Neu im März: Entwürfe und Veröffentlichungen für neue Dokumente, Freigabeworkflows, Archiv, Suche und Papierkorb
1. Entwürfe und Veröffentlichungen
Jeder Nutzer kann in Zukunft beliebig viele Entwürfe von Dokumenten anlegen, überarbeiten und als Entwurf speichern.
Möchte ein Nutzer seine geänderte Version veröffentlichen, muss er das betreffende Dokument nach der Bearbeitung an eine oder mehrere vorher für den Bereich festgelegte Personen (nach Verantwortlichkeit oder Nutzergruppe) zur Überprüfung „einreichen“.
Das eQMS informiert die zur Veröffentlichung berechtigten Personen automatisch per E-Mail und auf der Startseite zum eingereichten Entwurf. Sie können das Dokument dann entweder direkt veröffentlichen (und Berechtigungen einstellen) oder es in einen Freigabeworkflow schicken.
Der Revisionsstand erhöht sich mit der Freigabe automatisch direkt um 1, sobald jemand ein bereits veröffentlichtes Dokument bearbeitet und als Entwurf speichert.
Die berechtigte Person, die die Veröffentlichung durchführt, kann zugleich bei Bedarf den Revisionsstand manuell anpassen.
2. Freigabeworkflows
Im Bearbeitungsmenü für Dokumente können Sie ab jetzt zusätzlich auch direkt Freigabeworkflows anlegen und auswählen.
Dafür gibt es jetzt einen Eingabewizard, der Fehleingaben verhindert.
Sie können Dokumente jetzt auch direkt im Freigabeworkflow bearbeiten, solange das Dokument innerhalb des Workflows noch nicht freigeben oder veröffentlicht wurde. Wir haben für Sie den Verlauf im Freigabeworkflow übersichtlicher dargestellt.
3. Archiv
Im Archiv werden jetzt aufgelistet und farbig sowie mit Hinweisbuttons dargestellt:
- Entwürfe
- zur Veröffentlichung eingereichte Dokumente
- veröffentlichte Dokumente
- archivierte Dokumente
4. Suche
Über die globale Dokumentensuche können nun auch archivierte Dokumente gefunden werden. Hierfür muss die Berechtigung für das Archiv vorhanden sein.
Zudem können von Nutzern mit der Berechtigung „alle Dokumente lesen/bearbeiten“ auch gelöschte Dokumente in der Suche gefunden werden.
5. Papierkorb für Dokumente
Dokumente werden nicht mehr wie bisher direkt gelöscht, sondern stattdessen in einen Papierkorb verschoben und nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Sowohl beim Löschen einzelner Dokumente als auch beim Löschen mehrerer Dokumente, gleichzeitig hat man nun die Wahl ob man nur den aktuellen Revisionsstand oder alle Entwürfe und Revisionsstände des Dokumentes auf einmal in den Papierkorb verschieben möchte.
Es gibt eine Übersicht für alle Dokumente im Papierkorb mit der Möglichkeit diese wieder aus dem Papierkorb herauszuholen oder sie direkt zu löschen.
6. Sonstiges
In den Dokumenteneigenschaften gibt es einen neuen Link „Download dieses Revisionsstandes (0) ohne die Platzhalter auszutauschen“.
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