kennzeichnung erfolgt auch in der Druck- sowie der Detailansicht des Auditplanes.

Im Tab „Dokumente“ des Formulars zum Bearbeiten der Punkte des Auditplans wurde zudem nicht die korrekte Anzahl der zugeordneten Dokumente angezeigt. Auch dies wurde korrigiert.

Update System: E-Mail Gestaltung und kleinere Verbesserungen

Die Gestaltung der E-Mails  die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:

Interne Nachrichten

    • neues E-Mail Design für Interne Nachrichten

Aufgaben

    • neue E-Mail Designs für Aufgaben: hinzugefügt, aktualisiert, erledigt, gelöscht
    • neue Icons
    • Bearbeitungsformular optisch angepasst
    • Betreffzeilen leicht angepasst

Dokumente

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei Kommentaren für Dokumente
      2. Benachrichtigung bei Prüfungen für Dokumente
      3. Benachrichtigung bei Freigaben für Dokumente
      4. Benachrichtigung beim Erhalt von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      5. Benachrichtigung beim Aktualisierungen von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      6. Benachrichtigung beim Entzug von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      7. Benachrichtigung beim Hinterlegen von neuen Dokumenten
      8. Benachrichtigung beim Aktualisieren von Dokumenten (neuer REV)
      9. Benachrichtigung beim Aktualisieren von z.B. Titel/Verknüpfungen von Dokumenten
      10. Benachrichtigung beim Erreichen von neuen Teilschritten im Workflow
      11. Benachrichtigung beim Erledigen von Bedingungen aus dem Workflow
    • neue Anzeige für Revisionsstand des Dokumentes in der E-Mail
    • neue Anzeige ob eine Lesebestätigung für das Dokument angefordert wurde
    • neue Anzeige bei Änderung der Berechtigungen (Zugriff/Aktualisierung/Entzug)

Forum

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei neuen Themen
      2. Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
    • Anpassung der Farbe für die Buttons:
      1. Zusammenfassung bearbeiten
      2. Bearbeiten
      3. Zitieren

Bugfix Dokumente: Druckmenü

Das Druckmenü für Dokumente wurde angepasst. Bisher musste man immer zuerst auf „Auswahl anzeigen“ klicken. Anschließend funktionierte dann der „Druckansicht aufrufen“ Button.

Der „Druckansicht aufrufen“ Button funktioniert von nun an direkt. Zudem wurden die Buttons mit 1. und 2. nummeriert.