Kategorie: Kommunikation

Update: Neuerungen im März

Neu im März: Entwürfe und Veröffentlichungen für neue Dokumente, Freigabeworkflows, Archiv, Suche und Papierkorb

1. Entwürfe und Veröffentlichungen

Jeder Nutzer kann in Zukunft beliebig viele Entwürfe von Dokumenten anlegen, überarbeiten und als Entwurf speichern.

Möchte ein Nutzer seine geänderte Version veröffentlichen, muss er das betreffende Dokument nach der Bearbeitung an eine oder mehrere vorher für den Bereich festgelegte Personen (nach Verantwortlichkeit oder Nutzergruppe) zur Überprüfung „einreichen“.

Das eQMS informiert die zur Veröffentlichung berechtigten Personen automatisch per E-Mail und auf der Startseite zum eingereichten Entwurf. Sie können das Dokument dann entweder direkt veröffentlichen (und Berechtigungen einstellen) oder es in einen Freigabeworkflow schicken.

Der Revisionsstand erhöht sich mit der Freigabe automatisch direkt um 1, sobald jemand ein bereits veröffentlichtes Dokument bearbeitet und als Entwurf speichert.

Die berechtigte Person, die die Veröffentlichung durchführt, kann zugleich bei Bedarf den Revisionsstand manuell anpassen.

2. Freigabeworkflows

Im Bearbeitungsmenü für Dokumente können Sie ab jetzt zusätzlich auch direkt Freigabeworkflows anlegen und auswählen.

Dafür gibt es jetzt einen Eingabewizard, der Fehleingaben verhindert.

Sie können Dokumente jetzt auch direkt im Freigabeworkflow bearbeiten, solange das Dokument innerhalb des Workflows noch nicht freigeben oder veröffentlicht wurde. Wir haben für Sie den Verlauf im Freigabeworkflow übersichtlicher dargestellt.

3. Archiv

Im Archiv werden jetzt aufgelistet und farbig sowie mit Hinweisbuttons dargestellt:

  • Entwürfe
  • zur Veröffentlichung eingereichte Dokumente
  • veröffentlichte Dokumente
  • archivierte Dokumente

4. Suche

Über die globale Dokumentensuche können nun auch archivierte Dokumente gefunden werden. Hierfür muss die Berechtigung für das Archiv vorhanden sein.
Zudem können von Nutzern mit der Berechtigung „alle Dokumente lesen/bearbeiten“ auch gelöschte Dokumente in der Suche gefunden werden.

5. Papierkorb für Dokumente

Dokumente werden nicht mehr wie bisher direkt gelöscht, sondern stattdessen in einen Papierkorb verschoben und nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Sowohl beim Löschen einzelner Dokumente als auch beim Löschen mehrerer Dokumente, gleichzeitig hat man nun die Wahl ob man nur den aktuellen Revisionsstand oder alle Entwürfe und Revisionsstände des Dokumentes auf einmal in den Papierkorb verschieben möchte.
Es gibt eine Übersicht für alle Dokumente im Papierkorb mit der Möglichkeit diese wieder aus dem Papierkorb herauszuholen oder sie direkt zu löschen.

6. Sonstiges

In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Link „Download dieses Revisionsstandes (0) ohne die Platzhalter auszutauschen“.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im November

Neue Funktionen

Unser Team hat im November insgesamt sechs neue Funktionen für das eQMS erstellt. 

1. Unter Formular „Dokument bearbeiten/hochladen“ können Sie jetzt unter dem Menüpunkt Verknüpfungen sämtliche Gliederungspunkte auf einmal selektieren. („Alle anzeigen“)

Reiter: Verknüpfungen - "Alle anzeigen"

2. Die Anzeige der Platzhalter im Bearbeitungsmodus von Dokumenten ist ab sofort individuell sortierbar und so kann man filtern.

3. Beschreibungen der Abschnitte und Fragen von Prüfplänen für technische Geräte können Sie jetzt ebenfalls mit dem HTML-Editor bearbeiten. So ist es nun auch möglich, Formatierungen, Farben, Links und externe Videos einzubetten. Alte Icons haben wir für Sie ausgetauscht.

4. Man kann jetzt im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig bearbeiten“ mehreren Nutzern gleichzeitig Aktivierungsmails für Passwörter zuschicken und die alten Passwörter werden deaktiviert.

5. Inhouse Kunden können jetzt einen Proxy-Server angeben für die Verbindungen in das Internet für z.B. die RSS Feeds.

6. Auch im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“ gibt es eine neue Funktion: Beim Aktualisieren von Nutzerstammdaten werden geänderte Werte nach erfolgter Synchronisierung jetzt einzeln aufgeführt. Außerdem können Sie die Übersicht der Änderungen jetzt auch ausdrucken.


Änderungen

Zusätzlich haben wir die folgenden praktischen Änderungen vorgenommen:

1. Gliederungen, die im Hauptmenü ausgeblendet sind, werden ab sofort auch in der Übersicht einer Export Datei nicht mehr angezeigt (Übersicht einer Gliederung -> „Diesen Gliederungspunkt sichern“)

Gliederungspunkte ausblenden

2. Für Inhouse Installationen haben wir die Möglichkeit ergänzt, komplette Gliederungen inkl. Dokumente als Vorlage zu markieren und damit zu duplizieren (Setup – Gliederungen – Vorlage für Gliederung wählen – in Detailansicht der Gliederung „Gliederung inkl. Dokumenten kopieren“ klicken)

3. Die Suche nach Nutzern für Teilaufgaben in den Feststellungen funktioniert nun auch mit Teilen des Namens.

4. Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ kann man ab sofort in der Fußzeile einen frei definierbaren Revisionsstand festlegen. Dieser ist per Knopfdruck für alle Dokumente einheitlich festlegbar. (anschließend noch auf „Angaben speichern“ klicken)

Revisionsstand manuell ändern

Bugfixes

In diesem Monat wurde im Setup Bereich ein wichtiger Bugfix durchgeführt:

1. „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“: In einigen Fällen wurde die Änderung der E-Mail Adresse nicht korrekt festgestellt. Dies wurde behoben.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im Oktober

Neue Funktionen

Auch der Oktober brachte einige praktische Neuerungen und Features im eQMS mit sich. Unser Team beschäftigte sich vor allem mit der Verbesserung der Bereiche Feststellungen, Expressbewertungen und Setup sowie dem Thema Einbindung von Videos.

1. Die erste neue Funktion erlaubt es jetzt Videos (in den Formaten MP4/OGG/WEBM) direkt im Inhalt Tab der Dokumente anzuzeigen. Zusätzlich funktioniert diese Einbindung auch auf der Startseite.
Hier kann man dies genauso wie bisher für Diagramme einfach in den Einstellungen festlegen. Das gilt auch für bereits vor längerer Zeit hochgeladene Videos. Das eQMS erkennt diese automatisch und zeigt sie an.

2. Zudem wurde im Bereich Feststellungen eine Funktion eingefügt, die es ermöglicht für neue Feststellungen individuelle Vorlagen zu hinterlegen.
Dies gilt im Einzelnen für die Textboxen „Detailbeschreibung“, „Maßnahme im Detail“ und „Bewertung der Maßnahmen“. Hierzu gibt man einfach den gewünschten Text ein und klickt anschließend unter der Textbox auf den Button „Text als Vorlage für diese Box“.
Zur Wiederherstellung des Standardtextes klickt man einfach auf das Mülltonnensymbol unter der Textbox.

3. Außerdem kann man jetzt direkt zu geplanten Schulungen Dokumente hinterlegen. Das funktioniert jetzt auch ohne Drag&Drop.

4. Expressbewertungen kann man jetzt kopieren und die Fragen können bearbeitet werden. Außerdem kann man jetzt wählen, ob mit „Daumen“ oder „5 Sternen“ bewertet werden soll. Es können beliebig viele Expressbewertungen im System hinterlegt und bereits vor der nächsten Expressbewertung ausgewählt werden.

5. Im „Setup“- Bereich wurden einige Neuerungen eingefügt. Man kann jetzt in der „Nutzerverwaltung“ im Bereich „Mehrere Nutzer gleichzeitig mehreren Gliederungspunkten zuweisen“ zusätzlich auswählen, ob Lesebestätigungen angefordert und E-Mails versendet werden sollen.

6. Im Bereich „Sonstiges“ sind nun eigene Anpassungen für die Darstellung des Firmenlogos in der Navigationsleiste per CSS-Codes möglich. Das Logo wird bis zum Rand gestreckt.

7. Außerdem gibt es eine neue Berechtigung zur Auswahl, um Einträge im Bereich „Adressen“ bearbeiten zu dürfen.

8. In der „Übersicht der Mess- und Prüfmittel“ gibt es jetzt zusätzlich die Spalte „Zusatzinfo 3“.

 

Änderungen

Zusätzlich zu den neuen Funktionen wurden von unserem Team auch mehrere praktische Änderungen durchgeführt.

1. So wurde beispielsweise die Textgröße für QR-Codes von Mess- und Prüfmitteln angepasst.

2. Die Kommentarfunktion für Dokumente wurde angepasst. Eingeführt wurde die Einschränkung, dass nur noch Nutzer, die gleichzeitig auch die Berechtigung für den Tab „Kommentare“ in den Details der Dokumente besitzen, Kommentare zu den jeweiligen Dokumenten schreiben können.

3. Aus technischen Gründen wurden die alten Icons für die Kategorien der Kalender entfernt. Stattdessen kann man nun die Farben komplett frei wählen. Außerdem wurde die Seite zum Einstellen der Kalenderkategorien im Setup überarbeitet.

 

4. In der Terminliste wurden die neuen Spalten „Kategorien“ und „Uhrzeit“ hinzugefügt.
Testweise wurde in den Kalender ein Tool zur Zeiterfassung von Projekten eingebaut. Dieses ist nach Kategorien sortiert. Bitte geben Sie dem Support Bescheid, wenn sie diese Funktion testen wollen.

 

Bugfixes

Unser Team hat auch in diesem Monat einige aufgetretene Fehler behoben.

1. Im Kalender wurde ein Bug entfernt, der beim Hinzufügen von Terminen für andere Nutzer auftrat. Jetzt ist wieder der Nutzer vorausgewählt und nicht mehr man selbst.

2. Im Formular „Dokument bearbeiten“ im Tab „Berechtigungen“ wurde ein Bug entfernt, der Änderungen bei Lesebestätigungen/E-Mail-Benachrichtigung für bestimmte Nutzergruppen, diese teilweise auch global für andere Nutzergruppen anwendete.

3. Im Formular „Dateizugriff bearbeiten“ in der Nutzerverwaltung wurde ein Bug entfernt, der nach der Auswahl eines bestimmten Dokumententyps Probleme beim Abspeichern verursachte.

4. Der Seitenaufbau für Kunden hohem Datenvolumen wurde stark beschleunigt.

5. Außerdem wurde in der Nutzerverwaltung im Bereich „Profil bearbeiten“ – „Gliederungen“ ein Bug behoben, durch den Einträge gelegentlich „verschwanden“.

6. Der Zähler für ungelesene Dokumente auf der Startseite funktioniert jetzt wieder korrekt.

7. Die Verlinkung von HTML-Dokumenten in internen Nachrichten funktioniert jetzt ebenfalls einwandfrei.

Update Nachrichten: Protokoll für den E-Mail Versand

Es gibt im Bereich „Interne Nachrichten“ jetzt die Option „Protokoll öffnen„. Dort werden alle in den letzten Wochen über das eQMS vom jeweiligen Nutzer per E-Mail verschickten Nachrichten aufgelistet. Es wird angezeigt ob die Nachrichten erfolgreich verschickt wurden, ob sie noch auf den Versand warten, oder ob es eine Fehlermeldung gab (inkl. Details).

Update Dokumente: Dateien per Nachricht verschicken

Es ist jetzt möglich Dokumente per E-Mail aus dem eQMS zu verschicken.  Wählen Sie dafür im Kontextmenü des Dokumente „Nachricht senden (Dokument anhängen)“.

Das bereits bekannte Formular für Nachrichten wurde so angepasst, dass man nun die angehangenen Dokumente unter dem Text sehen und bei Bedarf entfernen kann. Mit einem Klick auf das „+“ Symbol lassen sich nun zudem mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und verschicken.

Wenn Sie die Nachricht an externe Person senden wollen gibt es nun ein Feld zur Eingabe der E-Mail Adresse (mehrere Empfänger lassen sich mit Semikolon trennen).

Update Interne Nachrichten: Auto-Sortierung verbessert

In der Übersicht der internen Nachrichten wurde die Funktion Nachrichten automatisch in passende Unterordner sortieren überarbeitet. Die Abfrage läuft jetzt stabiler und die Zugriffszeit wurde halbiert.

In der Übersicht der internen Nachrichten können automatisch Unterordner für die Mitarbeiter des Betriebs erstellt werden. In diese Unterordner können Sie anschließend mit nur einem Knopfdruck sämtliche Nachrichten des Posteingangs verschieben.

Update Interne Nachrichten: Ansicht aktualisiert

Im Bereich Interne Nachrichten wurde die Ansicht überarbeitet. Die Ordner werden nun wie bei einem E-Mail Programm in einer Box links von den Auflistungen der Nachrichten angezeigt. Das Ordner-Symbol von Ordnern die Nachrichten enthalten ist „gefüllt„, Ordner ohne Nachrichten haben ein „leeres“ Symbol.

Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird jeweils in einer Box mit blauem Hintergrund hervorgehoben.

Update System: Fehlerhafte E-Mails zurück an Absender

Falls vom eQMS verschickte E-Mails nicht zugestellt werden können, weil die z.B. E-Mailadresse des Empfängers falsch in den Einstellungen hinterlegt wurde, dann gehen die Fehlermeldungen von nun an nicht mehr zurück an den eQMS Server, sondern an die E-Mailadresse des Absenders.

Falls Sie z.B. nach dem Hinterlegen eines Dokumentes gehäuft E-Mails erhalten, dann kontrollieren Sie bitte den Inhalt dieser Nachrichten. Oft wird dort bereits auf falsch geschriebene E-Mailadressen oder volle Postfächer hingewiesen. Bitte passen Sie dann die Einstellungen für die betroffenen Nutzer in der Nutzerverwaltung an.

Update Nachrichten: Löschfunktion verbessert

Das Verhalten der Löschfunktion von (mehreren) Mitteilungen im Bereich „Interne Nachrichten“ wurde angepasst:

  1. es gibt in den Optionen der jeweiligen Nachrichtenordner jetzt zusätzlich die Wahlmöglichkeit „Markierte Nachrichten sofort und endgültig löschen„
  2. die Option „Markierte Nachrichten löschen“ wurde umbenannt in „Markierte Nachrichten in den Papierkorb verschieben„
  3. in den Kontextmenüs der Nachrichten wurde die Option „Nachricht löschen“ in „Nachricht in Papierkorb verschieben“ umbenannt
  4. es wird nun automatisch der Ordner aufgerufen in den Nachrichten verschoben wurden

Update System: Auswahlboxen durchsuchbar

In allen Auswahlboxen mit mehr als 10 Einträgen wird nun automatisch ein Suchfeld mit dessen Hilfe man die Anzahl der Suchergebnisse bequem einschränken kann. Dies ist vor allem bei besonders langen Listen hilfreich z.B. wenn man einer Feststellung oder einem Titel in der Fachliteratur Datenbank ein Dokument zuordnen möchte.

Update System: Sortierbare Listen beschleunigt

Der Seitenaufbau für alle sortierbaren Listen im eQMS mit sehr vielen Einträgen (mehr als 500) wurde stark beschleunigt. Die Drag&Drop Funktion wurde deaktiviert. Bitte nutzen Sie weiterhin die neuen blauen Pfeile um die Einträge zu verschieben.

Dies betrifft folgende Bereiche:

  1. Setup – Nutzergruppen – Nutzergruppe hinzufügen/bearbeiten
  2. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte hinzufügen
  3. Setup – Gliederungen – Gliederungspunkte bearbeiten
  4. Setup – Nutzer – Nutzerprofile hinzufügen/bearbeiten
  5. Setup – Stellenprofile hinzufügen/bearbeiten
  6. Setup – Hauptaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  7. Setup – Teilaufgaben hinzufügen/bearbeiten
  8. Setup – Qualifikationen hinzufügen/bearbeiten
  9. Qualifikation – Schulungsplanung – Mehrfachzuordnung von Qualifikationen (+Update, Auswahl nach Nutzergruppen/Gliederungspunkten + Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  10. Qualifikation – Mitarbeiterentwicklungsplan – Qualifikationen zuordnen (+Bugfix, Vorauswahl nach Teilaufgaben, Optik)
  11. Dokumente – Details eines Dokumentes – Checklisten zuordnen (+ Bugfix, Checklisten jeweils nur noch einmal zuzuorden)
  12. Dokumente – Details eines Dokumentes – Verknüpfungen zum Schulungsmodul bearbeiten
  13. Audits – Übersicht der Auditpläne – Auditplan hinzufügen
  14. Audits – Übersicht der Auditpläne – Gliederungspunkte bearbeiten
  15. Schulung – Schulungsplan – Schulungsangaben hinzufügen/bearbeiten
  16. Feststellungen – Übersicht der Feststellungen – Feststellung hinzufügen/bearbeiten
  17. Kalender – Termin hinzufügen/bearbeiten
  18. Lieferantenbewertung – Lieferanten festlegen
  19. Technische Geräte – Übersicht Gerätepässe – Ereignis hinzufügen/bearbeiten
  20. Desinfektions- und Hygienemittel – Liste der Desinfektions- und Hygienemittel bearbeiten
  21. Interne Nachrichten – Nachricht verfassen/weiterleiten/beantworten

Update System: Neue Hilfefunktion

Die bisherigen Hilfeinhalte wurden durch neue, stark erweiterte Dokumente ersetzt.

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Zudem ist es nun möglich, aus jedem Bereich im eQMS über die Navigationsleiste die jeweils passenden Hilfethemen anzeigen zu können. Klicken Sie dafür auf das Fragezeichensymbol im rechten Bereich der Navigationsleiste.

Um Platz für das Hilfesymbol zu schaffen, wir der Counter bis zum automatischen Logout nun nur noch innerhalb der letzten zehn Minuten angezeigt.

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Die Hilfethemen sind nach Stichworten durchsuchbar und nach Aufgabenbereichen geordnet (z.b. Mitarbeiter oder QMB).

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