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Update (08.05.24): Verbesserte LDAP-Funktionalitäten

Die neueste eQMS-Version bringt Verbesserungen in den LDAPS-Funktionalitäten für Inhouse Kunden. Mit LDAPS werden Benutzerinformationen wie Namen, Passwörter und Gruppenzugehörigkeiten zentral verwaltet, was die Verwaltung von Benutzern in großen Organisationen erleichtert. Mit dem Update vom eQMS wurde die LDAPS-Anbindung und somit die Benutzerverwaltung weiter optimiert.

Verbesserungen

  1. Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzerverwaltung > Nutzer aus LDAP importieren wurden zwei zusätzliche Felder ergänzt: „initials“ und „msExchExtensionAttribute17„. Diese optimieren den genauen Abgleich von Nutzerdaten per LDAPS.
  2. Verbessert: Der Platzhalter „print_valid_unt“ wurde als neue Variante von „printout_valid_until“ eingebaut. Er dient in der Dokumentenlenkung als Platzhalter für das Gültigkeitsdatum von Ausdrucken.
  3. Verbessert: Auf der Startseite wurde das Video zu den Neuerungen im Bereich Dokumente aus dem Jahr 2023 dauerhaft entfernt.

Fehlerbehebungen

  1. Behoben: In einigen Fällen funktionierten die Einstellungen für die Berechtigungen in den automatischen Wiedervorlagen nicht korrekt. Dies wurde nun behoben.
  2. Behoben: Bei den Berechtigungen wurde ein Bug behoben, durch den das Kopieren von Dokumenten nicht in jedem Fall funktionierte.

Update (27.03.24): Integration von Niederländisch und Verbesserung der Usability

Ein wesentlicher Bestandteil des neuen eQMS-Updates ist die Integration der niederländischen Sprache, sodass auch Nutzer aus den Niederlanden unsere Software problemlos nutzen können.

Darüber hinaus haben wir die Übersichtlichkeit und Usability für die Dokumentenlenkung weiter verbessert. Unter dem Menüpunkt QM-Tools > Dokumentenlenkung sind nun wichtige Übersichten für alle Nutzer auf einem Blick aufgeführt.

Verbesserungen Dokumentenlenkung

  1. Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung wurden folgende Funktionen hinzugefügt: Alle Dokumente (Liste aller Dokumente, auf die man selbst Zugriff hat), Meine ungelesenen Dokumente, Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter, Dokumentensuche, Dokumente löschen und Dokumente im Papierkorb.
    Die Funktionen sind nun für alle Mitarbeiter verfügbar und waren zuvor im Bereich Zusätzliche Funktionen.
  2. Verbessert: Die Buttons Eigenschaften des aktuellen Revisionsstands sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands zeigen jetzt auf die aktuell gültige veröffentlichte Fassung des Dokumentes und nicht mehr wie bisher auf den letzten Entwurf oder die letzte Einreichung.
  3. Verbessert: Für Diagramme führen die Buttons Download dieses Revisionsstandes, Download dieses Revisionsstandes ohne Austausch der Platzhalter sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands jetzt nicht mehr zur Darstellung innerhalb des eQMS, sondern zum Download der XML-Datei. In den Übersichtslisten der Dokumente bleibt es dabei, dass ein Klick auf den Titel zur Anzeige innerhalb des eQMS führt.
  4. Verbessert: Im Bereich „Dokumente löschen“ werden nun zusätzlich 2 Spalten angezeigt: die Spalte Hinweis, um zu erkennen, ob das Dokument im Entwurf oder bereits veröffentlicht ist sowie die Spalte Datum der Veröffentlichung im eQMS angezeigt. Dadurch soll die Übersicht verbessert werden, wenn verschiedene Fassungen eines Dokumentes mit dem gleichen REV existieren.

Weitere Verbesserungen

  1. Verbessert: Die Niederländische Sprache wurde integriert und steht im Bereich Setup Persönliches > Grundeinstellungen zur Auswahl.
  2. Verbessert: Im Bereich Schulungen werden in der Zukunft liegende Termine (weiter als 6 Monate) in der Übersicht der Schulungen nun in grauer Farbe dargestellt, um die Unterscheidung zu erfolgreich abgeschlossenen Terminen zu erleichtern.
  3. Verbessert: Wenn im Kalender ein Anfangsdatum festgelegt wird, welches später als das bisherige Enddatum ist, dann wird nun das Enddatum automatisch auf den gleichen Tag gelegt wie das Anfangsdatum.
  4. Verbessert: Die Beschränkung der Zeichenlänge für Fragen innerhalb von Checklisten wurde aufgehoben.
  5. Verbessert: Am unteren Ende der Seiten im eQMS wurde zusätzlicher Platz hinzugefügt, damit der Button zum nach oben scrollen keine anderen Bereiche (z.B. Kontextmenüs) verdecken kann.

Fehlerbehebungen Dokumentenlenkung 

  1. Behoben: Für den Fall, dass Kommentare als Pflicht eingestellt sind bei Änderungen an Dokumenten gab es den Bug, dass die Änderungen durch den Wechsel in den Tab „Berechtigungen“ trotzdem auch ohne Kommentar gespeichert werden konnten. Dies wurde nun behoben. Wenn jemand nachträglich den Kommentar im Formular löscht, dann werden die Buttons nun zudem auch wieder geprüft und ggf. gesperrt.
  2. Behoben: Kommentare für Dokumente die sich im Papierkorb befinden wurden nicht angezeigt. Selbst die Kommentare, die beim Löschen hinterlegt waren. Dies wurde korrigiert. Alle Kommentare sind nun sichtbar.
  3. Behoben: In der schnellen Navigation zwischen den Gliederungspunkten in den Übersichten der Dokumente wurden in den Klammern die falschen Werte für die Anzahl der Dokumente/Verknüpfungen/Nutzer je Gliederungspunkt angezeigt. Dies wurde jetzt korrigiert.
  4. Behoben: Bisher konnten Videos nicht automatisch im Inhalt Tab eines Dokumentes geöffnet werden. Stattdessen wurden immer zuerst die Eigenschaften angezeigt. Dies wurde nun behoben. Die Anzeige von Videos funktioniert nun in der gleichen Weise wie bei Bildern oder PDF-Dateien.
  5. Behoben: In einigen Fällen war es nicht möglich den Revisionstand auf 0 zu setzen. Zudem war es möglich negative Revisionsstände zu wählen. Beides wurde nun behoben.

Weitere Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Bei den Bewertungen per Checkliste gab es Probleme, wenn Nutzer andere Sprachen als Deutsch verwendet haben. Dies wurde nun behoben.

Update (05.03.24): Optimierung im Bereich Dokumentenlenkung

Im Zentrum des neuen eQMS-Updates steht eine Dokumentenübersicht zur Dokumentenlenkung. Diese stand früher nur Qualitätsmanagementbeauftragten zur Verfügung und wird nun allen Mitarbeitern angezeigt. Die Dokumentenübersicht ermöglicht es, den aktuellen Stand der Dokumente jederzeit zu verfolgen. So lässt sich z.B. schnell erkennen, welche Dokumente noch im Entwurf und welche zur Veröffentlichung eingereicht sind. Diese neue Dokumentenübersicht erleichtert die Zusammenarbeit im Team und sorgt für Transparenz beim Status jedes Dokumentes – und das auf einen Blick.

 

Verbesserungen

  • Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung gibt es eine Übersicht, die nun von allen Mitarbeitern aufgerufen werden kann. Dort sind Übersichten für Dokumente im Entwurf und Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht. Neu in diesen Übersichten ist die Erwähnung des Erstellers hinter dem Dokumententitel sowie eine zusätzliche Spalte für die Dokumentennummer.
  • Verbessert: Nutzer, die ein Dokument zur Veröffentlichung eingereicht bekommen haben, können dieses nun ablehnen und zurück als Entwurf an den Ersteller schicken. Der Ersteller wird darüber per E-Mail informiert. Es können Kommentare hinterlegt und das Dokument angepasst werden.
  • Verbessert: Im Bereich Dokumente wird nun in allen Übersichten eine neue Spalte für die Eigene individuelle Nummer je Dokument angezeigt.
  • Verbessert: In ERFA Gruppen/Verbänden dürfen Dokumente jetzt nur noch kopiert werden, wenn die Zentrale das Dokument zum Bearbeiten freigegeben hat. Da ein Standort nicht das Dokument der Zentrale bearbeiten darf, gibt es für die Standorte die Möglichkeit das Dokument zu kopieren und separat zu speichern. Dabei sind Anpassungen möglich.
  • Verbessert: iPhone, iPads sowie Android Handys haben teilweise Probleme PDF Dokumente mit mehreren Seiten direkt innerhalb von Websites darzustellen. Deswegen gibt es nun ein Update durch das für diese Geräte an den entsprechenden Stellen Download Buttons angezeigt werden. Durch einen Klick darauf werden die Dokumente mit den jeweiligen PDF Viewern der Geräte angezeigt. Damit dies auf dem iPad funktioniert, muss im Kontrollzentrum in den Einstellungen für Safari die Option Desktopwebsites anfordern deaktiviert werden.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In einigen Fällen konnten keine Kommentare zu Adressen geschrieben werden. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: In den Druckansichten für Diagramme, Zusatzinformationen für Dokumente, Online-Dokumente wurde kein Standardlogo angezeigt, wenn das Unternehmen selbst noch kein Logo hinterlegt hat. Dies wurde nun korrigiert.
  • Behoben: Aus der Detailansicht eines Dokumentes heraus war es nicht möglich ein Diagramm zu kopieren. Anstelle des Bearbeitungsformulares wurde nach dem Klick auf Dokument Kopieren eine weiße Seite angezeigt. Dies wurde nun repariert.
  • Behoben: Durch ein Update im LibreOffice wurde ein Problem beseitigt, durch das sich Dokumente nach längerer Inaktivität nicht mehr speichern ließen.

Update (24.01.24): Verbesserungen im Bereich Dokumente

Wir freuen uns, Ihnen unser neuestes Software-Update präsentieren zu dürfen. Mit dem Update haben wir Verbesserungen vorgenommen, insbesondere im Bereich der Übersichtlichkeit von Dokumenten und der Verwendung von Platzhaltern.

Verbesserungen

  • Verbessert: Unter QM-Tools > Zusätzliche Funktionen > Übersicht aller Dokumente inkl. Zuordnungen und mitgeltenden Unterlagen werden nun in der Spalte Zuordnung alle mit dem Dokument verknüpften Gliederungspunkte
  • Verbessert: In Office-Dokumenten können Sie allgemeine Platzhalter einfügen, wie z.B. den Dokumententitel oder das Druckdatum. Bei der Erstellung des Dokumentes, werden diese Platzhalter dann mit konkreten Werten gefüllt.
    Auf Kundenwunsch werden für die konkreten Werte der Platzhalter keine Dokumente mehr berücksichtigt, die gelöscht wurden und sich im Papierkorb befinden. Dies spielt z.B. eine Rolle bei dem Platzhalter Datum der letzten Prüfung. Sollte sich das zuletzt geprüfte Dokument im Papierkorb befinden, so wird dieses nicht berücksichtigt.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im eQMS ist es möglich, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Word-Dokument arbeiten. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung werden in Echtzeit die Änderungen der Teammitglieder angezeigt in Kombination mit dem Namen des Team-Mitglieds. Mit dem Update werden nun die korrekten Namen der Teammitglieder angezeigt.
    Weiterhin werden nun auch die korrekten Namen in den Anmerkungen und Kommentaren zum Dokument gespeichert.
  • Behoben: Auf der Startseite konnten einige Nutzer nicht das Diagramm sehen, welches sich unterhalb der Boxen mit Ergebnissen befindet. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Unter Setup Firma > Sonstiges > Grundeinstellungen > Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Aufgaben > Details wurden nicht immer die Namen der Mitarbeiter angezeigt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Sehr häufig stehen Ihnen im eQMS Eingabefelder (Textboxen) zur Verfügung, um längere Inhalte einzugeben. Hierbei können Inhalte auch von Online-Dokumenten ausgewählt und direkt in das Eingabefeld kopiert werden. In einzelnen Fällen war dies nicht möglich und es wurde ein leeres weißes Fenster angezeigt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Unter QM-Tools > Schulung > Schulungsplan wurden Schulungen mit einem weit in der Zukunft liegenden Termin nicht in der Übersicht angezeigt. Dies wurde nun korrigiert.

Update (02.11.23): Tool für Inhouse-Installation & Office-Verbesserung

Wir freuen uns, Ihnen das neueste eQMS-Update vorstellen zu dürfen. Dieses Update beinhaltet die Neuentwicklung eines Tools für Inhouse-Installationen, dass die korrekte Einrichtung vom eQMS in der Inhouse-Variante vereinfacht und bei Bedarf auch automatisiert Abweichungen korrigiert.

Darüber hinaus haben wir weitere Office-Funktionen ergänzt, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Ab sofort können Sie die Vorteile der Silbentrennung und des Thesaurus in Ihren Online-Dokumenten nutzen.

Verbesserungen

  • Verbessert: Für Inhouse Installationen gibt es jetzt ein Tool zur Strukturanalyse der Datenbank. Etwaige Abweichungen zum aktuellen Stand werden nun angezeigt und können bei Bedarf automatisch korrigiert werden.
  • Verbessert: Die Silbentrennung und der Thesaurus funktionieren jetzt im Online-Office.
  • Verbessert: Im Kalender sind nun die offiziellen Feiertage für 2024 und 2025 hinterlegt.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In der erweiterten Ansicht für Übersicht der Feststellungen funktionierten die Buttons zum Filtern (Erledigt/Unerledigt) in der Fußzeile nicht. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Die Beschreibungen von Teilmaßnahmen von Feststellungen wurden teilweise nicht korrekt dargestellt, abhängig von den verwendeten Sonderzeichen. Dies wurde korrigiert.

Update (28.09.23): QR-Code für Dokumente

Mit großer Freude präsentieren wir Ihnen die neueste Funktion im zweiten September-Update unseres eQMS: die Generierung von QR-Codes für Dokumente.

Diese innovative Erweiterung ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse noch effizienter zu gestalten. Neu ist die Möglichkeit den QR-Code eines Dokumentes auszudrucken. Dies ist für alle Dokumente möglich, wie z.B. QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Formulare.

Welchen Vorteil haben Sie dadurch? Zukünftig können Sie den ausgedruckten QR-Code – welche Sie z.B. in einem Ordner gemeinsam mit der Dokumentation in Papierform abheften – mit einem Handy oder Tablet scannen. Nach dem Login im eQMS werden Sie direkt zum passenden Online-Dokument navigiert – natürlich im aktuellen Revisionsstand.

Diese digitale Verknüpfung unterstützt Sie dabei Ihren Workflow zu optimieren, Fehler zu reduzieren sowie Zeit zu sparen beim Auffinden von passenden digitalen Dokumenten im eQMS.

 

Weitere Verbesserungen

  • Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen ist es jetzt möglich für ausgewählte Nutzergruppen festzulegen, ob zusätzlich auch „fremde“ Aufgaben (Aufgaben, an denen Sie nicht beteiligt sind) gelesen und bearbeitet werden können.
  • Verbessert: Unter Weitere Tools > Kalender können Sie nun in den Terminlisten des Kalenders nicht nur die Termine eines Monats ansehen, sondern auch alle Termine für ein gesamtes Jahr.
  • Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges > Grundeinstellungen wurde der Beschreibungstext für eine Option eindeutiger formuliert. Aus „E-Mail senden, wenn ein Dokument bearbeitet wurde?“ wurde „E-Mail senden als Vorauswahl im Bearbeitungsformular für Dokumente?“.
    Zudem wurde eine Detailbeschreibung ergänzt für die Option „Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten?“.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im letzten Teilschritt eines Workflows wurden in seltenen Fällen zusätzlich zu den festgelegten Personen auch andere QMBs per Mail informiert. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Auf der Startseite im Tab Workflow können Sie in der Fußzeile Eigene/Fremde/Alle Workflows auswählen. Wenn nicht alle Tabs auf der Startseite angezeigt wurden, dann landete man nach einem Klick auf einen der drei Buttons nicht wieder im Tab Workflow, sondern im dritten Tab auf der Startseite. Dies wurde behoben.

Update (05.09.23): Zusatzfunktionen für die Detail- und Druckansichten von Dokumenten

Wir freuen uns, Ihnen die neuen nützlichen Funktionen des September-Updates am 05.09.23 vom eQMS vorzustellen mit denen Sie sowohl die Detailansicht für Dokumente als auch die Dokumentenübersicht noch individueller anpassen können.

Verbesserung für die Detailansicht eines Dokumentes

  • Verbessert: Unter der Detailansicht eines Dokumentes gibt es nun einen neue Funktion Druckansicht Dokument ohne Kopfzeile.

 

Verbesserungen & Fehlerbehebungen für die Druckansichten von Dokumentenlisten (QM-Tools)

  • Verbessert: In der Druckansicht von Dokumentenlisten werden nun für die angezeigten Dokumente, die jeweilige Nummer des Workflow-Teilschrittes angezeigt.
  • Verbessert: Die Titel der Dokumente können jetzt zusätzlich auch auf 40 Zeichen gekürzt werden.
  • Verbessert: Dokumente im Entwurf können separat ein- und ausgeblendet werden.
  • Behoben: Dokumente im Workflow können jetzt ausgeblendet werden.

Update (03.07.23): Performance

Am 03.07.23 erscheint ein neues eQMS-Software-Update. Dieses Update konzentriert sich auf die Verbesserung der Performance und optimiert die Geschwindigkeit beim Seitenaufbau erheblich. Insbesondere Unternehmen mit mehreren tausend Dokumenten werden von dieser Optimierung profitieren, da sich die Ladezeiten deutlich verkürzen.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Geschwindigkeit
  • Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

Geschwindigkeit

Verbessert: Um Ihnen eine reibungslose und effiziente Nutzung des eQMS zu ermöglichen – auch bei einer großen Anzahl von Dokumenten – haben wir die Performance unseres Systems signifikant verbessert. Dadurch können Sie nun schnell und ohne Verzögerungen auf alle benötigten Dokumente zugreifen und Ihre Arbeit mit dem eQMS noch effektiver gestalten.

Verbesserungen

  • Verbessert: Die Übersetzung im Verwaltungsbereich für Freigabeworkflows wurde verbessert.
  • Verbessert: Dass ein Dokument gelesen wurde, wird nun auch im Tab Inhalt in der Detailansicht des Dokumentes angezeigt.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In einigen Fällen wurde eine ungelesene Nachricht in der Navigationsleiste angezeigt, obwohl im Posteingang keine neuen Nachrichten vorhanden waren. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Hat ein Nutzer zuerst Einstellungen für eine bestimmte Nutzergruppe vorgenommen und hat danach die Tabs gewechselt, dann wurden im Formular zum Bearbeiten von Dokumenten teilweise falsche Berechtigungen eingestellt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Auswählen von Dokumenten für die Wiedervorlage konnten Dokumente mit mitgeltenden Unterlagen nicht richtig ausgewählt werden. Dies wurde nun behoben.

Update (02.06.23): Feststellungen und Workflow

Im Juni erwartet Sie ein neues eQMS-Update. Um Ihnen noch mehr Kontrolle und Sicherheit zu bieten, haben wir mit diesem Update  eine neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen ergänzt.

Darüber hinaus werden Dokumente, welche sich im Workflow befinden, nun flächendeckend transparent dargestellt: mit einer Anzeige, in welchem Teilschritt sich das Dokument innerhalb des Workflows befindet.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen
  • Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow
  • Fehlerbehebungen

Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen

Neu: Standardmäßig können alle Feststellungen von der Geschäftsführung und dem QMB bearbeitet werden. Nun wurde diese allgemeine Berechtigung erweitert um eine neue Berechtigung. Diese ermöglicht es, dass Nutzer, welche an einer Feststellung beteiligt sind (als Hauptverantwortlicher, Stellvertreter oder Teammitglied), diese auch bearbeiten dürfen.

Die Berechtigung finden Sie unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen: Berechtigung QM-Tools – Zugeordnete Feststellungen bearbeiten und löschen können (Das Recht Feststellungen zu bearbeiten und zu löschen. Betrifft nur jene, an denen der Nutzer selbst beteiligt ist.)

Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow

Neu: Befindet sich ein Dokument im Workflow, dann wird nun auch in folgenden Ansichten angezeigt, in welchem Teilschritt (z.B. 2 von 4) sich das Dokument befindet:

  • Archiv
  • Dokumente im Entwurfsstadium unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Übersicht der zur Veröffentlichung eingereichten Dokumenten unter Startseite > Kommentare

Verbesserungen

Verbessert: Möchten Sie ein Dokument bearbeiten und dann in den Workflow schicken, wird Ihnen nach der Auswahl des Workflows nun der Button Workflow starten angezeigt. Die Bezeichnung löst die vorherige Bezeichnung Entwurf speichern ab und kennzeichnet eindeutiger das zu erwartende Ereignis.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Kommentare zu Dokumenten konnten teilweise nicht mehr bearbeitet werden, wenn es von dem Dokument mehrere Entwurfsfassungen gab. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Springen im Workflow zwischen den Teilschritten, werden die Berechtigungen für den neuen Teilschritt jetzt immer so angewendet, wie für den Teilschritt festgelegt.
  • Behoben: Befindet sich jetzt ein Dokument im Workflow und der Inhalt wird geändert, dann führt dies nun zu einer Erhöhung des Revisionsstandes, selbst wenn ein Teilschritt mit der automatischen Aktion Archivierung noch nicht erreicht wurde.
  • Behoben: In einigen Fällen wurden Diagramme nicht mehr auf der Startseite angezeigt, wenn sie überarbeitet wurden. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Feststellungen ließen sich bisher nicht von der Startseite löschen (leere Seite). Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Mitarbeiter mit begrenzten Berechtigungen konnten keine Belege zu Ereignissen von Technischen Geräten im System hinterlegen. Dies wurde behoben.

Update (02.05.23): Gliederungspunkte verschieben und Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Im eQMS-Mai-Update, welches am 02.05.23 veröffentlicht wird, haben wir Ihre Anregungen umgesetzt und zwei neue sowie zeitsparende Funktionieren umgesetzt.

Gliederungspunkte verschieben

Neu: Gliederungspunkte, die sich auf einer hierarchisch unteren Ebene befinden, können nun einfach auf die hierarchisch höchste Ebene – die Gliederungen – verschoben werden. Damit ist es möglich, Gliederungspunkte in Gliederungen umzuwandeln.

Klicken Sie dafür auf Setup > Gliederungen > Gliederungspunkte bearbeiten und wählen sie den Gliederungspunkt aus, welchen Sie verschieben möchten. Danach wählen Sie in der unteren Optionenbox Gliederungspunkt verschieben aus. Auf der folgenden Seite können Sie nun auswählen: Neue Gliederung anlegen.

Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Verbessert: Beim Kopieren eines Dokumentes werden nun alle Berechtigungen für das Dokument beibehalten – auch wenn das Dokument danach erst im Entwurfsmodus gespeichert wird und anschließend veröffentlicht wird.

Somit sind nun die Berechtigungen bei einem kopierten und veröffentlichten Dokument, standardmäßig identisch zu den Berechtigungen des originalen Vorlagedokumentes.

Update (06.04.23): Updatezyklus und Verbesserungen

Die regelmäßigen Updates vom eQMS beinhalten Fehlerkorrekturen sowie neue oder verbesserte Funktionen. Die Weiterentwicklungen verbessern gezielt die Software, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und somit Zeit zu sparen. Mit jedem Update versuchen wir Ihre Rückmeldungen und Wünsche weiter umzusetzen. Wir danken Ihnen an dieser Stelle für Ihr Feedback. Da die Updates aber auch die Arbeitsweise im eQMS beeinflussen können, möchten wir die eQMS-Update-Routine in Zukunft transparenter gestalten.

Updatezyklus: monatlich

Damit zukünftig QMBs und Nutzer rechtzeitig vor einem Update informiert sind, werden zukünftig geplante Updates jeweils nur einmal monatlich zum Monatswechsel veröffentlicht. Über die geplanten Änderungen informieren wir Sie schon mindestens eine Woche vor dem Update – in der Nachricht zu den geplanten Änderungen. Somit profitieren Sie von den gezielten Verbesserungen und sind gleichzeitig rechtzeitig informiert.

 Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow
  • Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen
  • Weitere Neuerungen und Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

 Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow

  • Neu: In den beiden Übersichten QM-Tools > Zusätzliche Funktionen > Dokumente im Entwurfsstatus sowie Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht gibt es jetzt in der Fußzeile die Auswahlmöglichkeit Alle, eigene oder fremde.
    Somit können Sie die angezeigten Dokumente im Workflow sortiert nach eigenen oder fremden Dokumenten anzeigen lassen.

Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen

  • Neu: Für Kunden mit Inhouse-Installationen gibt es im Updatebereich (Setup Firma > Update) nun die Anzeige eines Hashwertes für das Datenverzeichnis. Bei Änderungen des Hashwertes erkennen Sie Änderungen im Datenverzeichnis.

Neuerungen und Verbesserungen

  1. Neu: Sie können nun für verschiedene Nutzergruppen definieren, ob diese eQMS Neuigkeiten in Form einer Nachricht im eQMS sowie per E-Mail erhalten sollen. Standardmäßig ist diese Berechtigung eingeschaltet für die Nutzergruppen QMB und GF. Die Berechtigung können Sie einer Nutzergruppe zuweisen unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen verwalten.
  2. Neu: Unter Setup > Sonstiges > Dokumente > Dokumentenlenkung gibt es einen neuen Schalter: „Sollen Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden können, die das Dokument veröffentlichen dürfen?“. Ist dieser Schalter aktiviert, können Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden, die auch das Dokument veröffentlichen dürfen.
  3. Verbessert: Der Button zum Archivieren von Dokumenten ist wieder da.
  4. Verbessert: Wenn ein Nutzer ein Dokument im System hinterlegt und von sich selbst eine Lesebestätigung anfordert, dann wird dieses nicht mehr automatisch als gelesen markiert, sondern erst nach einem Klick auf Ungelesen.
  5. Verbessert: Um die Ansicht von PDF-Dokumenten aufzurufen, kann man nun in den Dokumentenlisten analog zu den Office Dokumenten in der linken Spalte auf das jeweilige Icon (für „PDF“) klicken.

Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Die Belege für Ereignisse von Mess- und Prüfmitteln konnten nicht gelöscht werden. Dies wurde nun behoben.
  2. Behoben: Reguläre Nutzer hatten die Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten und konnten trotzdem keine Dokumente löschen. Dies wurde nun behoben.
  3. Behoben: Wenn ein neuer Revisionsstand (REV) veröffentlicht wurde, wurden teilweise Dokumente aus dem Archiv in den Papierkorb geschoben. Dies wurde nun behoben.
  4. Behoben: Die Suche nach Tags war deaktiviert, aber trotzdem wurden Dokumente aus dem Archiv über die Suche gefunden. Dies wurde nun behoben.
  5. Behoben: Beim Öffnen und Speichern von Word-Dokumenten gab es gelegentlich „endlose“ Ladezeiten. Dieses Problem ist nun behoben und das Öffnen und Speichern erfolgt sehr schnell.
  6. Behoben: In der Übersicht der Feststellungen können nun auch Feststellungen per Filter gefunden werden, wenn für die Namen der beteiligten Mitarbeiter nicht genug Platz in der Übersicht vorhanden ist.
  7. Behoben: Wenn der Revisionsstand bei Änderungen an den Metadaten (Titel, Berechtigungen, Verknüpfungen usw.) nicht automatisch erhöht werden soll, dann werden bereits erteilte Lesebestätigungen für neue veröffentlichte Fassungen mit dem gleichen Revisionsstand (REV) kopiert und müssen nicht mehr neu erteilt werden.
  8. Behoben: In einigen Fällen wurden Dokumente in der Liste der Ereignisse auf der Startseite als „Entwurf“ markiert. Dies wurde nun behoben.

Update (21.03.23): Dokumentenlenkung, Löschen von Dokumenten, Veröffentlichen

Mit diesem eQMS Update haben wir u.a. die Dokumentenlenkung weiter optimiert, die Einstellungen für das Löschen von Dokumenten erweitert sowie die Veröffentlichung von Dokumenten verbessert.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Neuerungen. Die ausführlichen Erklärungen finden Sie in den Details in diesem Beitrag.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Dokumentenlenkung
  • Löschen von Dokumenten / Papierkorb
  • Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen
  • Lexikon
  • Suche – Einstellungen für Nutzergruppen
  • Video auf Startseite

Dokumentenlenkung

  1. Neu: Im Bereich Setup > Nutzerverwaltung > Dateizugriff kopieren können Sie nun für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente von einem ausgewählten Mitarbeiter kopieren.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festgelegen, ob sich der Revisionsstand für Dokumente beim Veröffentlichen ändern lässt.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun einstellen, ob bei Änderungen an Dokumenten zwingend ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  4. Neu: Nutzer, die ein Dokument nicht selbst veröffentlichen dürfen, sehen im Formular um Dokumente bearbeiten zu können zwar noch den Tab Verknüpfungen, aber sie können dort nichts an den Einstellungen verändern.
  5. Neu: Im Bereich Setup Firma > Sonstiges > Dokumente gibt es jetzt eine Option mit der Sie festlegen können, ob der Revisionsstand bei jeder Änderung automatisch angehoben werden soll.
  6. Behoben: Es wurde ein Bug behoben, durch den der Office Editor in einigen Fällen nicht korrekt geladen wurde.

Löschen von Dokumenten / Papierkorb

  1. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente direkt & endgültig gelöscht werden dürfen.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob beim Löschen von Dokumenten ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente nie oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen aus dem Papierkorb gelöscht werden (Hinweis, frühestens ab Anfang April 2023).
  4. Behoben: Wenn man auf Diesen Revisionsstand löschen geklickt hat, sind alle REV im Papierkorb gelandet.

Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen

  1. Verbessert: Wenn nur eine berechtigte Person für die Veröffentlichung von Dokumenten zur Auswahl steht, dann ist diese nun automatisch vorausgewählt.
  2. Verbessert: Wenn Sie bei einem beliebigen Dokumententyp auf Hochladen klicken, aber kein Dokument auswählen, dann wird nun die letzte Version des Dokumentes kopiert.
  3. Verbessert: Geändert, dass Nutzer, die ein Dokument veröffentlichen und die Leseberechtigungen für die Nutzer einstellen der Schalter Letzter Revisionsstand nun wie früher die Einstellungen des zuletzt veröffentlichten Revisionsstand anzeigt (und nicht die Berechtigungen vom letzten Entwurf).
  4. Behoben: Repariert, dass wenn Nutzergruppen als Berechtigte zur Veröffentlichung von Dokumenten für die gesamte Gliederung festgelegt werden, dies der Person, die ein Dokument zur Veröffentlichung einreicht, auch so zur Auswahl angezeigt wird.
  5. Behoben: Repariert, dass der Revisionsstand auf 0 gesetzt wurde, wenn ein regulärer Nutzer (nicht QMB) ein Dokument mit mehreren Revisionsständen als Entwurf speicherte. Stattdessen wird der nächsthöhere Revisionsstand gewählt.

Lexikon

  1. Neu: Für alle die bisher keine Auswahl getroffen haben, werden per Standardeinstellung nur noch die Einträge des eigenen Unternehmens angezeigt
  2. Verbessert: Die Detailbuttons funktionieren jetzt per Klick anstatt per Mouseover. Dadurch lassen sich nun Texte markieren/kopieren.

Suche

  1. Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun für jede Nutzergruppe separat festgelegen, ob diese in der globalen Dokumentensuche auch nach Tags, im Archiv und im Papierkorb suchen dürfen.
  2. Verbessert: Die vom Nutzer ausgewählten Einstellungen für die Suche werden gespeichert.

Startseite

  1. Behoben: Die Box mit dem Video auf der Startseite, konnte nur der QMB/Admin wegklicken.

Update: Neuerungen im März

Neu im März: Entwürfe und Veröffentlichungen für neue Dokumente, Freigabeworkflows, Archiv, Suche und Papierkorb

1. Entwürfe und Veröffentlichungen

Jeder Nutzer kann in Zukunft beliebig viele Entwürfe von Dokumenten anlegen, überarbeiten und als Entwurf speichern.

Möchte ein Nutzer seine geänderte Version veröffentlichen, muss er das betreffende Dokument nach der Bearbeitung an eine oder mehrere vorher für den Bereich festgelegte Personen (nach Verantwortlichkeit oder Nutzergruppe) zur Überprüfung „einreichen“.

Das eQMS informiert die zur Veröffentlichung berechtigten Personen automatisch per E-Mail und auf der Startseite zum eingereichten Entwurf. Sie können das Dokument dann entweder direkt veröffentlichen (und Berechtigungen einstellen) oder es in einen Freigabeworkflow schicken.

Der Revisionsstand erhöht sich mit der Freigabe automatisch direkt um 1, sobald jemand ein bereits veröffentlichtes Dokument bearbeitet und als Entwurf speichert.

Die berechtigte Person, die die Veröffentlichung durchführt, kann zugleich bei Bedarf den Revisionsstand manuell anpassen.

2. Freigabeworkflows

Im Bearbeitungsmenü für Dokumente können Sie ab jetzt zusätzlich auch direkt Freigabeworkflows anlegen und auswählen.

Dafür gibt es jetzt einen Eingabewizard, der Fehleingaben verhindert.

Sie können Dokumente jetzt auch direkt im Freigabeworkflow bearbeiten, solange das Dokument innerhalb des Workflows noch nicht freigeben oder veröffentlicht wurde. Wir haben für Sie den Verlauf im Freigabeworkflow übersichtlicher dargestellt.

3. Archiv

Im Archiv werden jetzt aufgelistet und farbig sowie mit Hinweisbuttons dargestellt:

  • Entwürfe
  • zur Veröffentlichung eingereichte Dokumente
  • veröffentlichte Dokumente
  • archivierte Dokumente

4. Suche

Über die globale Dokumentensuche können nun auch archivierte Dokumente gefunden werden. Hierfür muss die Berechtigung für das Archiv vorhanden sein.
Zudem können von Nutzern mit der Berechtigung „alle Dokumente lesen/bearbeiten“ auch gelöschte Dokumente in der Suche gefunden werden.

5. Papierkorb für Dokumente

Dokumente werden nicht mehr wie bisher direkt gelöscht, sondern stattdessen in einen Papierkorb verschoben und nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Sowohl beim Löschen einzelner Dokumente als auch beim Löschen mehrerer Dokumente, gleichzeitig hat man nun die Wahl ob man nur den aktuellen Revisionsstand oder alle Entwürfe und Revisionsstände des Dokumentes auf einmal in den Papierkorb verschieben möchte.
Es gibt eine Übersicht für alle Dokumente im Papierkorb mit der Möglichkeit diese wieder aus dem Papierkorb herauszuholen oder sie direkt zu löschen.

6. Sonstiges

In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Link „Download dieses Revisionsstandes (0) ohne die Platzhalter auszutauschen“.

Update: Neuerungen im Januar (1) Integration zusätzlicher Rechtskataster im eQMS

Neu im Januar - Die Einbindung der Rechtskataster für Österreich, die Schweiz und die EU im EQMS

Um eine rechtssichere Organisation in betrieblichen Managementsystemen zu schaffen, sind Rechtskataster unverzichtbar. Sie bilden das Fundament jedes Qualitätsmanagementsystems.

Die Einhaltung der verbindlichen Vorschriften durch Unternehmen wird vom Gesetzgeber gefordert. Rechtssicherheit und Rechtskonformität sind allerdings nur dann umfassend herstellbar, wenn alle relevanten Gesetze und Verordnungen für ein Unternehmen bekannt sind und stets auf aktuellstem Stand vorliegen. Im eQMS ist das deutsche Rechtskataster deshalb seit Jahren ein fester Standardbestandteil.

Ab Januar 2023 haben wir für Sie jetzt unser Datenspektrum erweitert und bieten Ihnen auch die Rechtskataster für Österreich, die Schweiz und die Europäische Union zur Integration in Ihr eQMS an.

Unsere Rechtskataster beinhalten alle unternehmensrelevanten Rechtsvorschriften und sind normenkonform zu den ISO-Vorgaben für Compliance und rechtsverbindliche Verpflichtungen.

Das Rechtskataster finden Sie im eQMS im Reiter „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rechtskataster“.

Rechtskataster im eQMS

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im Dezember

Neue Funktionen

Unser Team hat im Dezember für Sie drei neue Erweiterungen für das eQMS hinzugefügt. 

1. Im Bereich „Setup“ – „Sonstiges“ – „Datenbanken“ kann man jetzt einstellen, ob eine nachträgliche Bearbeitung von Checklisten sowie Bewertungen mit Checklisten möglich sein soll.  Als Standard-Voreinstellung ist die nachträgliche Bearbeitung mit „ja“ als erlaubt eingerichtet. 

2. Für Bewertungen von Checklisten haben wir das neue Feld „Bezeichnung“ hinzugefügt unter Eingabeformular / Detailansicht / Druckansicht und Übersicht der Bewertungen. In der Übersicht können Sie nach dem Feld „Bezeichnung“ nun auch filtern.

3. Wenn man Feststellungen neu hinzufügt, dann ist man ab sofort selbst analog automatisch vorausgewählt sowohl im Feld „Feststellung durch“ als auch im Feld „Kontrolle durch“.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im November

Neue Funktionen

Unser Team hat im November insgesamt sechs neue Funktionen für das eQMS erstellt. 

1. Unter Formular „Dokument bearbeiten/hochladen“ können Sie jetzt unter dem Menüpunkt Verknüpfungen sämtliche Gliederungspunkte auf einmal selektieren. („Alle anzeigen“)

Reiter: Verknüpfungen - "Alle anzeigen"

2. Die Anzeige der Platzhalter im Bearbeitungsmodus von Dokumenten ist ab sofort individuell sortierbar und so kann man filtern.

3. Beschreibungen der Abschnitte und Fragen von Prüfplänen für technische Geräte können Sie jetzt ebenfalls mit dem HTML-Editor bearbeiten. So ist es nun auch möglich, Formatierungen, Farben, Links und externe Videos einzubetten. Alte Icons haben wir für Sie ausgetauscht.

4. Man kann jetzt im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig bearbeiten“ mehreren Nutzern gleichzeitig Aktivierungsmails für Passwörter zuschicken und die alten Passwörter werden deaktiviert.

5. Inhouse Kunden können jetzt einen Proxy-Server angeben für die Verbindungen in das Internet für z.B. die RSS Feeds.

6. Auch im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“ gibt es eine neue Funktion: Beim Aktualisieren von Nutzerstammdaten werden geänderte Werte nach erfolgter Synchronisierung jetzt einzeln aufgeführt. Außerdem können Sie die Übersicht der Änderungen jetzt auch ausdrucken.


Änderungen

Zusätzlich haben wir die folgenden praktischen Änderungen vorgenommen:

1. Gliederungen, die im Hauptmenü ausgeblendet sind, werden ab sofort auch in der Übersicht einer Export Datei nicht mehr angezeigt (Übersicht einer Gliederung -> „Diesen Gliederungspunkt sichern“)

Gliederungspunkte ausblenden

2. Für Inhouse Installationen haben wir die Möglichkeit ergänzt, komplette Gliederungen inkl. Dokumente als Vorlage zu markieren und damit zu duplizieren (Setup – Gliederungen – Vorlage für Gliederung wählen – in Detailansicht der Gliederung „Gliederung inkl. Dokumenten kopieren“ klicken)

3. Die Suche nach Nutzern für Teilaufgaben in den Feststellungen funktioniert nun auch mit Teilen des Namens.

4. Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ kann man ab sofort in der Fußzeile einen frei definierbaren Revisionsstand festlegen. Dieser ist per Knopfdruck für alle Dokumente einheitlich festlegbar. (anschließend noch auf „Angaben speichern“ klicken)

Revisionsstand manuell ändern

Bugfixes

In diesem Monat wurde im Setup Bereich ein wichtiger Bugfix durchgeführt:

1. „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“: In einigen Fällen wurde die Änderung der E-Mail Adresse nicht korrekt festgestellt. Dies wurde behoben.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im Oktober

Neue Funktionen

Auch der Oktober brachte einige praktische Neuerungen und Features im eQMS mit sich. Unser Team beschäftigte sich vor allem mit der Verbesserung der Bereiche Feststellungen, Expressbewertungen und Setup sowie dem Thema Einbindung von Videos.

1. Die erste neue Funktion erlaubt es jetzt Videos (in den Formaten MP4/OGG/WEBM) direkt im Inhalt Tab der Dokumente anzuzeigen. Zusätzlich funktioniert diese Einbindung auch auf der Startseite.
Hier kann man dies genauso wie bisher für Diagramme einfach in den Einstellungen festlegen. Das gilt auch für bereits vor längerer Zeit hochgeladene Videos. Das eQMS erkennt diese automatisch und zeigt sie an.

2. Zudem wurde im Bereich Feststellungen eine Funktion eingefügt, die es ermöglicht für neue Feststellungen individuelle Vorlagen zu hinterlegen.
Dies gilt im Einzelnen für die Textboxen „Detailbeschreibung“, „Maßnahme im Detail“ und „Bewertung der Maßnahmen“. Hierzu gibt man einfach den gewünschten Text ein und klickt anschließend unter der Textbox auf den Button „Text als Vorlage für diese Box“.
Zur Wiederherstellung des Standardtextes klickt man einfach auf das Mülltonnensymbol unter der Textbox.

3. Außerdem kann man jetzt direkt zu geplanten Schulungen Dokumente hinterlegen. Das funktioniert jetzt auch ohne Drag&Drop.

4. Expressbewertungen kann man jetzt kopieren und die Fragen können bearbeitet werden. Außerdem kann man jetzt wählen, ob mit „Daumen“ oder „5 Sternen“ bewertet werden soll. Es können beliebig viele Expressbewertungen im System hinterlegt und bereits vor der nächsten Expressbewertung ausgewählt werden.

5. Im „Setup“- Bereich wurden einige Neuerungen eingefügt. Man kann jetzt in der „Nutzerverwaltung“ im Bereich „Mehrere Nutzer gleichzeitig mehreren Gliederungspunkten zuweisen“ zusätzlich auswählen, ob Lesebestätigungen angefordert und E-Mails versendet werden sollen.

6. Im Bereich „Sonstiges“ sind nun eigene Anpassungen für die Darstellung des Firmenlogos in der Navigationsleiste per CSS-Codes möglich. Das Logo wird bis zum Rand gestreckt.

7. Außerdem gibt es eine neue Berechtigung zur Auswahl, um Einträge im Bereich „Adressen“ bearbeiten zu dürfen.

8. In der „Übersicht der Mess- und Prüfmittel“ gibt es jetzt zusätzlich die Spalte „Zusatzinfo 3“.

 

Änderungen

Zusätzlich zu den neuen Funktionen wurden von unserem Team auch mehrere praktische Änderungen durchgeführt.

1. So wurde beispielsweise die Textgröße für QR-Codes von Mess- und Prüfmitteln angepasst.

2. Die Kommentarfunktion für Dokumente wurde angepasst. Eingeführt wurde die Einschränkung, dass nur noch Nutzer, die gleichzeitig auch die Berechtigung für den Tab „Kommentare“ in den Details der Dokumente besitzen, Kommentare zu den jeweiligen Dokumenten schreiben können.

3. Aus technischen Gründen wurden die alten Icons für die Kategorien der Kalender entfernt. Stattdessen kann man nun die Farben komplett frei wählen. Außerdem wurde die Seite zum Einstellen der Kalenderkategorien im Setup überarbeitet.

 

4. In der Terminliste wurden die neuen Spalten „Kategorien“ und „Uhrzeit“ hinzugefügt.
Testweise wurde in den Kalender ein Tool zur Zeiterfassung von Projekten eingebaut. Dieses ist nach Kategorien sortiert. Bitte geben Sie dem Support Bescheid, wenn sie diese Funktion testen wollen.

 

Bugfixes

Unser Team hat auch in diesem Monat einige aufgetretene Fehler behoben.

1. Im Kalender wurde ein Bug entfernt, der beim Hinzufügen von Terminen für andere Nutzer auftrat. Jetzt ist wieder der Nutzer vorausgewählt und nicht mehr man selbst.

2. Im Formular „Dokument bearbeiten“ im Tab „Berechtigungen“ wurde ein Bug entfernt, der Änderungen bei Lesebestätigungen/E-Mail-Benachrichtigung für bestimmte Nutzergruppen, diese teilweise auch global für andere Nutzergruppen anwendete.

3. Im Formular „Dateizugriff bearbeiten“ in der Nutzerverwaltung wurde ein Bug entfernt, der nach der Auswahl eines bestimmten Dokumententyps Probleme beim Abspeichern verursachte.

4. Der Seitenaufbau für Kunden hohem Datenvolumen wurde stark beschleunigt.

5. Außerdem wurde in der Nutzerverwaltung im Bereich „Profil bearbeiten“ – „Gliederungen“ ein Bug behoben, durch den Einträge gelegentlich „verschwanden“.

6. Der Zähler für ungelesene Dokumente auf der Startseite funktioniert jetzt wieder korrekt.

7. Die Verlinkung von HTML-Dokumenten in internen Nachrichten funktioniert jetzt ebenfalls einwandfrei.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im September

Neue Funktionen

Im September hat sich unser Team vorrangig mit dem Thema „Gliederungen“ beschäftigt und dort einige neue Features und praktische Neuerungen eingebaut. Die erste neue Funktion im eQMS bietet die Möglichkeit verschiedene Gliederungen und Gliederungspunkte in andere Gliederungen verschieben zu können. Hierbei übernimmt das eQMS die Verschachtelung der einzelnen Punkte von alleine. Das funktioniert auch, wenn man einzelne Gliederungspunkte mit Unterpunkten in andere Gliederungen verschiebt. Dabei ist nun auch die Mehrfachzuordnung von neuen Mitarbeitern zu mehreren Gliederungspunkten möglich. Des Weiteren hat das eQMS-Team für Mitglieder von Verbänden eine Einstellung eingebaut, um pro Standort festlegen zu können, welche Gliederungen/Gliederungspunkte angezeigt werden und welche Mitarbeiter zugeordnet sind. Außerdem zeigt der Alternativtext in der Nutzerverwaltung im Bereich „Profil bearbeiten“ ab sofort den kompletten Pfad zu den Gliederungspunkten an. Hierdurch erhält der Nutzer mehr Klarheit und die Punkte lassen sich besser nachvollziehen. Zusätzlich gibt es nun in der Nutzerverwaltung im Bereich „Zuordnung der Dokumente“ eine weitere Spalte mit Details zu den jeweiligen Dokumenten, was die Zuordnung erleichtert.

Verbesserungen und Bugfixes

Auch andere Funktionen wurden im September von unserem Team ausgearbeitet und kleine Fehler behoben. Dazu gehört die neue Möglichkeit, dass nun auch die Datenbanken des eQMS auf externen Servern gehostet werden können. Somit erhalten unsere Nutzer mehr Freiheiten in der Arbeit mit unserer Software. Außerdem funktioniert die Aktualisierung von Platzhaltern jetzt noch besser als zuvor. Wenn diese also nun im Setup aktualisiert werden, passen sich die PDF-Dateien dem an und aktualisieren sich automatisch entsprechend bei der nächsten Anzeige. Des Weiteren hat sich etwas im Formular zum Hinterlegen von Dokumenten im Tab „Berechtigungen“ getan. Dort werden nun die Angaben für die Funktionen abgekürzt und nur bei Bedarf per Title komplett eingeblendet. Abschließend hat das eQMS-Team noch zwei Bugs korrigiert. Zum einen gab es einen Fehler für die Wiedervorlagen (Checklisten) und zum anderen für das Laden des Office Editors zum Bearbeiten von Dokumenten. Beides funktioniert nun wieder ohne Probleme.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Wartungen im August

Platzhalter in Druckansicht von HTML Dokumenten ergänzt

In HTML Dokumenten kann nun auch die Druckansicht samt Platzhaltern angezeigt werden. Die entsprechende Funktionalität wurde von unserem Team ergänzt. Somit können Sie nun auch Ihre HTML Dokumente mit dynamischen Textbausteinen füllen.

Bugfix: Kommentare zu Dokumenten

In seltenen Fällen kam es dazu, dass Kommentare zu Dokumenten nicht korrekt abgespeichert wurden, falls gleichzeitig eine Anpassung der Dokumentenberechtigungen vorgenommen wurde. Dies wurde nun behoben.

Anpassung Druckmenü von Dokumenten

Im Druckmenü werden QMBs jetzt auch Dokumente angezeigt, für die sie keine explizite Leseberechtigung besitzen. Dies verbessert den Bedienkomfort bei größeren Datenbeständen.

Anbindung von Dokumenten an Schulungsmodul

Dokumente können jetzt ganz einfach per Drag & Drop Schulungen zugeordnet werden. Unser Team hat eine häufig gewünschte Funktion implementiert, die es beispielsweise ermöglicht, zu bestimmten erfolgten Schulungen Nachweisdokumente oder Zeugnisse im eQMS zu hinterlegen.