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Update-Ankündigung (27.03.24): Integration von Niederländisch und Verbesserung der Usability

Ein wesentlicher Bestandteil des neuen eQMS-Updates ist die Integration der niederländischen Sprache, sodass auch Nutzer aus den Niederlanden unsere Software problemlos nutzen können.

Darüber hinaus haben wir die Übersichtlichkeit und Usability für die Dokumentenlenkung weiter verbessert. Unter dem Menüpunkt QM-Tools > Dokumentenlenkung sind nun wichtige Übersichten für alle Nutzer auf einem Blick aufgeführt.

Verbesserungen Dokumentenlenkung

  1. Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung wurden folgende Funktionen hinzugefügt: Alle Dokumente (Liste aller Dokumente, auf die man selbst Zugriff hat), Meine ungelesenen Dokumente, Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter, Dokumentensuche, Dokumente löschen und Dokumente im Papierkorb.
    Die Funktionen sind nun für alle Mitarbeiter verfügbar und waren zuvor im Bereich Zusätzliche Funktionen.
  2. Verbessert: Die Buttons Eigenschaften des aktuellen Revisionsstands sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands zeigen jetzt auf die aktuell gültige veröffentlichte Fassung des Dokumentes und nicht mehr wie bisher auf den letzten Entwurf oder die letzte Einreichung.
  3. Verbessert: Für Diagramme führen die Buttons Download dieses Revisionsstandes, Download dieses Revisionsstandes ohne Austausch der Platzhalter sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands jetzt nicht mehr zur Darstellung innerhalb des eQMS, sondern zum Download der XML-Datei. In den Übersichtslisten der Dokumente bleibt es dabei, dass ein Klick auf den Titel zur Anzeige innerhalb des eQMS führt.
  4. Verbessert: Im Bereich „Dokumente löschen“ werden nun zusätzlich 2 Spalten angezeigt: die Spalte Hinweis, um zu erkennen, ob das Dokument im Entwurf oder bereits veröffentlicht ist sowie die Spalte Datum der Veröffentlichung im eQMS angezeigt. Dadurch soll die Übersicht verbessert werden, wenn verschiedene Fassungen eines Dokumentes mit dem gleichen REV existieren.

Weitere Verbesserungen

  1. Verbessert: Die Niederländische Sprache wurde integriert und steht im Bereich Setup Persönliches > Grundeinstellungen zur Auswahl.
  2. Verbessert: Im Bereich Schulungen werden in der Zukunft liegende Termine (weiter als 6 Monate) in der Übersicht der Schulungen nun in grauer Farbe dargestellt, um die Unterscheidung zu erfolgreich abgeschlossenen Terminen zu erleichtern.
  3. Verbessert: Wenn im Kalender ein Anfangsdatum festgelegt wird, welches später als das bisherige Enddatum ist, dann wird nun das Enddatum automatisch auf den gleichen Tag gelegt wie das Anfangsdatum.
  4. Verbessert: Die Beschränkung der Zeichenlänge für Fragen innerhalb von Checklisten wurde aufgehoben.
  5. Verbessert: Am unteren Ende der Seiten im eQMS wurde zusätzlicher Platz hinzugefügt, damit der Button zum nach oben scrollen keine anderen Bereiche (z.B. Kontextmenüs) verdecken kann.

Fehlerbehebungen Dokumentenlenkung 

  1. Behoben: Für den Fall, dass Kommentare als Pflicht eingestellt sind bei Änderungen an Dokumenten gab es den Bug, dass die Änderungen durch den Wechsel in den Tab „Berechtigungen“ trotzdem auch ohne Kommentar gespeichert werden konnten. Dies wurde nun behoben. Wenn jemand nachträglich den Kommentar im Formular löscht, dann werden die Buttons nun zudem auch wieder geprüft und ggf. gesperrt.
  2. Behoben: Kommentare für Dokumente die sich im Papierkorb befinden wurden nicht angezeigt. Selbst die Kommentare, die beim Löschen hinterlegt waren. Dies wurde korrigiert. Alle Kommentare sind nun sichtbar.
  3. Behoben: In der schnellen Navigation zwischen den Gliederungspunkten in den Übersichten der Dokumente wurden in den Klammern die falschen Werte für die Anzahl der Dokumente/Verknüpfungen/Nutzer je Gliederungspunkt angezeigt. Dies wurde jetzt korrigiert.
  4. Behoben: Bisher konnten Videos nicht automatisch im Inhalt Tab eines Dokumentes geöffnet werden. Stattdessen wurden immer zuerst die Eigenschaften angezeigt. Dies wurde nun behoben. Die Anzeige von Videos funktioniert nun in der gleichen Weise wie bei Bildern oder PDF-Dateien.
  5. Behoben: In einigen Fällen war es nicht möglich den Revisionstand auf 0 zu setzen. Zudem war es möglich negative Revisionsstände zu wählen. Beides wurde nun behoben.

Weitere Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Bei den Bewertungen per Checkliste gab es Probleme, wenn Nutzer andere Sprachen als Deutsch verwendet haben. Dies wurde nun behoben.

Update: Neuerungen, Bugfixes und Verbesserungen im November

Neue Funktionen

Unser Team hat im November insgesamt sechs neue Funktionen für das eQMS erstellt. 

1. Unter Formular „Dokument bearbeiten/hochladen“ können Sie jetzt unter dem Menüpunkt Verknüpfungen sämtliche Gliederungspunkte auf einmal selektieren. („Alle anzeigen“)

Reiter: Verknüpfungen - "Alle anzeigen"

2. Die Anzeige der Platzhalter im Bearbeitungsmodus von Dokumenten ist ab sofort individuell sortierbar und so kann man filtern.

3. Beschreibungen der Abschnitte und Fragen von Prüfplänen für technische Geräte können Sie jetzt ebenfalls mit dem HTML-Editor bearbeiten. So ist es nun auch möglich, Formatierungen, Farben, Links und externe Videos einzubetten. Alte Icons haben wir für Sie ausgetauscht.

4. Man kann jetzt im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Passwörter für mehrere Nutzer gleichzeitig bearbeiten“ mehreren Nutzern gleichzeitig Aktivierungsmails für Passwörter zuschicken und die alten Passwörter werden deaktiviert.

5. Inhouse Kunden können jetzt einen Proxy-Server angeben für die Verbindungen in das Internet für z.B. die RSS Feeds.

6. Auch im Bereich „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“ gibt es eine neue Funktion: Beim Aktualisieren von Nutzerstammdaten werden geänderte Werte nach erfolgter Synchronisierung jetzt einzeln aufgeführt. Außerdem können Sie die Übersicht der Änderungen jetzt auch ausdrucken.


Änderungen

Zusätzlich haben wir die folgenden praktischen Änderungen vorgenommen:

1. Gliederungen, die im Hauptmenü ausgeblendet sind, werden ab sofort auch in der Übersicht einer Export Datei nicht mehr angezeigt (Übersicht einer Gliederung -> „Diesen Gliederungspunkt sichern“)

Gliederungspunkte ausblenden

2. Für Inhouse Installationen haben wir die Möglichkeit ergänzt, komplette Gliederungen inkl. Dokumente als Vorlage zu markieren und damit zu duplizieren (Setup – Gliederungen – Vorlage für Gliederung wählen – in Detailansicht der Gliederung „Gliederung inkl. Dokumenten kopieren“ klicken)

3. Die Suche nach Nutzern für Teilaufgaben in den Feststellungen funktioniert nun auch mit Teilen des Namens.

4. Im Bereich „QM-Tools“ – „Zusätzliche Funktionen“ – „Rev/Titel/Status ändern“ kann man ab sofort in der Fußzeile einen frei definierbaren Revisionsstand festlegen. Dieser ist per Knopfdruck für alle Dokumente einheitlich festlegbar. (anschließend noch auf „Angaben speichern“ klicken)

Revisionsstand manuell ändern

Bugfixes

In diesem Monat wurde im Setup Bereich ein wichtiger Bugfix durchgeführt:

1. „Setup“ – „Nutzerverwaltung“ – „Nutzer aus LDAP importieren“: In einigen Fällen wurde die Änderung der E-Mail Adresse nicht korrekt festgestellt. Dies wurde behoben.