Kategorie: E-Mail

Update: Verbesserungen in den Bereichen Setup und Feststellungen

In den Bereichen Setup und Feststellungen hat unser Team  wieder einige Änderungen vorgenommen. Somit ist die Arbeitsweise mit dem eQMS noch angenehmer und Sie können noch weitere individuelle Einstellungen vornehmen.

Verbesserung der Optionen von Mails im Setup

Bislang konnte jeder Nutzer alle Optionen zum Versenden von Mails im Setup überarbeiten. Dadurch kam es eventuell manchmal zu ungewollten Änderungen.  Einen solchen Fall möchten wir jetzt vorbeugen. Wir haben die Einstellungen für das Senden der Mails so angepasst, dass nicht mehr jeder Nutzer alle Optionen verändern kann. Somit kommt es nicht mehr zu unerwünschten Veränderungen der Mail-Optionen.

Fehlerbehebung in den Feststellungen

In einigen Fällen konnten nicht immer alle Kurzbeschreibungen optimal gespeichert werden. Wenn man Sonderzeichen benutzte, trat leider ein Fehler auf und der Text wurde nicht korrekt gesichert. Dieses Problem haben wir nun behoben. Somit können Sie ab sofort bedenkenlos auch Sonderzeichen in Ihren Kurzbeschreibungen verwenden.

Neue Verschlüsselung der LDAP Verbindungsdaten

Das eQMS kann Ihnen nun noch mehr Sicherheit garantieren. Die LDAP Verbindungsdaten werden ab jetzt in einer neuen Verschlüsselungsmethode gespeichert – diese wurde auf Sodium umgestellt.

Erweiterung der Nutzerverwaltung

Wir bieten Ihnen fortan die Möglichkeit eigene Namenskürzel an die Nutzer zu vergeben. In der Nutzerverwaltung in den Bereichen „Profil bearbeiten“ und „Stammdaten aller Nutzer gleichzeitig ändern“ können Sie die Kürzel vergeben und festlegen. Diese werden dann in den Feststellungen anstelle der automatischen Namenskürzel angezeigt.

Update Dokumente: Dateien per Nachricht verschicken

Es ist jetzt möglich Dokumente per E-Mail aus dem eQMS zu verschicken.  Wählen Sie dafür im Kontextmenü des Dokumente „Nachricht senden (Dokument anhängen)“.

Das bereits bekannte Formular für Nachrichten wurde so angepasst, dass man nun die angehangenen Dokumente unter dem Text sehen und bei Bedarf entfernen kann. Mit einem Klick auf das „+“ Symbol lassen sich nun zudem mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und verschicken.

Wenn Sie die Nachricht an externe Person senden wollen gibt es nun ein Feld zur Eingabe der E-Mail Adresse (mehrere Empfänger lassen sich mit Semikolon trennen).

Update System: E-Mail Gestaltung und kleinere Verbesserungen

Die Gestaltung der E-Mails  die durch das eQMS versandt werden wurde komplett überarbeitet und vereinheitlicht. Dies betrifft folgende Bereiche:

Interne Nachrichten

    • neues E-Mail Design für Interne Nachrichten

Aufgaben

    • neue E-Mail Designs für Aufgaben: hinzugefügt, aktualisiert, erledigt, gelöscht
    • neue Icons
    • Bearbeitungsformular optisch angepasst
    • Betreffzeilen leicht angepasst

Dokumente

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei Kommentaren für Dokumente
      2. Benachrichtigung bei Prüfungen für Dokumente
      3. Benachrichtigung bei Freigaben für Dokumente
      4. Benachrichtigung beim Erhalt von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      5. Benachrichtigung beim Aktualisierungen von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      6. Benachrichtigung beim Entzug von Zugriffsberechtigungen auf ein Dokument
      7. Benachrichtigung beim Hinterlegen von neuen Dokumenten
      8. Benachrichtigung beim Aktualisieren von Dokumenten (neuer REV)
      9. Benachrichtigung beim Aktualisieren von z.B. Titel/Verknüpfungen von Dokumenten
      10. Benachrichtigung beim Erreichen von neuen Teilschritten im Workflow
      11. Benachrichtigung beim Erledigen von Bedingungen aus dem Workflow
    • neue Anzeige für Revisionsstand des Dokumentes in der E-Mail
    • neue Anzeige ob eine Lesebestätigung für das Dokument angefordert wurde
    • neue Anzeige bei Änderung der Berechtigungen (Zugriff/Aktualisierung/Entzug)

Forum

    • neue E-Mail Designs für:
      1. Benachrichtigung bei neuen Themen
      2. Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
    • Anpassung der Farbe für die Buttons:
      1. Zusammenfassung bearbeiten
      2. Bearbeiten
      3. Zitieren

Update System: Fehlerhafte E-Mails zurück an Absender

Falls vom eQMS verschickte E-Mails nicht zugestellt werden können, weil die z.B. E-Mailadresse des Empfängers falsch in den Einstellungen hinterlegt wurde, dann gehen die Fehlermeldungen von nun an nicht mehr zurück an den eQMS Server, sondern an die E-Mailadresse des Absenders.

Falls Sie z.B. nach dem Hinterlegen eines Dokumentes gehäuft E-Mails erhalten, dann kontrollieren Sie bitte den Inhalt dieser Nachrichten. Oft wird dort bereits auf falsch geschriebene E-Mailadressen oder volle Postfächer hingewiesen. Bitte passen Sie dann die Einstellungen für die betroffenen Nutzer in der Nutzerverwaltung an.

Update Dokumente: optimierte Lesebestätigungen, Profilfotos, Freigabeübersicht und vieles mehr

Für den Bereich Dokumente gab es mehrere Updates:

Neuer Button für Lesebestätigungen

Es gibt jetzt einen Button, um alle Dokumente als von allen Nutzern gelesen zu kennzeichnen.

Klicken Sie dafür auf „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter“ und dort auf „Alle Dokumente für alle Nutzer als gelesen markieren„. Anschließend werden Sie noch einmal per Hinweisfenster gebeten auf „Ok“ zu klicken.

Je nachdem ob Sie vorher „Nur aktuelle Revisionsstände anzeigen“ oder „Alle Revissionsstände anzeigen“ (also inkl. Archiv) ausgewählt haben, werden die entsprechenden Dokumente berücksichtigt.

Optimierte Nutzerauswahl

Die Nutzerauswahl im Bereich „Gliederungspunkte bearbeiten“ ist nun auch entsprechend der Zuordnungen zu Nutzergruppen und Gliederungspunkten möglich.

Anzeige eines Profilfotos in den Berechtigungen

Wenn man ein Dokument neu erstellt oder aktualisiert wird nun im Tab „Berechtigungen“ in der Detailansicht folgendes angezeigt:

  1. Fotos der Nutzer
  2. für wen die Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt sind
  3. Statistik der Lesebestätigungen am unteren Rand per Symbolen anstatt Text
  4. grafische Prozentanzeige für die Anzahl der Nutzer die gelesenen / nicht gelesenen haben
  5. neben dem Namen der Nutzer wird nun auch die Funktion (in Klammern) angezeigt.

Im Bereich „Nutzergruppen“ – „Nutzergruppe bearbeiten“ wird die Funktion ebenfalls mit eingeblendet.

Bugfix

Wenn in den Berechtigungen eines Dokumentes für sich selbst Lesebestätigung & E-Mail eingestellt wird, dann wird dies nun wieder gespeichert.

Freigabeübersicht: Übersicht der Kommentare, Prüfungen und Freigaben je Dokument

Es gibt eine neue Übersicht die Sie erreichen indem Sie auf folgende Links klicken: „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Übersicht der Kommentare, Prüfungen & Freigaben je Dokument„.

Die Ansicht bietet eine Übersicht aller aktuellen Dokumente mit folgende Eigenschaften:

  1. Übersicht für welches Dokument es wieviele Kommentare/Prüfungen/Freigaben gibt
  2. Durchsuch- und Sortierbarkeit der Ergebnisse
  3. Dateisymbol, Dokumententyp, Hochladedatum, Autor, Dateiname
  4. Detailbutton um alle Infos zum Dokumenten direkt einblenden zu können
  5. Optionen passend zum Dokument z.B. Nachricht senden (Dokument verlinken)

Update Dokumente: Benachrichtigungsmails überarbeitet

Es gibt einige Änderungen an den automatisch verschickten E-Mails die erzeugt werden, wenn sich etwas an den Dokumenten ändert:

  • beim Erstellen/Bearbeiten von Dokumenten lässt sich im Tab „Berechtigungen“ nun direkt einstellen, wer per E-Mail informiert werden soll
  • die Titel der Dokumente werden ab sofort mit im Betreff der Benachrichtigungsemails angezeigt
  • die Größe der Logos in Benachrichtigungsemails für Änderungen an Dokumenten wurde auf 50px beschränkt
  • es gibt nun extra Benachrichtungen wenn Berechtigungen auf Dokumente entzogen, aktualisiert oder neu vergeben werden

Update System: Auswahlboxen durchsuchbar

In allen Auswahlboxen mit mehr als 10 Einträgen wird nun automatisch ein Suchfeld mit dessen Hilfe man die Anzahl der Suchergebnisse bequem einschränken kann. Dies ist vor allem bei besonders langen Listen hilfreich z.B. wenn man einer Feststellung oder einem Titel in der Fachliteratur Datenbank ein Dokument zuordnen möchte.

Update Nutzergruppen: neue Berechtigungen für den Bereich Setup Firma

Im Bereich „Nutzergruppen“ wurden die Bezeichnungen für die einzelnen Berechtigungen überarbeitet und verständlicher formuliert.

Zudem gibt es nun neu zuweisbare Berechtigungen für folgende Bereiche:

  1. Setup Firma
  2. Nutzerverwaltung
  3. Nutzergruppen
  4. Gliederungen
  5. Stellenprofile
  6. Hauptaufgaben
  7. Teilaufgaben
  8. Qualifikationen
  9. Fragen für Checklisten
  10. Kalenderkategorien
  11. Adresszuordnung
  12. Sonstiges

Die neuen Berechtigungen wurden wie bisher bereits den Nutzergruppen „Geschäftsführung“ und „QMB“ zugeordnet.

Update System: Neue Hilfefunktion

Die bisherigen Hilfeinhalte wurden durch neue, stark erweiterte Dokumente ersetzt.

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Zudem ist es nun möglich, aus jedem Bereich im eQMS über die Navigationsleiste die jeweils passenden Hilfethemen anzeigen zu können. Klicken Sie dafür auf das Fragezeichensymbol im rechten Bereich der Navigationsleiste.

Um Platz für das Hilfesymbol zu schaffen, wir der Counter bis zum automatischen Logout nun nur noch innerhalb der letzten zehn Minuten angezeigt.

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Die Hilfethemen sind nach Stichworten durchsuchbar und nach Aufgabenbereichen geordnet (z.b. Mitarbeiter oder QMB).

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Schulungen: Aktuelles eQMS Schulungs Programm veröffentlicht

Um Sie bei Ihrer Arbeit im Qualitätsmanagement mit dem eQMS optimal zu unterstützen, bieten wir praxisorientierte Schulungen mit verschiedenen frei wählbaren Optionen an.

Download: https://eqms.de/eQMS_Schulungen_2016.pdf (PDF)

Vor-Ort oder Online

Sie haben die Wahl zwischen einer Präsenzschulung in unseren oder Ihren Räumen oder einer Live-Online-Schulung. Unser Seminarraum in Naunhof ist modern ausgestattet und auf effektives Lernen ausgerichtet. Die zentrale Lage im Naherholungsgebiet von Leipzig lädt zum Entspannen in den Pausen ein.

Die webbasierte Live-Schulung direkt an Ihrem Computer spart Reise- und Übernachtungskosten und bietet Ihnen dieselbe praxisorientierte Wissensvermittelung sowie speziell geschulte Lehrkräfte wie unser Vor-Ort-Angebot. Die Installation der dafür nötigen Technik ist schnell und einfach, nur ein Internetanschluss ist nötig. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Key-User oder Anwender

Key-User wie Administratoren und Qualitätsmanagementbeauftragte sowie Anwender haben unterschiedliche Aufgaben und nutzen verschiedene Funktionen. Daher bieten wir für jede Nutzergruppe speziell abgestimmte Schulungskonzepte.

Teilnahmebescheinigung oder Zertifikat

Nach einer Schulung erhalten Sie eine Teilnahmebescheinigung. Sie haben weiterhin die Möglichkeit an einer Prüfung teilzunehmen. Bei erfolgreicher Absolvierung erhalten Sie ein Zertifikat, mit dem Sie sich als Experten ausweisen können und Ihren Wert im Unternehmen steigern.

Basisseminar und jährliche Aktualisierung

Das eQMS wird kontinuierlich weiterentwickelt, um aktuelle Normenanforderungen sowie Kundenwünsche zu berücksichtigen. Damit Sie stets aktuell informiert sind über Neuerungen und Verbesserungen, bieten wir Ihnen neben dem Basisseminar eine jährliche Aktualisierung des Wissens. Sie erlernen den Umgang mit neuen Funktionen sowie die Möglichkeiten, um mit dem eQMS einfacher und produktiver zu arbeiten.

Download: https://eqms.de/eQMS_Schulungen_2016.pdf (PDF)

Bugfix: E-Mail Funktion

Der Versand von automatisch generierten Benachrichtigungen per E-Mail war vorübergehend gestört. Die Ursache wurde nun beseitigt. Alles funktioniert nun wieder wie gewohnt.

Update Interne Nachrichten: Signatur festlegen

Es ist jetzt möglich ähnlich wie in E-Mail Programmen eine persönliche Signatur für die internen Nachrichten im eQMS zu hinterlegen. Sie können die Funktion nutzen, um z.B. ihre Kontaktdaten automatisch unter jeder Nachricht einfügen zu lassen.

Klicken Sie dafür auf den „Posteingang“ und anschließend in der Box mit Optionen ganz unten auf „Signatur bearbeiten„. Im nächsten Fenster können Sie einen beliebigen Text hinterlegen. Auch HTML ist möglich, um z.B. die Homepage oder E-Mailadresse direkt zu verlinken.

Das Update ist für alle Nutzer kostenfrei.

Update E-Mail: Kompatibilität erhöht, Textmodus abgeschafft

Die E-Mail Benachrichtungen des eQMS wurden angepasst:

  • Es wird nun das Logo des eigenen Unternehmens in den E-Mails angezeigt.
  • Zudem sollten nun Sonderzeichen und Umlaute in allen gängigen E-Mail Programmen korrekt angezeigt werden.
  • Wenn man in einer E-Mail auf antworten klickt, dann wird der Name und die E-Mailadresse der entsprechenden Person eingesetzt (sofern die Daten im eQMS hinterlegt sind).

Die Auswahlmöglichkeit um E-Mails im reinen Textformat zu versenden wurde abgeschafft, da die Darstellung im HTML Format von über 99% der Nutzer bevorzugt wurde.

Update Interne Nachrichten: Kleinere Verbesserungen

Im Bereich für Interne Nachrichten wurde nun oberhalb der Optionen eine neue Box zur Auswahl der verschiedenen Nachrichtenordner eingebaut. Hinter den Ordnernamen können Sie nun direkt sehen, wie viele Nachrichten ungelesen sind und wie viele sich insgesamt darin befinden.

Die Schrift von Ordnern in denen sich noch keine Nachrichten befinden ist grau eingefärbt. Ordner mit ungelesenen Nachrichten werden in dicker blauer Schrift dargestellt.

Zudem wurden die Texte für die Optionen genauer formuliert.

Das Update ist für alle Nutzer des eQMS kostenfrei.