Kategorie: Einstellungen

Update (28.09.23): QR-Code für Dokumente

Mit großer Freude präsentieren wir Ihnen die neueste Funktion im zweiten September-Update unseres eQMS: die Generierung von QR-Codes für Dokumente.

Diese innovative Erweiterung ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse noch effizienter zu gestalten. Neu ist die Möglichkeit den QR-Code eines Dokumentes auszudrucken. Dies ist für alle Dokumente möglich, wie z.B. QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Formulare.

Welchen Vorteil haben Sie dadurch? Zukünftig können Sie den ausgedruckten QR-Code – welche Sie z.B. in einem Ordner gemeinsam mit der Dokumentation in Papierform abheften – mit einem Handy oder Tablet scannen. Nach dem Login im eQMS werden Sie direkt zum passenden Online-Dokument navigiert – natürlich im aktuellen Revisionsstand.

Diese digitale Verknüpfung unterstützt Sie dabei Ihren Workflow zu optimieren, Fehler zu reduzieren sowie Zeit zu sparen beim Auffinden von passenden digitalen Dokumenten im eQMS.

 

Weitere Verbesserungen

  • Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen ist es jetzt möglich für ausgewählte Nutzergruppen festzulegen, ob zusätzlich auch „fremde“ Aufgaben (Aufgaben, an denen Sie nicht beteiligt sind) gelesen und bearbeitet werden können.
  • Verbessert: Unter Weitere Tools > Kalender können Sie nun in den Terminlisten des Kalenders nicht nur die Termine eines Monats ansehen, sondern auch alle Termine für ein gesamtes Jahr.
  • Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges > Grundeinstellungen wurde der Beschreibungstext für eine Option eindeutiger formuliert. Aus „E-Mail senden, wenn ein Dokument bearbeitet wurde?“ wurde „E-Mail senden als Vorauswahl im Bearbeitungsformular für Dokumente?“.
    Zudem wurde eine Detailbeschreibung ergänzt für die Option „Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten?“.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im letzten Teilschritt eines Workflows wurden in seltenen Fällen zusätzlich zu den festgelegten Personen auch andere QMBs per Mail informiert. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Auf der Startseite im Tab Workflow können Sie in der Fußzeile Eigene/Fremde/Alle Workflows auswählen. Wenn nicht alle Tabs auf der Startseite angezeigt wurden, dann landete man nach einem Klick auf einen der drei Buttons nicht wieder im Tab Workflow, sondern im dritten Tab auf der Startseite. Dies wurde behoben.

Update (21.03.23): Dokumentenlenkung, Löschen von Dokumenten, Veröffentlichen

Mit diesem eQMS Update haben wir u.a. die Dokumentenlenkung weiter optimiert, die Einstellungen für das Löschen von Dokumenten erweitert sowie die Veröffentlichung von Dokumenten verbessert.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Neuerungen. Die ausführlichen Erklärungen finden Sie in den Details in diesem Beitrag.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Dokumentenlenkung
  • Löschen von Dokumenten / Papierkorb
  • Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen
  • Lexikon
  • Suche – Einstellungen für Nutzergruppen
  • Video auf Startseite

Dokumentenlenkung

  1. Neu: Im Bereich Setup > Nutzerverwaltung > Dateizugriff kopieren können Sie nun für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente von einem ausgewählten Mitarbeiter kopieren.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festgelegen, ob sich der Revisionsstand für Dokumente beim Veröffentlichen ändern lässt.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun einstellen, ob bei Änderungen an Dokumenten zwingend ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  4. Neu: Nutzer, die ein Dokument nicht selbst veröffentlichen dürfen, sehen im Formular um Dokumente bearbeiten zu können zwar noch den Tab Verknüpfungen, aber sie können dort nichts an den Einstellungen verändern.
  5. Neu: Im Bereich Setup Firma > Sonstiges > Dokumente gibt es jetzt eine Option mit der Sie festlegen können, ob der Revisionsstand bei jeder Änderung automatisch angehoben werden soll.
  6. Behoben: Es wurde ein Bug behoben, durch den der Office Editor in einigen Fällen nicht korrekt geladen wurde.

Löschen von Dokumenten / Papierkorb

  1. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente direkt & endgültig gelöscht werden dürfen.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob beim Löschen von Dokumenten ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente nie oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen aus dem Papierkorb gelöscht werden (Hinweis, frühestens ab Anfang April 2023).
  4. Behoben: Wenn man auf Diesen Revisionsstand löschen geklickt hat, sind alle REV im Papierkorb gelandet.

Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen

  1. Verbessert: Wenn nur eine berechtigte Person für die Veröffentlichung von Dokumenten zur Auswahl steht, dann ist diese nun automatisch vorausgewählt.
  2. Verbessert: Wenn Sie bei einem beliebigen Dokumententyp auf Hochladen klicken, aber kein Dokument auswählen, dann wird nun die letzte Version des Dokumentes kopiert.
  3. Verbessert: Geändert, dass Nutzer, die ein Dokument veröffentlichen und die Leseberechtigungen für die Nutzer einstellen der Schalter Letzter Revisionsstand nun wie früher die Einstellungen des zuletzt veröffentlichten Revisionsstand anzeigt (und nicht die Berechtigungen vom letzten Entwurf).
  4. Behoben: Repariert, dass wenn Nutzergruppen als Berechtigte zur Veröffentlichung von Dokumenten für die gesamte Gliederung festgelegt werden, dies der Person, die ein Dokument zur Veröffentlichung einreicht, auch so zur Auswahl angezeigt wird.
  5. Behoben: Repariert, dass der Revisionsstand auf 0 gesetzt wurde, wenn ein regulärer Nutzer (nicht QMB) ein Dokument mit mehreren Revisionsständen als Entwurf speicherte. Stattdessen wird der nächsthöhere Revisionsstand gewählt.

Lexikon

  1. Neu: Für alle die bisher keine Auswahl getroffen haben, werden per Standardeinstellung nur noch die Einträge des eigenen Unternehmens angezeigt
  2. Verbessert: Die Detailbuttons funktionieren jetzt per Klick anstatt per Mouseover. Dadurch lassen sich nun Texte markieren/kopieren.

Suche

  1. Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun für jede Nutzergruppe separat festgelegen, ob diese in der globalen Dokumentensuche auch nach Tags, im Archiv und im Papierkorb suchen dürfen.
  2. Verbessert: Die vom Nutzer ausgewählten Einstellungen für die Suche werden gespeichert.

Startseite

  1. Behoben: Die Box mit dem Video auf der Startseite, konnte nur der QMB/Admin wegklicken.