Die Liste im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Dokumente löschen“ war auf 1000 Einträge begrenzt. Diese Limitierung wurde nun vollständig entfernt. Zusätzlich wurde links eine Spalte mit einem Zähler hinzugefügt.
Kategorie: Dokumente
Bugfix Dokumente: Übersicht aller Dokumente inkl. mitgeltender Unterlagen
In einigen Fällen kam es dazu, dass die zugeordneten mitgeltenden Unterlagen nicht mehr angezeigt wurden. Dies wurde nun behoben.
Bugfix Gliederungen: Abkürzungen für Zahlen
Durch einen Bug wurden für Gliederungspunkte die ausschließlich aus Zahlen bestehen keine automatischen Abkürzungen erzeugt. Dies wurde nun behoben.
Update Dokumente: E-Mail Benachrichtigung beim Erreichen neuer Workflow Teilschritte
Die einem Workflow Teilschritt zugeordneten Personen werden nun per E-Mail informiert (sofern dies eingestellt ist) sobald ein Teilschritt erreicht wird.
In der E-Mail gibt es Informationen zum Dokument, Datum/Uhrzeit, Teilschritt, Nutzer mit Zugriff und den zu erledigenden Aufgaben.
Update Dokumente: Neue Option in der Detailansicht der Eigenschaften
In der Detailansicht der Dokumenteneigenschaften gibt es eine neue Option „Zurück zum Gliederungspunkt XY„. Damit gelangen Sie nun automatisch immer zur letzten Übersicht.
Bugfix Dokumente: Tags werden für neue Revisionen übernommen
Bereits zugeordnete Tags werden nun auch für neue Revisionsstände eines Dokumentes übernommen (analog zu den anderen Verknüpfungen).
Update Dokumente: Übersicht Dokumente im Workflow auf der Startseite
Im Dashboard auf der Startseite gibt es nun einen neuen Tab „Workflow“ in dem alle Dokumente aufgelistet werden die sich im Workflow befinden.
Update Dokumente: Druckansicht für Dokumente & Verknüpfungen zu Gliederungen
Es gibt jetzt eine Druckansicht aller Dokumente inkl. den jeweiligen Zuordnungen zu den Gliederungen bzw. deren Gliederungspunkten.
Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Verknüpfungen der Dokumente zu Gliederungspunkten„.
Dokumente: Druckansicht für Hinweise zu Gliederungspunkten
Es gibt jetzt eine Druckfunktion für die zu den Gliederungspunkten hinterlegten Hinweistexte/Grafiken. Klicken Sie dafür auf „Dokumente“ und dann auf die gewünschte Gliederung. Auf der folgenden Seite unter dem jeweiligen Diagramm finden Sie die neuen Optionen.
Update Tags: Vorschläge und Auflistung der häufig verwendeten Tags
In den Bereichen Tags für Dokumente und Tags für Adressen sind unter dem Eingabeformular für neue Tags Bereiche für die am häufigsten genutzten Tags sowie für Vorschläge hinzugekommen.
Update Rechtskataster: Tabelle mit Zusatzinfos überarbeitet
Wenn man Gesetze importiert werden nun im oberen Bereich des Dokumentes automatisch Felder für die bearbeitende Person und das aktuelle Datum eingefügt.
Zudem wurden die Spalten für die Tabelle mit den Maßnahmen angepasst:
- Fundestelle/Artikel
- Änderung
- Relevant
- Auswirkungen/Maßnahmen
Update Dokumente: Weitere Informationen in den Diagrammen
In den Übersichtsdiagrammen für die Gliederungen im Bereich Dokumente werden nun zusätzlich zu den Hinweisen der jeweiligen Gliederungspunkte auch die Nutzer sowie die zugeordneten Dokumente eingeblendet, wenn man den Mauszeiger über den gewünschten Bereich bewegt.
Update Dokumente: Übersicht der Kommentare/Prüfungen/Freigaben verbessert
Im Bereich „QM-Tools“ – „Weitere Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument“ wurden die Anzeigen überall dort angepasst wo es nur einen Kommentar/Prüfung/Freigabe gab. Anstatt „Kommentar: 1“ wird nun das konkrete Datum angezeigt.
Dort wo es mehr Einträge gibt werden die Daten nun als Tooltip angezeigt, wenn man den Mauszeiger über das entsprechende Feld bewegt.
Unternehmen mit mehr als 2000 Dokumenten werden zudem den bedeutend schnelleren Seitenaufbau für die Übersicht bemerken der von über 3 Minuten auf 1 Sekunde reduziert werden konnte.
Update Dokumente: Nutzer Tab nur für Leute mit Zugriff auf den Tab Berechtigungen
Der Tab „Nutzer“ in der Ansicht eines Gliederungspunktes wird nun nur noch Leuten angezeigt die gleichzeitig auch Zugriff auf den Tab „Berechtigungen“ in den Details eines Dokumentes besitzen.
Bugfix Dokumente: Bearbeitungslisten editieren
Es wurde ein Bug entfernt der verhinderte, dass man Bearbeitungslisten für Dokumente nachträglich ändern kann.
Darüber hinaus wurden die alten Icons in diesem Bereich durch die aktuelle Variante ersetzt.
Update Dokumente: Kommentar, Prüfung und Freigabe während der Eingabe wählbar
In den Eingabefeldern für Kommentare, Prüfungen und Freigaben ist es nun möglich die jeweilige Bedeutung zu ändern. Sie können nun z.B. beim Erstellen eines neuen Dokumentes wählen ob sie anstelle eines reinen Kommentars lieber direkt einen Freigabekommentar hinzufügen möchten.
Update System: Dokumente in Textboxen einfügen
Es ist nun in allen Bereichen im eQMS möglich vorher im System erstellte Online Dokumente als Textbaustein in Textboxen einzufügen.
Sie können sich nun also für beliebige Bereiche Vorlagen erstellen und diese frei nutzen. Für die Vorlagen können Sie wie für jedes andere Dokument Zugriffsberechtigungen festlegen.
Klicken Sie dafür unterhalb der jeweiligen Textbox auf „Dokument einfügen„. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Pop-Up Fenster einen Suchbegriff ein. Anschließend wird eine Liste mit Suchergebnissen angezeigt. Klicken Sie dort auf „Details“ um den jeweiligen Text anzeigen zu lassen. Wenn Sie diesen Text in ihre Textbox einfügen möchten klicken Sie auf „Kopiere Inhalt in Textbox (ersetzen)„.
Update Dokumente: Auf Knopfdruck aus Archiv veröffentlichen bzw. archivieren
Es ist jetzt möglich, bereits archivierte alte Revisionsstände eines Dokumentes auf Knopfdruck wieder zu veröffentlichen und den Nutzern wie gewohnt zur Verfügung zu stellen.
In der Archivansicht gibt es nun eine Spalte die angezeigt welcher Revisonsstand jeweils veröffentlicht und welcher archiviert ist.
Ein Stand muss jeweils veröffentlicht bleiben, damit das Dokument zumindest über die Suche auffindbar bleibt. In diesem Fall gibt es einen entsprechenden Hinweis an der Stelle an der sich sonst der Link zum Veröffentlichen/Archivieren befindet.
Um eine Dokument zu veröffentlichen/archivieren klicken Sie in der Detailansicht des Dokumentes im Tab „Eigenschaften“ auf den letzten Link in der Box mit den Optionen.
Bugfix Weitere Tools: Sortierung Lesestatus Mitarbeiter/Dokumente
Im Bereich „Weitere Tools“ lässt sich im Bereich „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ die Spalte mit der Angabe der Prozentwerte nun korrekt sortieren.
Bugfix Dokumente: Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben aktualisiert
In der Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben ist nun auch die Spalte für die Freigaben sortierbar.