Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht aller Dokumente inkl. Zuordnungen und mitgeltenden Unterlagen“ wurde eine neue Spalte „Letzter Kommentar/Prüfung/Freigabe“ hinzugefügt.
Sie können die Tabelle dadurch nun auch nutzen um zu sehen, welches Dokument wann zuletzt geprüft wurde und wer die Verantwortlichen sind.
Die Gestaltung der E-Mails die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:
Interne Nachrichten
Aufgaben
Dokumente
Forum
Der Freigabeworkflow für Dokumente wurde in einigen Punkten verbessert:
Zudem wurde ein Fehler bezüglich der nicht korrekt gezählten Lesebestätigungen in einigen Fällen behoben.
Im Bereich „QM-Tools“ – „Weitere Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument“ wurden die Anzeigen überall dort angepasst wo es nur einen Kommentar/Prüfung/Freigabe gab. Anstatt „Kommentar: 1“ wird nun das konkrete Datum angezeigt.
Dort wo es mehr Einträge gibt werden die Daten nun als Tooltip angezeigt, wenn man den Mauszeiger über das entsprechende Feld bewegt.
Unternehmen mit mehr als 2000 Dokumenten werden zudem den bedeutend schnelleren Seitenaufbau für die Übersicht bemerken der von über 3 Minuten auf 1 Sekunde reduziert werden konnte.
In den Eingabefeldern für Kommentare, Prüfungen und Freigaben ist es nun möglich die jeweilige Bedeutung zu ändern. Sie können nun z.B. beim Erstellen eines neuen Dokumentes wählen ob sie anstelle eines reinen Kommentars lieber direkt einen Freigabekommentar hinzufügen möchten.
In der Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben ist nun auch die Spalte für die Freigaben sortierbar.
Auf der Startseite wurde der Tab „Kommentare“ überarbeitet. Neu ist die Spalte „Lesestatus“ die anzeigt ob man das zum Kommentar gehörende Dokument lesen muss und ggf. bereits als gelesen gekennzeichnet hat.
Darüber hinaus lässt sich nun einstellen ob in dieser Übersicht nur Dokumente angezeigt werden für die man eine Lesebestätigung abgeben muss/musste oder ob auch Kommentare von Dokumenten angezeigt werden die man freiwillig lesen kann.
In diesem Zusammenhang wurden auch folgende Bereiche für Einstellungen überarbeitet:
Wenn Eigenschaften eines Dokumentes bearbeitet werden wird nun unterhalb des jeweiligen Eingabeformulares eine Box mit Optionen zum Aufruf der Detailansicht sowie ggf. des Inhaltes eingeblendet.
Dies gilt für folgende Aktionen:
Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:
Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.
Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.
Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.
Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.
Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:
Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.
Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.
Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.
Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften: