Autor: eQMS

Update-Ankündigung (27.03.24): Integration von Niederländisch und Verbesserung der Usability

Ein wesentlicher Bestandteil des neuen eQMS-Updates ist die Integration der niederländischen Sprache, sodass auch Nutzer aus den Niederlanden unsere Software problemlos nutzen können.

Darüber hinaus haben wir die Übersichtlichkeit und Usability für die Dokumentenlenkung weiter verbessert. Unter dem Menüpunkt QM-Tools > Dokumentenlenkung sind nun wichtige Übersichten für alle Nutzer auf einem Blick aufgeführt.

Verbesserungen Dokumentenlenkung

  1. Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung wurden folgende Funktionen hinzugefügt: Alle Dokumente (Liste aller Dokumente, auf die man selbst Zugriff hat), Meine ungelesenen Dokumente, Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter, Dokumentensuche, Dokumente löschen und Dokumente im Papierkorb.
    Die Funktionen sind nun für alle Mitarbeiter verfügbar und waren zuvor im Bereich Zusätzliche Funktionen.
  2. Verbessert: Die Buttons Eigenschaften des aktuellen Revisionsstands sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands zeigen jetzt auf die aktuell gültige veröffentlichte Fassung des Dokumentes und nicht mehr wie bisher auf den letzten Entwurf oder die letzte Einreichung.
  3. Verbessert: Für Diagramme führen die Buttons Download dieses Revisionsstandes, Download dieses Revisionsstandes ohne Austausch der Platzhalter sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands jetzt nicht mehr zur Darstellung innerhalb des eQMS, sondern zum Download der XML-Datei. In den Übersichtslisten der Dokumente bleibt es dabei, dass ein Klick auf den Titel zur Anzeige innerhalb des eQMS führt.
  4. Verbessert: Im Bereich „Dokumente löschen“ werden nun zusätzlich 2 Spalten angezeigt: die Spalte Hinweis, um zu erkennen, ob das Dokument im Entwurf oder bereits veröffentlicht ist sowie die Spalte Datum der Veröffentlichung im eQMS angezeigt. Dadurch soll die Übersicht verbessert werden, wenn verschiedene Fassungen eines Dokumentes mit dem gleichen REV existieren.

Weitere Verbesserungen

  1. Verbessert: Die Niederländische Sprache wurde integriert und steht im Bereich Setup Persönliches > Grundeinstellungen zur Auswahl.
  2. Verbessert: Im Bereich Schulungen werden in der Zukunft liegende Termine (weiter als 6 Monate) in der Übersicht der Schulungen nun in grauer Farbe dargestellt, um die Unterscheidung zu erfolgreich abgeschlossenen Terminen zu erleichtern.
  3. Verbessert: Wenn im Kalender ein Anfangsdatum festgelegt wird, welches später als das bisherige Enddatum ist, dann wird nun das Enddatum automatisch auf den gleichen Tag gelegt wie das Anfangsdatum.
  4. Verbessert: Die Beschränkung der Zeichenlänge für Fragen innerhalb von Checklisten wurde aufgehoben.
  5. Verbessert: Am unteren Ende der Seiten im eQMS wurde zusätzlicher Platz hinzugefügt, damit der Button zum nach oben scrollen keine anderen Bereiche (z.B. Kontextmenüs) verdecken kann.

Fehlerbehebungen Dokumentenlenkung 

  1. Behoben: Für den Fall, dass Kommentare als Pflicht eingestellt sind bei Änderungen an Dokumenten gab es den Bug, dass die Änderungen durch den Wechsel in den Tab „Berechtigungen“ trotzdem auch ohne Kommentar gespeichert werden konnten. Dies wurde nun behoben. Wenn jemand nachträglich den Kommentar im Formular löscht, dann werden die Buttons nun zudem auch wieder geprüft und ggf. gesperrt.
  2. Behoben: Kommentare für Dokumente die sich im Papierkorb befinden wurden nicht angezeigt. Selbst die Kommentare, die beim Löschen hinterlegt waren. Dies wurde korrigiert. Alle Kommentare sind nun sichtbar.
  3. Behoben: In der schnellen Navigation zwischen den Gliederungspunkten in den Übersichten der Dokumente wurden in den Klammern die falschen Werte für die Anzahl der Dokumente/Verknüpfungen/Nutzer je Gliederungspunkt angezeigt. Dies wurde jetzt korrigiert.
  4. Behoben: Bisher konnten Videos nicht automatisch im Inhalt Tab eines Dokumentes geöffnet werden. Stattdessen wurden immer zuerst die Eigenschaften angezeigt. Dies wurde nun behoben. Die Anzeige von Videos funktioniert nun in der gleichen Weise wie bei Bildern oder PDF-Dateien.
  5. Behoben: In einigen Fällen war es nicht möglich den Revisionstand auf 0 zu setzen. Zudem war es möglich negative Revisionsstände zu wählen. Beides wurde nun behoben.

Weitere Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Bei den Bewertungen per Checkliste gab es Probleme, wenn Nutzer andere Sprachen als Deutsch verwendet haben. Dies wurde nun behoben.

Update (05.03.24): Optimierung im Bereich Dokumentenlenkung

Im Zentrum des neuen eQMS-Updates steht eine Dokumentenübersicht zur Dokumentenlenkung. Diese stand früher nur Qualitätsmanagementbeauftragten zur Verfügung und wird nun allen Mitarbeitern angezeigt. Die Dokumentenübersicht ermöglicht es, den aktuellen Stand der Dokumente jederzeit zu verfolgen. So lässt sich z.B. schnell erkennen, welche Dokumente noch im Entwurf und welche zur Veröffentlichung eingereicht sind. Diese neue Dokumentenübersicht erleichtert die Zusammenarbeit im Team und sorgt für Transparenz beim Status jedes Dokumentes – und das auf einen Blick.

 

Verbesserungen

  • Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung gibt es eine Übersicht, die nun von allen Mitarbeitern aufgerufen werden kann. Dort sind Übersichten für Dokumente im Entwurf und Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht. Neu in diesen Übersichten ist die Erwähnung des Erstellers hinter dem Dokumententitel sowie eine zusätzliche Spalte für die Dokumentennummer.
  • Verbessert: Nutzer, die ein Dokument zur Veröffentlichung eingereicht bekommen haben, können dieses nun ablehnen und zurück als Entwurf an den Ersteller schicken. Der Ersteller wird darüber per E-Mail informiert. Es können Kommentare hinterlegt und das Dokument angepasst werden.
  • Verbessert: Im Bereich Dokumente wird nun in allen Übersichten eine neue Spalte für die Eigene individuelle Nummer je Dokument angezeigt.
  • Verbessert: In ERFA Gruppen/Verbänden dürfen Dokumente jetzt nur noch kopiert werden, wenn die Zentrale das Dokument zum Bearbeiten freigegeben hat. Da ein Standort nicht das Dokument der Zentrale bearbeiten darf, gibt es für die Standorte die Möglichkeit das Dokument zu kopieren und separat zu speichern. Dabei sind Anpassungen möglich.
  • Verbessert: iPhone, iPads sowie Android Handys haben teilweise Probleme PDF Dokumente mit mehreren Seiten direkt innerhalb von Websites darzustellen. Deswegen gibt es nun ein Update durch das für diese Geräte an den entsprechenden Stellen Download Buttons angezeigt werden. Durch einen Klick darauf werden die Dokumente mit den jeweiligen PDF Viewern der Geräte angezeigt. Damit dies auf dem iPad funktioniert, muss im Kontrollzentrum in den Einstellungen für Safari die Option Desktopwebsites anfordern deaktiviert werden.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In einigen Fällen konnten keine Kommentare zu Adressen geschrieben werden. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: In den Druckansichten für Diagramme, Zusatzinformationen für Dokumente, Online-Dokumente wurde kein Standardlogo angezeigt, wenn das Unternehmen selbst noch kein Logo hinterlegt hat. Dies wurde nun korrigiert.
  • Behoben: Aus der Detailansicht eines Dokumentes heraus war es nicht möglich ein Diagramm zu kopieren. Anstelle des Bearbeitungsformulares wurde nach dem Klick auf Dokument Kopieren eine weiße Seite angezeigt. Dies wurde nun repariert.
  • Behoben: Durch ein Update im LibreOffice wurde ein Problem beseitigt, durch das sich Dokumente nach längerer Inaktivität nicht mehr speichern ließen.

Update (24.01.24): Verbesserungen im Bereich Dokumente

Wir freuen uns, Ihnen unser neuestes Software-Update präsentieren zu dürfen. Mit dem Update haben wir Verbesserungen vorgenommen, insbesondere im Bereich der Übersichtlichkeit von Dokumenten und der Verwendung von Platzhaltern.

Verbesserungen

  • Verbessert: Unter QM-Tools > Zusätzliche Funktionen > Übersicht aller Dokumente inkl. Zuordnungen und mitgeltenden Unterlagen werden nun in der Spalte Zuordnung alle mit dem Dokument verknüpften Gliederungspunkte
  • Verbessert: In Office-Dokumenten können Sie allgemeine Platzhalter einfügen, wie z.B. den Dokumententitel oder das Druckdatum. Bei der Erstellung des Dokumentes, werden diese Platzhalter dann mit konkreten Werten gefüllt.
    Auf Kundenwunsch werden für die konkreten Werte der Platzhalter keine Dokumente mehr berücksichtigt, die gelöscht wurden und sich im Papierkorb befinden. Dies spielt z.B. eine Rolle bei dem Platzhalter Datum der letzten Prüfung. Sollte sich das zuletzt geprüfte Dokument im Papierkorb befinden, so wird dieses nicht berücksichtigt.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im eQMS ist es möglich, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Word-Dokument arbeiten. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung werden in Echtzeit die Änderungen der Teammitglieder angezeigt in Kombination mit dem Namen des Team-Mitglieds. Mit dem Update werden nun die korrekten Namen der Teammitglieder angezeigt.
    Weiterhin werden nun auch die korrekten Namen in den Anmerkungen und Kommentaren zum Dokument gespeichert.
  • Behoben: Auf der Startseite konnten einige Nutzer nicht das Diagramm sehen, welches sich unterhalb der Boxen mit Ergebnissen befindet. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Unter Setup Firma > Sonstiges > Grundeinstellungen > Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Aufgaben > Details wurden nicht immer die Namen der Mitarbeiter angezeigt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Sehr häufig stehen Ihnen im eQMS Eingabefelder (Textboxen) zur Verfügung, um längere Inhalte einzugeben. Hierbei können Inhalte auch von Online-Dokumenten ausgewählt und direkt in das Eingabefeld kopiert werden. In einzelnen Fällen war dies nicht möglich und es wurde ein leeres weißes Fenster angezeigt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Unter QM-Tools > Schulung > Schulungsplan wurden Schulungen mit einem weit in der Zukunft liegenden Termin nicht in der Übersicht angezeigt. Dies wurde nun korrigiert.

Update (02.11.23): Tool für Inhouse-Installation & Office-Verbesserung

Wir freuen uns, Ihnen das neueste eQMS-Update vorstellen zu dürfen. Dieses Update beinhaltet die Neuentwicklung eines Tools für Inhouse-Installationen, dass die korrekte Einrichtung vom eQMS in der Inhouse-Variante vereinfacht und bei Bedarf auch automatisiert Abweichungen korrigiert.

Darüber hinaus haben wir weitere Office-Funktionen ergänzt, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Ab sofort können Sie die Vorteile der Silbentrennung und des Thesaurus in Ihren Online-Dokumenten nutzen.

Verbesserungen

  • Verbessert: Für Inhouse Installationen gibt es jetzt ein Tool zur Strukturanalyse der Datenbank. Etwaige Abweichungen zum aktuellen Stand werden nun angezeigt und können bei Bedarf automatisch korrigiert werden.
  • Verbessert: Die Silbentrennung und der Thesaurus funktionieren jetzt im Online-Office.
  • Verbessert: Im Kalender sind nun die offiziellen Feiertage für 2024 und 2025 hinterlegt.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In der erweiterten Ansicht für Übersicht der Feststellungen funktionierten die Buttons zum Filtern (Erledigt/Unerledigt) in der Fußzeile nicht. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Die Beschreibungen von Teilmaßnahmen von Feststellungen wurden teilweise nicht korrekt dargestellt, abhängig von den verwendeten Sonderzeichen. Dies wurde korrigiert.

Update (28.09.23): QR-Code für Dokumente

Mit großer Freude präsentieren wir Ihnen die neueste Funktion im zweiten September-Update unseres eQMS: die Generierung von QR-Codes für Dokumente.

Diese innovative Erweiterung ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse noch effizienter zu gestalten. Neu ist die Möglichkeit den QR-Code eines Dokumentes auszudrucken. Dies ist für alle Dokumente möglich, wie z.B. QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Formulare.

Welchen Vorteil haben Sie dadurch? Zukünftig können Sie den ausgedruckten QR-Code – welche Sie z.B. in einem Ordner gemeinsam mit der Dokumentation in Papierform abheften – mit einem Handy oder Tablet scannen. Nach dem Login im eQMS werden Sie direkt zum passenden Online-Dokument navigiert – natürlich im aktuellen Revisionsstand.

Diese digitale Verknüpfung unterstützt Sie dabei Ihren Workflow zu optimieren, Fehler zu reduzieren sowie Zeit zu sparen beim Auffinden von passenden digitalen Dokumenten im eQMS.

 

Weitere Verbesserungen

  • Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen ist es jetzt möglich für ausgewählte Nutzergruppen festzulegen, ob zusätzlich auch „fremde“ Aufgaben (Aufgaben, an denen Sie nicht beteiligt sind) gelesen und bearbeitet werden können.
  • Verbessert: Unter Weitere Tools > Kalender können Sie nun in den Terminlisten des Kalenders nicht nur die Termine eines Monats ansehen, sondern auch alle Termine für ein gesamtes Jahr.
  • Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges > Grundeinstellungen wurde der Beschreibungstext für eine Option eindeutiger formuliert. Aus „E-Mail senden, wenn ein Dokument bearbeitet wurde?“ wurde „E-Mail senden als Vorauswahl im Bearbeitungsformular für Dokumente?“.
    Zudem wurde eine Detailbeschreibung ergänzt für die Option „Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Änderungen an Dokumenten?“.

 

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Im letzten Teilschritt eines Workflows wurden in seltenen Fällen zusätzlich zu den festgelegten Personen auch andere QMBs per Mail informiert. Dies wurde behoben.
  • Behoben: Auf der Startseite im Tab Workflow können Sie in der Fußzeile Eigene/Fremde/Alle Workflows auswählen. Wenn nicht alle Tabs auf der Startseite angezeigt wurden, dann landete man nach einem Klick auf einen der drei Buttons nicht wieder im Tab Workflow, sondern im dritten Tab auf der Startseite. Dies wurde behoben.

Update (05.09.23): Zusatzfunktionen für die Detail- und Druckansichten von Dokumenten

Wir freuen uns, Ihnen die neuen nützlichen Funktionen des September-Updates am 05.09.23 vom eQMS vorzustellen mit denen Sie sowohl die Detailansicht für Dokumente als auch die Dokumentenübersicht noch individueller anpassen können.

Verbesserung für die Detailansicht eines Dokumentes

  • Verbessert: Unter der Detailansicht eines Dokumentes gibt es nun einen neue Funktion Druckansicht Dokument ohne Kopfzeile.

 

Verbesserungen & Fehlerbehebungen für die Druckansichten von Dokumentenlisten (QM-Tools)

  • Verbessert: In der Druckansicht von Dokumentenlisten werden nun für die angezeigten Dokumente, die jeweilige Nummer des Workflow-Teilschrittes angezeigt.
  • Verbessert: Die Titel der Dokumente können jetzt zusätzlich auch auf 40 Zeichen gekürzt werden.
  • Verbessert: Dokumente im Entwurf können separat ein- und ausgeblendet werden.
  • Behoben: Dokumente im Workflow können jetzt ausgeblendet werden.

Update (01.08.23): Geschwindigkeit & Sprache

Zum 01.08.23 wird ein neues Update vom eQMS veröffentlicht, wobei die Themen Perfomance und Sprache im Vordergrund stehen.

Verbesserungen

  • Verbessert: Die E-Mail zur eQMS-Aktivierung, wird nun in der Sprache gesendet, die der jeweilige Nutzer ausgewählt hat.
  • Verbessert: Die Geschwindigkeit beim Seitenaufbau für die Darstellung von Dokumentenlisten für Verbände und Gruppen wurden beschleunigt. Somit konnten die Ladezeiten verkürzt werden.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In den Feststellungen ist nun wieder die Sortierung nach „Fortschritt“ möglich.

Update (03.07.23): Performance

Am 03.07.23 erscheint ein neues eQMS-Software-Update. Dieses Update konzentriert sich auf die Verbesserung der Performance und optimiert die Geschwindigkeit beim Seitenaufbau erheblich. Insbesondere Unternehmen mit mehreren tausend Dokumenten werden von dieser Optimierung profitieren, da sich die Ladezeiten deutlich verkürzen.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Geschwindigkeit
  • Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

Geschwindigkeit

Verbessert: Um Ihnen eine reibungslose und effiziente Nutzung des eQMS zu ermöglichen – auch bei einer großen Anzahl von Dokumenten – haben wir die Performance unseres Systems signifikant verbessert. Dadurch können Sie nun schnell und ohne Verzögerungen auf alle benötigten Dokumente zugreifen und Ihre Arbeit mit dem eQMS noch effektiver gestalten.

Verbesserungen

  • Verbessert: Die Übersetzung im Verwaltungsbereich für Freigabeworkflows wurde verbessert.
  • Verbessert: Dass ein Dokument gelesen wurde, wird nun auch im Tab Inhalt in der Detailansicht des Dokumentes angezeigt.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: In einigen Fällen wurde eine ungelesene Nachricht in der Navigationsleiste angezeigt, obwohl im Posteingang keine neuen Nachrichten vorhanden waren. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Hat ein Nutzer zuerst Einstellungen für eine bestimmte Nutzergruppe vorgenommen und hat danach die Tabs gewechselt, dann wurden im Formular zum Bearbeiten von Dokumenten teilweise falsche Berechtigungen eingestellt. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Auswählen von Dokumenten für die Wiedervorlage konnten Dokumente mit mitgeltenden Unterlagen nicht richtig ausgewählt werden. Dies wurde nun behoben.

Update (02.06.23): Feststellungen und Workflow

Im Juni erwartet Sie ein neues eQMS-Update. Um Ihnen noch mehr Kontrolle und Sicherheit zu bieten, haben wir mit diesem Update  eine neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen ergänzt.

Darüber hinaus werden Dokumente, welche sich im Workflow befinden, nun flächendeckend transparent dargestellt: mit einer Anzeige, in welchem Teilschritt sich das Dokument innerhalb des Workflows befindet.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen
  • Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow
  • Fehlerbehebungen

Neue Zugriffsberechtigung für den Bereich Feststellungen

Neu: Standardmäßig können alle Feststellungen von der Geschäftsführung und dem QMB bearbeitet werden. Nun wurde diese allgemeine Berechtigung erweitert um eine neue Berechtigung. Diese ermöglicht es, dass Nutzer, welche an einer Feststellung beteiligt sind (als Hauptverantwortlicher, Stellvertreter oder Teammitglied), diese auch bearbeiten dürfen.

Die Berechtigung finden Sie unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen: Berechtigung QM-Tools – Zugeordnete Feststellungen bearbeiten und löschen können (Das Recht Feststellungen zu bearbeiten und zu löschen. Betrifft nur jene, an denen der Nutzer selbst beteiligt ist.)

Flächendeckende Darstellung des Teilschrittes für Dokumente im Workflow

Neu: Befindet sich ein Dokument im Workflow, dann wird nun auch in folgenden Ansichten angezeigt, in welchem Teilschritt (z.B. 2 von 4) sich das Dokument befindet:

  • Archiv
  • Dokumente im Entwurfsstadium unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht unter QM-Tools > zusätzliche Funktionen
  • Übersicht der zur Veröffentlichung eingereichten Dokumenten unter Startseite > Kommentare

Verbesserungen

Verbessert: Möchten Sie ein Dokument bearbeiten und dann in den Workflow schicken, wird Ihnen nach der Auswahl des Workflows nun der Button Workflow starten angezeigt. Die Bezeichnung löst die vorherige Bezeichnung Entwurf speichern ab und kennzeichnet eindeutiger das zu erwartende Ereignis.

Fehlerbehebungen

  • Behoben: Kommentare zu Dokumenten konnten teilweise nicht mehr bearbeitet werden, wenn es von dem Dokument mehrere Entwurfsfassungen gab. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Beim Springen im Workflow zwischen den Teilschritten, werden die Berechtigungen für den neuen Teilschritt jetzt immer so angewendet, wie für den Teilschritt festgelegt.
  • Behoben: Befindet sich jetzt ein Dokument im Workflow und der Inhalt wird geändert, dann führt dies nun zu einer Erhöhung des Revisionsstandes, selbst wenn ein Teilschritt mit der automatischen Aktion Archivierung noch nicht erreicht wurde.
  • Behoben: In einigen Fällen wurden Diagramme nicht mehr auf der Startseite angezeigt, wenn sie überarbeitet wurden. Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Feststellungen ließen sich bisher nicht von der Startseite löschen (leere Seite). Dies wurde nun behoben.
  • Behoben: Mitarbeiter mit begrenzten Berechtigungen konnten keine Belege zu Ereignissen von Technischen Geräten im System hinterlegen. Dies wurde behoben.

Update (02.05.23): Gliederungspunkte verschieben und Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Im eQMS-Mai-Update, welches am 02.05.23 veröffentlicht wird, haben wir Ihre Anregungen umgesetzt und zwei neue sowie zeitsparende Funktionieren umgesetzt.

Gliederungspunkte verschieben

Neu: Gliederungspunkte, die sich auf einer hierarchisch unteren Ebene befinden, können nun einfach auf die hierarchisch höchste Ebene – die Gliederungen – verschoben werden. Damit ist es möglich, Gliederungspunkte in Gliederungen umzuwandeln.

Klicken Sie dafür auf Setup > Gliederungen > Gliederungspunkte bearbeiten und wählen sie den Gliederungspunkt aus, welchen Sie verschieben möchten. Danach wählen Sie in der unteren Optionenbox Gliederungspunkt verschieben aus. Auf der folgenden Seite können Sie nun auswählen: Neue Gliederung anlegen.

Dokumente kopieren mit allen Berechtigungen

Verbessert: Beim Kopieren eines Dokumentes werden nun alle Berechtigungen für das Dokument beibehalten – auch wenn das Dokument danach erst im Entwurfsmodus gespeichert wird und anschließend veröffentlicht wird.

Somit sind nun die Berechtigungen bei einem kopierten und veröffentlichten Dokument, standardmäßig identisch zu den Berechtigungen des originalen Vorlagedokumentes.

Update (06.04.23): Updatezyklus und Verbesserungen

Die regelmäßigen Updates vom eQMS beinhalten Fehlerkorrekturen sowie neue oder verbesserte Funktionen. Die Weiterentwicklungen verbessern gezielt die Software, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und somit Zeit zu sparen. Mit jedem Update versuchen wir Ihre Rückmeldungen und Wünsche weiter umzusetzen. Wir danken Ihnen an dieser Stelle für Ihr Feedback. Da die Updates aber auch die Arbeitsweise im eQMS beeinflussen können, möchten wir die eQMS-Update-Routine in Zukunft transparenter gestalten.

Updatezyklus: monatlich

Damit zukünftig QMBs und Nutzer rechtzeitig vor einem Update informiert sind, werden zukünftig geplante Updates jeweils nur einmal monatlich zum Monatswechsel veröffentlicht. Über die geplanten Änderungen informieren wir Sie schon mindestens eine Woche vor dem Update – in der Nachricht zu den geplanten Änderungen. Somit profitieren Sie von den gezielten Verbesserungen und sind gleichzeitig rechtzeitig informiert.

 Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow
  • Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen
  • Weitere Neuerungen und Verbesserungen
  • Fehlerbehebungen

 Sortierung nach eigenen und fremden Dokumenten im Workflow

  • Neu: In den beiden Übersichten QM-Tools > Zusätzliche Funktionen > Dokumente im Entwurfsstatus sowie Dokumente zur Veröffentlichung eingereicht gibt es jetzt in der Fußzeile die Auswahlmöglichkeit Alle, eigene oder fremde.
    Somit können Sie die angezeigten Dokumente im Workflow sortiert nach eigenen oder fremden Dokumenten anzeigen lassen.

Inhouse-Installation: Änderungen durch Hashwert erkennen

  • Neu: Für Kunden mit Inhouse-Installationen gibt es im Updatebereich (Setup Firma > Update) nun die Anzeige eines Hashwertes für das Datenverzeichnis. Bei Änderungen des Hashwertes erkennen Sie Änderungen im Datenverzeichnis.

Neuerungen und Verbesserungen

  1. Neu: Sie können nun für verschiedene Nutzergruppen definieren, ob diese eQMS Neuigkeiten in Form einer Nachricht im eQMS sowie per E-Mail erhalten sollen. Standardmäßig ist diese Berechtigung eingeschaltet für die Nutzergruppen QMB und GF. Die Berechtigung können Sie einer Nutzergruppe zuweisen unter Setup > Setup Firma > Nutzergruppen verwalten.
  2. Neu: Unter Setup > Sonstiges > Dokumente > Dokumentenlenkung gibt es einen neuen Schalter: „Sollen Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden können, die das Dokument veröffentlichen dürfen?“. Ist dieser Schalter aktiviert, können Verknüpfungen nur von Personen bearbeitet werden, die auch das Dokument veröffentlichen dürfen.
  3. Verbessert: Der Button zum Archivieren von Dokumenten ist wieder da.
  4. Verbessert: Wenn ein Nutzer ein Dokument im System hinterlegt und von sich selbst eine Lesebestätigung anfordert, dann wird dieses nicht mehr automatisch als gelesen markiert, sondern erst nach einem Klick auf Ungelesen.
  5. Verbessert: Um die Ansicht von PDF-Dokumenten aufzurufen, kann man nun in den Dokumentenlisten analog zu den Office Dokumenten in der linken Spalte auf das jeweilige Icon (für „PDF“) klicken.

Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Die Belege für Ereignisse von Mess- und Prüfmitteln konnten nicht gelöscht werden. Dies wurde nun behoben.
  2. Behoben: Reguläre Nutzer hatten die Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten und konnten trotzdem keine Dokumente löschen. Dies wurde nun behoben.
  3. Behoben: Wenn ein neuer Revisionsstand (REV) veröffentlicht wurde, wurden teilweise Dokumente aus dem Archiv in den Papierkorb geschoben. Dies wurde nun behoben.
  4. Behoben: Die Suche nach Tags war deaktiviert, aber trotzdem wurden Dokumente aus dem Archiv über die Suche gefunden. Dies wurde nun behoben.
  5. Behoben: Beim Öffnen und Speichern von Word-Dokumenten gab es gelegentlich „endlose“ Ladezeiten. Dieses Problem ist nun behoben und das Öffnen und Speichern erfolgt sehr schnell.
  6. Behoben: In der Übersicht der Feststellungen können nun auch Feststellungen per Filter gefunden werden, wenn für die Namen der beteiligten Mitarbeiter nicht genug Platz in der Übersicht vorhanden ist.
  7. Behoben: Wenn der Revisionsstand bei Änderungen an den Metadaten (Titel, Berechtigungen, Verknüpfungen usw.) nicht automatisch erhöht werden soll, dann werden bereits erteilte Lesebestätigungen für neue veröffentlichte Fassungen mit dem gleichen Revisionsstand (REV) kopiert und müssen nicht mehr neu erteilt werden.
  8. Behoben: In einigen Fällen wurden Dokumente in der Liste der Ereignisse auf der Startseite als „Entwurf“ markiert. Dies wurde nun behoben.

Update (21.03.23): Dokumentenlenkung, Löschen von Dokumenten, Veröffentlichen

Mit diesem eQMS Update haben wir u.a. die Dokumentenlenkung weiter optimiert, die Einstellungen für das Löschen von Dokumenten erweitert sowie die Veröffentlichung von Dokumenten verbessert.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Neuerungen. Die ausführlichen Erklärungen finden Sie in den Details in diesem Beitrag.

Inhaltsübersicht zu den Neuerungen

  • Dokumentenlenkung
  • Löschen von Dokumenten / Papierkorb
  • Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen
  • Lexikon
  • Suche – Einstellungen für Nutzergruppen
  • Video auf Startseite

Dokumentenlenkung

  1. Neu: Im Bereich Setup > Nutzerverwaltung > Dateizugriff kopieren können Sie nun für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente von einem ausgewählten Mitarbeiter kopieren.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festgelegen, ob sich der Revisionsstand für Dokumente beim Veröffentlichen ändern lässt.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun einstellen, ob bei Änderungen an Dokumenten zwingend ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  4. Neu: Nutzer, die ein Dokument nicht selbst veröffentlichen dürfen, sehen im Formular um Dokumente bearbeiten zu können zwar noch den Tab Verknüpfungen, aber sie können dort nichts an den Einstellungen verändern.
  5. Neu: Im Bereich Setup Firma > Sonstiges > Dokumente gibt es jetzt eine Option mit der Sie festlegen können, ob der Revisionsstand bei jeder Änderung automatisch angehoben werden soll.
  6. Behoben: Es wurde ein Bug behoben, durch den der Office Editor in einigen Fällen nicht korrekt geladen wurde.

Löschen von Dokumenten / Papierkorb

  1. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente direkt & endgültig gelöscht werden dürfen.
  2. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob beim Löschen von Dokumenten ein Kommentar hinterlegt werden muss.
  3. Neu: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun festlegen, ob Dokumente nie oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen aus dem Papierkorb gelöscht werden (Hinweis, frühestens ab Anfang April 2023).
  4. Behoben: Wenn man auf Diesen Revisionsstand löschen geklickt hat, sind alle REV im Papierkorb gelandet.

Dokumente: Entwürfe/zur Veröffentlichung einreichen/Veröffentlichen

  1. Verbessert: Wenn nur eine berechtigte Person für die Veröffentlichung von Dokumenten zur Auswahl steht, dann ist diese nun automatisch vorausgewählt.
  2. Verbessert: Wenn Sie bei einem beliebigen Dokumententyp auf Hochladen klicken, aber kein Dokument auswählen, dann wird nun die letzte Version des Dokumentes kopiert.
  3. Verbessert: Geändert, dass Nutzer, die ein Dokument veröffentlichen und die Leseberechtigungen für die Nutzer einstellen der Schalter Letzter Revisionsstand nun wie früher die Einstellungen des zuletzt veröffentlichten Revisionsstand anzeigt (und nicht die Berechtigungen vom letzten Entwurf).
  4. Behoben: Repariert, dass wenn Nutzergruppen als Berechtigte zur Veröffentlichung von Dokumenten für die gesamte Gliederung festgelegt werden, dies der Person, die ein Dokument zur Veröffentlichung einreicht, auch so zur Auswahl angezeigt wird.
  5. Behoben: Repariert, dass der Revisionsstand auf 0 gesetzt wurde, wenn ein regulärer Nutzer (nicht QMB) ein Dokument mit mehreren Revisionsständen als Entwurf speicherte. Stattdessen wird der nächsthöhere Revisionsstand gewählt.

Lexikon

  1. Neu: Für alle die bisher keine Auswahl getroffen haben, werden per Standardeinstellung nur noch die Einträge des eigenen Unternehmens angezeigt
  2. Verbessert: Die Detailbuttons funktionieren jetzt per Klick anstatt per Mouseover. Dadurch lassen sich nun Texte markieren/kopieren.

Suche

  1. Verbessert: Im Bereich Setup > Sonstiges können Sie nun für jede Nutzergruppe separat festgelegen, ob diese in der globalen Dokumentensuche auch nach Tags, im Archiv und im Papierkorb suchen dürfen.
  2. Verbessert: Die vom Nutzer ausgewählten Einstellungen für die Suche werden gespeichert.

Startseite

  1. Behoben: Die Box mit dem Video auf der Startseite, konnte nur der QMB/Admin wegklicken.