Kategorie: Dokumente

Update Qualifikationen: Einarbeitungspläne inkl. allen Dokumenten

Im Bereich „Qualifikation“ – „Stellenprofile“ kann man sich jeweils Einarbeitungspläne mit oder ohne Verantwortlichkeiten ausdrucken lassen.

Bisher wurden dort nur die dem jeweiligen Stellenprofil direkt zugeordneten Dokumente angezeigt. Nun werden zudem auch die Dokumente aufgelistet, welche den Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen des Stellenprofils zugeordnet sind.

Bugfix Dokumente: Verbesserungen im Workflow

Es gab einige Verbesserungen am Freigabeworkflow:

  1. Es können jetzt auch erneut Lesebestätigungen gegeben werden (sollte man aber vermeiden).
  2. Workflows lassen sich nun zuverlässiger abbrechen.
  3. Dokumente werden nicht mehr automatisch für die Person die sie hinterlegt haben als gelesen gekennzeichnet. Dies muss künftig so wie bei allen anderen Nutzern erfolgen (je nach Einstellung).

Update Startseite: Zwei Dokumente anzeigen

Es ist jetzt möglich im oberen und unteren Bereich der Startseite jeweils den Inhalt von online erstellen Dokumenten und Grafiken/Diagrammen anzuzeigen.

Klicken Sie dafür in der Box mit den Optionen auf „Dokumente für Position 1 (oben) und Position 2 (unten) festlegen“.

Die Dokumente werden entsprechend den eingestellten Berechtigungen angezeigt d.h. wer keine Leseberechtigung besitzt bekommt aus auch nicht angezeigt.

Zudem können die Dokumente nur über den regulären Weg im eQMS gelöscht werden. Wenn man die Dokumente durch einen neuen Revisonsstand ersetzt, dann wird dieser automatisch auch auf der Startseite angezeigt.

Update Dokumente: Übersicht über alle aktuellen und beendeten Workflows

Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht aller Workflows“ gibt es nun eine tabellarische Auflistung aller abgelaufenen und aktuellen Workflows inkl. aktuellem Zwischenstand.

Über die Filterfunktion können sie nach konkreten Workflows oder Dokumenten suchen. Über die Spalte „Tage“ lässt sich erkennen welche Workflows immer wieder ins stoppen geraten sind und welche Workflows gut laufen. Auch die konkreten Teilschritte werden angezeigt.

Bei Bedarf lassen sich alle verfügbaren Details und Optionen einblenden.

Update System: E-Mail Gestaltung und kleinere Verbesserungen

Die Gestaltung der E-Mails  die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:

Interne Nachrichten

    • neues E-Mail Design für Interne Nachrichten

Aufgaben

    • neue E-Mail Designs für Aufgaben: hinzugefügt, aktualisiert, erledigt, gelöscht
    • neue Icons
    • Bearbeitungsformular optisch angepasst
    • Betreffzeilen leicht angepasst

Dokumente

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei Kommentaren für Dokumente
      2. Benachrichtigung bei Prüfungen für Dokumente
      3. Benachrichtigung bei Freigaben für Dokumente
      4. Benachrichtigung beim Erhalt von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      5. Benachrichtigung beim Aktualisierungen von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      6. Benachrichtigung beim Entzug von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      7. Benachrichtigung beim Hinterlegen von neuen Dokumenten
      8. Benachrichtigung beim Aktualisieren von Dokumenten (neuer REV)
      9. Benachrichtigung beim Aktualisieren von z.B. Titel/Verknüpfungen von Dokumenten
      10. Benachrichtigung beim Erreichen von neuen Teilschritten im Workflow
      11. Benachrichtigung beim Erledigen von Bedingungen aus dem Workflow
    • neue Anzeige für Revisionsstand des Dokumentes in der E-Mail
    • neue Anzeige ob eine Lesebestätigung für das Dokument angefordert wurde
    • neue Anzeige bei Änderung der Berechtigungen (Zugriff/Aktualisierung/Entzug)

Forum

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei neuen Themen
      2. Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
    • Anpassung der Farbe für die Buttons:
      1. Zusammenfassung bearbeiten
      2. Bearbeiten
      3. Zitieren

Bugfix Dokumente: Druckmenü

Das Druckmenü für Dokumente wurde angepasst. Bisher musste man immer zuerst auf „Auswahl anzeigen“ klicken. Anschließend funktionierte dann der „Druckansicht aufrufen“ Button.

Der „Druckansicht aufrufen“ Button funktioniert von nun an direkt. Zudem wurden die Buttons mit 1. und 2. nummeriert.

Bugfix Dokumente: 2 Fehler im Workflow beseitigt

Wenn man als Nutzer nur Zugriff auf einen Teilschritt eines Dokumentes im Workflow besaß und durch z.B. eine Lesebestätigung eine Weiterbewegung des Workflows zum nächsten Teilschritt auslöste erhielt man bisher nur eine Fehlermeldung „Fehler, bitte wenden Sie sich an den Support“.

Es lag daran, das die Details des Dokumentes aufgerufen werden sollten obwohl man in dem Moment laut neuem Workflow Teilschritt keinen Zugriff mehr auf das Dokument besitzt.

Dies wurde nun korrigiert, man wird nun automatisch zur Übersicht der Dokumente im zuletzt zugeordneten Gliederungspunkt des Dokumentes weitergeleitet.

Weiterhin wurde ein Anzeigefehler in der Nummerrierung der Teilschritte im Verlauf eines Workflows beseitigt, der auftrat wenn die Teilschritte des Workflows bisher nicht sortiert wurden.

Bugfix Dokumente: Workflow Anzeige 0/X

In einigen Fällen wurde im Statusbutton des Freigabeworkflows nicht der korrekte Teilschritt angezeigt. Anstelle von „Im Workflow 3/5“ wurde „Im Workflow 0/5“ angezeigt.

Die Ursache wurde nun beseitigt, so dass diese Anzeige wie erwartet funktionieren sollte.

Update Adressen: Zuordnung von Dokumenten

Es ist jetzt möglich den Adressen beliebige Dokumente zuzuordnen. Klicken Sie dafür einfach „Adresse bearbeiten“ und wechseln Sie in den Tab „Dokumente„.

Weiterhin ist es möglich neue Dokumente direkt für eine Adresse zu hinterlegen.

Die zugeordneten Dokumente werden in der Detail- und Druckansicht angezeigt. Zudem gibt es für jede Anschrift eine Übersicht der zugeordneten Dokumente.

Update Dokumente: Freigabeworkflow verbessert

Der Freigabeworkflow für Dokumente wurde in einigen Punkten verbessert:

  • Das manuelle Springen zu den vorher festgelegten Teilschritten ist jetzt möglich.
  • Die Kommentare/Prüfungen/Freigaben werden nun inkl. Text in der Ansicht des Verlaufs des Workflows angezeigt.
  • In den E-Mails wird die Liste der Nutzer mit Leseberechtigung nicht mehr angezeigt wenn sich der Empfänger der E-Mail in einer Nutzergruppe befindet die den Tab mit den Zugriffsberechtigungen in den Dokumentendetails nicht anzeigen darf.
  • Ein Klick auf den „Im Workflow“ Button öffnet nun direkt den Tab Workflow in den Details der Dokumente.
  • Es gibt verbesserte Beschriftungen und Formatierungen in der Detailansicht des Workflows.
  • Nach der Eingabe eines Kommentars/Prüfung/Freigabe innerhalb eines Workflows wird man im Anschluss nun direkt zu dem Tab für Workflows in der Detailansicht des Dokumentes weitergeleitet.
  • Es gibt jetzt die Möglichkeit Workflows abzubrechen (Option in der Detailansicht des Dokumentes).

Zudem wurde ein Fehler bezüglich der nicht korrekt gezählten Lesebestätigungen in einigen Fällen behoben.