Autor: jmd

Update-Vorschau (02.11.23): Tool für Inhouse-Installation & Office-Verbesserung

Wir freuen uns, Ihnen das neueste eQMS-Update vorstellen zu dürfen. Dieses Update beinhaltet die Neuentwicklung eines Tools für Inhouse-Installationen, dass die korrekte Einrichtung vom eQMS in der Inhouse-Variante vereinfacht und bei Bedarf auch automatisiert Abweichungen korrigiert.

Darüber hinaus haben wir weitere Office-Funktionen ergänzt, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Ab sofort können Sie die Vorteile der Silbentrennung und des Thesaurus in Ihren Online-Dokumenten nutzen.

Verbesserungen

  • Verbessert: Für Inhouse Installationen gibt es jetzt ein Tool zur Strukturanalyse der Datenbank. Etwaige Abweichungen zum aktuellen Stand werden nun angezeigt und können bei Bedarf automatisch korrigiert werden.
  • Verbessert: Die Silbentrennung und der Thesaurus funktionieren jetzt im Online-Office.
  • Verbessert: Im Kalender sind nun die offiziellen Feiertage für 2024 und 2025 hinterlegt.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In der erweiterten Ansicht für Übersicht der Feststellungen funktionierten die Buttons zum Filtern (Erledigt/Unerledigt) in der Fußzeile nicht. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Die Beschreibungen von Teilmaßnahmen von Feststellungen wurden teilweise nicht korrekt dargestellt, abhängig von den verwendeten Sonderzeichen. Dies wurde korrigiert.

Update (28.09.23): QR-Code für Dokumente

Mit großer Freude präsentieren wir Ihnen die neueste Funktion im zweiten September-Update unseres eQMS: die Generierung von QR-Codes für Dokumente.

Diese innovative Erweiterung ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse noch effizienter zu gestalten. Neu ist die Möglichkeit den QR-Code eines Dokumentes auszudrucken. Dies ist für alle Dokumente möglich, wie z.B. QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Formulare.

Welchen Vorteil haben Sie dadurch? Zukünftig können Sie den ausgedruckten QR-Code – welche Sie z.B. in einem Ordner gemeinsam mit der Dokumentation in Papierform abheften – mit einem Handy oder Tablet scannen. Nach dem Login im eQMS werden Sie direkt zum passenden Online-Dokument navigiert – natürlich im aktuellen Revisionsstand.

Diese digitale Verknüpfung unterstützt Sie dabei Ihren Workflow zu optimieren, Fehler zu reduzieren sowie Zeit zu sparen beim Auffinden von passenden digitalen Dokumenten im eQMS.

 

Weitere Verbesserungen

  • Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen ist es jetzt möglich für ausgewählte Nutzergruppen festzulegen, ob zusätzlich auch „fremde“ Aufgaben (Aufgaben, an denen Sie nicht beteiligt sind) gelesen und bearbeitet werden können.
  • Verbessert: Unter Weitere Tools > Kalender können Sie nun in den Terminlisten des Kalenders nicht nur die Termine eines Monats ansehen, sondern auch alle Termine für ein gesamtes Jahr.
  • Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges > Grundeinstellungen wurde der Beschreibungstext für eine Option eindeutiger formuliert. Aus „E-Mail senden, wenn ein Dokument bearbeitet wurde?“ wurde „E-Mail senden als Vorauswahl im Bearbeitungsformular für Dokumente?“.
    Zudem wurde eine Detailbeschreibung ergänzt für die Option „Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten?“.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im letzten Teilschritt eines Workflows wurden in seltenen Fällen zusätzlich zu den festgelegten Personen auch andere QMBs per Mail informiert. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Auf der Startseite im Tab Workflow können Sie in der Fußzeile Eigene/Fremde/Alle Workflows auswählen. Wenn nicht alle Tabs auf der Startseite angezeigt wurden, dann landete man nach einem Klick auf einen der drei Buttons nicht wieder im Tab Workflow, sondern im dritten Tab auf der Startseite. Dies wurde behoben.

Update (05.09.23): Zusatzfunktionen für die Detail- und Druckansichten von Dokumenten

Wir freuen uns, Ihnen die neuen nützlichen Funktionen des September-Updates am 05.09.23 vom eQMS vorzustellen mit denen Sie sowohl die Detailansicht für Dokumente als auch die Dokumentenübersicht noch individueller anpassen können.

Verbesserung für die Detailansicht eines Dokumentes

  • Verbessert: Unter der Detailansicht eines Dokumentes gibt es nun einen neue Funktion Druckansicht Dokument ohne Kopfzeile.

 

Verbesserungen & Fehlerbehebungen für die Druckansichten von Dokumentenlisten (QM-Tools)

  • Verbessert: In der Druckansicht von Dokumentenlisten werden nun für die angezeigten Dokumente, die jeweilige Nummer des Workflow-Teilschrittes angezeigt.
  • Verbessert: Die Titel der Dokumente können jetzt zusätzlich auch auf 40 Zeichen gekürzt werden.
  • Verbessert: Dokumente im Entwurf können separat ein- und ausgeblendet werden.
  • Behoben: Dokumente im Workflow können jetzt ausgeblendet werden.

Update (01.08.23): Geschwindigkeit & Sprache

Zum 01.08.23 wird ein neues Update vom eQMS veröffentlicht, wobei die Themen Perfomance und Sprache im Vordergrund stehen.

Verbesserungen

  • Verbessert: Die E-Mail zur eQMS-Aktivierung, wird nun in der Sprache gesendet, die der jeweilige Nutzer ausgewählt hat.
  • Verbessert: Die Geschwindigkeit beim Seitenaufbau für die Darstellung von Dokumentenlisten für Verbände und Gruppen wurden beschleunigt. Somit konnten die Ladezeiten verkürzt werden.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In den Feststellungen ist nun wieder die Sortierung nach „Fortschritt“ möglich.

Update (03.07.23): Performance

Am 03.07.23 erscheint ein neues eQMS-Software-Update. Dieses Update konzentriert sich auf die Verbesserung der Performance und optimiert die Geschwindigkeit beim Seitenaufbau erheblich. Insbesondere Unternehmen mit mehreren tausend Dokumenten werden von dieser Optimierung profitieren, da sich die Ladezeiten deutlich verkürzen.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Geschwindigkeit
  • Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

Geschwindigkeit

Verbessert: Um Ihnen eine reibungslose und effiziente Nutzung des eQMS zu ermöglichen – auch bei einer großen Anzahl von Dokumenten – haben wir die Performance unseres Systems signifikant verbessert. Dadurch können Sie nun schnell und ohne Verzögerungen auf alle benötigten Dokumente zugreifen und Ihre Arbeit mit dem eQMS noch effektiver gestalten.

Verbesserungen

  • Verbessert: Die Übersetzung im Verwaltungsbereich für Freigabeworkflows wurde verbessert.
  • Verbessert: Dass ein Dokument gelesen wurde, wird nun auch im Tab Inhalt in der Detailansicht des Dokumentes angezeigt.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In einigen Fällen wurde eine ungelesene Nachricht in der Navigationsleiste angezeigt, obwohl im Posteingang keine neuen Nachrichten vorhanden waren. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Hat ein Nutzer zuerst Einstellungen für eine bestimmte Nutzergruppe vorgenommen und hat danach die Tabs gewechselt, dann wurden im Formular zum Bearbeiten von Dokumenten teilweise falsche Berechtigungen eingestellt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Auswählen von Dokumenten für die Wiedervorlage konnten Dokumente mit mitgeltenden Unterlagen nicht richtig ausgewählt werden. Dies wurde nun behoben.

Update (02.06.23): Feststellungen und Workflow

Im Juni erwartet Sie ein neues eQMS-Update. Um Ihnen noch mehr Kontrolle und Sicherheit zu bieten, haben wir mit diesem Update  eine neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen ergänzt.

Darüber hinaus werden Dokumente, welche sich im Workflow befinden, nun flächendeckend transparent dargestellt: mit einer Anzeige, in welchem Teilschritt sich das Dokument innerhalb des Workflows befindet.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen
  • Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow
  • Fehlerbehebungen

Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen

Neu: Standardmäßig können alle Feststellungen von der Geschäftsführung und dem QMB bearbeitet werden. Nun wurde diese allgemeine Berechtigung erweitert um eine neue Berechtigung. Diese ermöglicht es, dass Nutzer, welche an einer Feststellung beteiligt sind (als Hauptverantwortlicher, Stellvertreter oder Teammitglied), diese auch bearbeiten dürfen.

Die Berechtigung finden Sie unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen: Berechtigung QM-Tools – Zugeordnete Feststellungen bearbeiten und löschen können (Das Recht Feststellungen zu bearbeiten und zu löschen. Betrifft nur jene, an denen der Nutzer selbst beteiligt ist.)

Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow

Neu: Befindet sich ein Dokument im Workflow, dann wird nun auch in folgenden Ansichten angezeigt, in welchem Teilschritt (z.B. 2 von 4) sich das Dokument befindet:

  • Archiv
  • Dokumente im Entwurfsstadium unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Übersicht der zur Veröffentlichung eingereichten Dokumenten unter Startseite > Kommentare

Verbesserungen

Verbessert: Möchten Sie ein Dokument bearbeiten und dann in den Workflow schicken, wird Ihnen nach der Auswahl des Workflows nun der Button Workflow starten angezeigt. Die Bezeichnung löst die vorherige Bezeichnung Entwurf speichern ab und kennzeichnet eindeutiger das zu erwartende Ereignis.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Kommentare zu Dokumenten konnten teilweise nicht mehr bearbeitet werden, wenn es von dem Dokument mehrere Entwurfsfassungen gab. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Springen im Workflow zwischen den Teilschritten, werden die Berechtigungen für den neuen Teilschritt jetzt immer so angewendet, wie für den Teilschritt festgelegt.
  • Behoben: Befindet sich jetzt ein Dokument im Workflow und der Inhalt wird geändert, dann führt dies nun zu einer Erhöhung des Revisionsstandes, selbst wenn ein Teilschritt mit der automatischen Aktion Archivierung noch nicht erreicht wurde.
  • Behoben: In einigen Fällen wurden Diagramme nicht mehr auf der Startseite angezeigt, wenn sie überarbeitet wurden. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Feststellungen ließen sich bisher nicht von der Startseite löschen (leere Seite). Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Mitarbeiter mit begrenzten Berechtigungen konnten keine Belege zu Ereignissen von Technischen Geräten im System hinterlegen. Dies wurde behoben.

Update (02.05.23): Gliederungspunkte verschieben und Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Im eQMS-Mai-Update, welches am 02.05.23 veröffentlicht wird, haben wir Ihre Anregungen umgesetzt und zwei neue sowie zeitsparende Funktionieren umgesetzt.

Gliederungspunkte verschieben

Neu: Gliederungspunkte, die sich auf einer hierarchisch unteren Ebene befinden, können nun einfach auf die hierarchisch höchste Ebene – die Gliederungen – verschoben werden. Damit ist es möglich, Gliederungspunkte in Gliederungen umzuwandeln.

Klicken Sie dafür auf Setup > Gliederungen > Gliederungspunkte bearbeiten und wählen sie den Gliederungspunkt aus, welchen Sie verschieben möchten. Danach wählen Sie in der unteren Optionenbox Gliederungspunkt verschieben aus. Auf der folgenden Seite können Sie nun auswählen: Neue Gliederung anlegen.

Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Verbessert: Beim Kopieren eines Dokumentes werden nun alle Berechtigungen für das Dokument beibehalten – auch wenn das Dokument danach erst im Entwurfsmodus gespeichert wird und anschließend veröffentlicht wird.

Somit sind nun die Berechtigungen bei einem kopierten und veröffentlichten Dokument, standardmäßig identisch zu den Berechtigungen des originalen Vorlagedokumentes.

Update (06.04.23): Updatezyklus und Verbesserungen

Die regelmäßigen Updates vom eQMS beinhalten Fehlerkorrekturen sowie neue oder verbesserte Funktionen. Die Weiterentwicklungen verbessern gezielt die Software, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und somit Zeit zu sparen. Mit jedem Update versuchen wir Ihre Rückmeldungen und Wünsche weiter umzusetzen. Wir danken Ihnen an dieser Stelle für Ihr Feedback. Da die Updates aber auch die Arbeitsweise im eQMS beeinflussen können, möchten wir die eQMS-Update-Routine in Zukunft transparenter gestalten.

Updatezyklus: monatlich

Damit zukünftig QMBs und Nutzer rechtzeitig vor einem Update informiert sind, werden zukünftig geplante Updates jeweils nur einmal monatlich zum Monatswechsel veröffentlicht. Über die geplanten Änderungen informieren wir Sie schon mindestens eine Woche vor dem Update – in der Nachricht zu den geplanten Änderungen. Somit profitieren Sie von den gezielten Verbesserungen und sind gleichzeitig rechtzeitig informiert.

 Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow
  • Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen
  • Weitere Neuerungen und Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

 Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow

  • Neu: In den beiden Übersichten QM-Tools > Zusätzliche Funktionen > Dokumente im Entwurfsstatus sowie Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht gibt es jetzt in der Fußzeile die Auswahlmöglichkeit Alle, eigene oder fremde.
    Somit können Sie die angezeigten Dokumente im Workflow sortiert nach eigenen oder fremden Dokumenten anzeigen lassen.

Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen

  • Neu: Für Kunden mit Inhouse-Installationen gibt es im Updatebereich (Setup Firma > Update) nun die Anzeige eines Hashwertes für das Datenverzeichnis. Bei Änderungen des Hashwertes erkennen Sie Änderungen im Datenverzeichnis.

Neuerungen und Verbesserungen

  1. Neu: Sie können nun für verschiedene Nutzergruppen definieren, ob diese eQMS Neuigkeiten in Form einer Nachricht im eQMS sowie per E-Mail erhalten sollen. Standardmäßig ist diese Berechtigung eingeschaltet für die Nutzergruppen QMB und GF. Die Berechtigung können Sie einer Nutzergruppe zuweisen unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen verwalten.
  2. Neu: Unter Setup > Sonstiges > Dokumente > Dokumentenlenkung gibt es einen neuen Schalter: „Sollen Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden können, die das Dokument veröffentlichen dürfen?“. Ist dieser Schalter aktiviert, können Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden, die auch das Dokument veröffentlichen dürfen.
  3. Verbessert: Der Button zum Archivieren von Dokumenten ist wieder da.
  4. Verbessert: Wenn ein Nutzer ein Dokument im System hinterlegt und von sich selbst eine Lesebestätigung anfordert, dann wird dieses nicht mehr automatisch als gelesen markiert, sondern erst nach einem Klick auf Ungelesen.
  5. Verbessert: Um die Ansicht von PDF-Dokumenten aufzurufen, kann man nun in den Dokumentenlisten analog zu den Office Dokumenten in der linken Spalte auf das jeweilige Icon (für „PDF“) klicken.

Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Die Belege für Ereignisse von Mess- und Prüfmitteln konnten nicht gelöscht werden. Dies wurde nun behoben.
  2. Behoben: Reguläre Nutzer hatten die Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten und konnten trotzdem keine Dokumente löschen. Dies wurde nun behoben.
  3. Behoben: Wenn ein neuer Revisionsstand (REV) veröffentlicht wurde, wurden teilweise Dokumente aus dem Archiv in den Papierkorb geschoben. Dies wurde nun behoben.
  4. Behoben: Die Suche nach Tags war deaktiviert, aber trotzdem wurden Dokumente aus dem Archiv über die Suche gefunden. Dies wurde nun behoben.
  5. Behoben: Beim Öffnen und Speichern von Word-Dokumenten gab es gelegentlich „endlose“ Ladezeiten. Dieses Problem ist nun behoben und das Öffnen und Speichern erfolgt sehr schnell.
  6. Behoben: In der Übersicht der Feststellungen können nun auch Feststellungen per Filter gefunden werden, wenn für die Namen der beteiligten Mitarbeiter nicht genug Platz in der Übersicht vorhanden ist.
  7. Behoben: Wenn der Revisionsstand bei Änderungen an den Metadaten (Titel, Berechtigungen, Verknüpfungen usw.) nicht automatisch erhöht werden soll, dann werden bereits erteilte Lesebestätigungen für neue veröffentlichte Fassungen mit dem gleichen Revisionsstand (REV) kopiert und müssen nicht mehr neu erteilt werden.
  8. Behoben: In einigen Fällen wurden Dokumente in der Liste der Ereignisse auf der Startseite als „Entwurf“ markiert. Dies wurde nun behoben.

Update (21.03.23): Dokumentenlenkung, Löschen von Dokumenten, Veröffentlichen

Mit diesem eQMS Update haben wir u.a. die Dokumentenlenkung weiter optimiert, die Einstellungen für das Löschen von Dokumenten erweitert sowie die Veröffentlichung von Dokumenten verbessert.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Neuerungen. Die ausführlichen Erklärungen finden Sie in den Details in diesem Beitrag.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Dokumentenlenkung
  • Löschen von Dokumenten / Papierkorb
  • Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen
  • Lexikon
  • Suche – Einstellungen für Nutzergruppen
  • Video auf Startseite

Dokumentenlenkung

  1. Neu: Im Bereich Setup > Nutzerverwaltung > Dateizugriff kopieren können Sie nun für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente von einem ausgewählten Mitarbeiter kopieren.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festgelegen, ob sich der Revisionsstand für Dokumente beim Veröffentlichen ändern lässt.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun einstellen, ob bei Änderungen an Dokumenten zwingend ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  4. Neu: Nutzer, die ein Dokument nicht selbst veröffentlichen dürfen, sehen im Formular um Dokumente bearbeiten zu können zwar noch den Tab Verknüpfungen, aber sie können dort nichts an den Einstellungen verändern.
  5. Neu: Im Bereich Setup Firma > Sonstiges > Dokumente gibt es jetzt eine Option mit der Sie festlegen können, ob der Revisionsstand bei jeder Änderung automatisch angehoben werden soll.
  6. Behoben: Es wurde ein Bug behoben, durch den der Office Editor in einigen Fällen nicht korrekt geladen wurde.

Löschen von Dokumenten / Papierkorb

  1. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente direkt & endgültig gelöscht werden dürfen.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob beim Löschen von Dokumenten ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente nie oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen aus dem Papierkorb gelöscht werden (Hinweis, frühestens ab Anfang April 2023).
  4. Behoben: Wenn man auf Diesen Revisionsstand löschen geklickt hat, sind alle REV im Papierkorb gelandet.

Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen

  1. Verbessert: Wenn nur eine berechtigte Person für die Veröffentlichung von Dokumenten zur Auswahl steht, dann ist diese nun automatisch vorausgewählt.
  2. Verbessert: Wenn Sie bei einem beliebigen Dokumententyp auf Hochladen klicken, aber kein Dokument auswählen, dann wird nun die letzte Version des Dokumentes kopiert.
  3. Verbessert: Geändert, dass Nutzer, die ein Dokument veröffentlichen und die Leseberechtigungen für die Nutzer einstellen der Schalter Letzter Revisionsstand nun wie früher die Einstellungen des zuletzt veröffentlichten Revisionsstand anzeigt (und nicht die Berechtigungen vom letzten Entwurf).
  4. Behoben: Repariert, dass wenn Nutzergruppen als Berechtigte zur Veröffentlichung von Dokumenten für die gesamte Gliederung festgelegt werden, dies der Person, die ein Dokument zur Veröffentlichung einreicht, auch so zur Auswahl angezeigt wird.
  5. Behoben: Repariert, dass der Revisionsstand auf 0 gesetzt wurde, wenn ein regulärer Nutzer (nicht QMB) ein Dokument mit mehreren Revisionsständen als Entwurf speicherte. Stattdessen wird der nächsthöhere Revisionsstand gewählt.

Lexikon

  1. Neu: Für alle die bisher keine Auswahl getroffen haben, werden per Standardeinstellung nur noch die Einträge des eigenen Unternehmens angezeigt
  2. Verbessert: Die Detailbuttons funktionieren jetzt per Klick anstatt per Mouseover. Dadurch lassen sich nun Texte markieren/kopieren.

Suche

  1. Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun für jede Nutzergruppe separat festgelegen, ob diese in der globalen Dokumentensuche auch nach Tags, im Archiv und im Papierkorb suchen dürfen.
  2. Verbessert: Die vom Nutzer ausgewählten Einstellungen für die Suche werden gespeichert.

Startseite

  1. Behoben: Die Box mit dem Video auf der Startseite, konnte nur der QMB/Admin wegklicken.