Kategorie: Dokumentenlenkung

Update (04.07.24): Erweiterte Funktionen für eine sichere und effiziente Nutzung

Das neueste eQMS-Update ermöglicht eine Aufnahme von mehreren erlaubten IP-Adressen, um den Zugriff auf das eQMS und somit ihre Daten zu regulieren und somit die Sicherheit zu erhöhen. Weiterhin wurden nützliche Funktionen ergänzt, welche Ihnen eine effizientere Nutzung der Software ermöglicht.

 

Verbesserung IP-Adressfilter

  1. Verbessert: Der Filter für IP-Adressen erlaubt nun die Aufnahme von bis zu 7 IP-Adressen, anstatt bisher nur einer. Die Zugriffskontrolle durch das Whitelisting ermöglicht, dass nur spezifische IP-Adressen zugelassen sind.
    Im Bereich Setup Firma > Sonstiges > Beschränkung der IP-Adresse können Sie die Adressen hintereinander im entsprechenden Feld hinterlegen. Es ist kein spezielles Trennzeichen notwendig. Möglich sind z.B. Komma, Semikolon oder Leerzeichen.

 

Verbesserungen im Bereich Dokumentenlenkung

  1. Verbessert: Im Bereich Setup Firma > Nutzerverwaltung > Mehrere Nutzer gleichzeitig mehreren Gliederungspunkten zuweisen gibt es nun die zusätzliche Möglichkeit den Nutzern nicht nur die Berechtigung zum Lesen, sondern auch zum Bearbeiten der Dokumente zu vergeben.
  2. Verbessert: Wird ein Dokument zur Veröffentlichung eingereicht wurde, dann wird nun direkt das Namenskürzel der Person angezeigt, die für die Veröffentlichung zuständig sind. Beim Bewegen der Maus über der Anzeige, werden zusätzlich alle Beteiligten angezeigt.

 

Verbesserungen im Kalender

  1. Verbessert: Im Bereich Weitere Tool > Kalender > Terminliste gibt es nun zusätzliche Spalten für Verknüpfungen, Tags sowie das Bundesland.

 

Fehlerbehebungen

  1. Verbessert: In manchen Situationen wurde der Editor zum Bearbeiten von Dokumenten nicht korrekt geladen. Dies wurde nun behoben.
  2. Verbessert: In Umgebungen, bei denen die Eingabe eines Kommentares bei Änderungen an Dokumenten Pflicht ist, konnte man ein Dokument bisher auch ohne Kommentar zur Veröffentlichung einreichen, sobald Personen für die Veröffentlichung ausgewählt wurden. Weiterhin wurden die im Tab Eigenschaften ausgewählten Verantwortlichen nicht in den Tab Berechtigungen übernommen. Dies wurde nun korrigiert.
  3. Verbessert: Wenn Office-Dokumente für die vergessen wurde einen Titel zu vergeben, nachträglich umbenannt wurden, so hatte dies bisher keine Auswirkung auf den automatisch vergebenen Namen. Das Verhalten gab es ebenso bei Dokumenten, die kopiert wurden. Dies wurde nun so geändert, dass die jetzt die Dateinamen den Titeln im eQMS entsprechen.

Das Update wird am 04.07.2024 veröffentlicht.

Update (07.06.24): Bugfix im Bereich Dokumentenlenkung

Dieses eQMS-Update konzentriert sich auf die Behebung kleinerer Probleme im Bereich der Lenkung von Dokumenten, um die Stabilität und Leistung zu verbessern.

Fehlerbehebungen Dokumentenlenkung

  1. Behoben: Wurden einem Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) nachträglich Berechtigungen entzogen (durch das Ändern der Nutzergruppe), dann konnte es vorkommen, dass er auf der Startseite noch laufende Workflows von Dokumenten sehen konnte (ohne Details), auf die er in seiner neuen Nutzergruppe keinen Zugriff mehr hatte. Dieses Problem wurde nun behoben.
  2. Behoben: Wenn im Setup festgelegt war, dass bei jeder Änderung von Dokumenten ein Kommentar eingegeben werden musste, funktionierte dies nicht, wenn man im Formular zum Bearbeiten von Dokumenten auf den Tab „Berechtigungen“ geklickt hatte. Dieses Problem wurde nun behoben.

Das Update wird am 07.06.2024 veröffentlicht.

Update (08.05.24): Verbesserte LDAP-Funktionalitäten

Die neueste eQMS-Version bringt Verbesserungen in den LDAPS-Funktionalitäten für Inhouse Kunden. Mit LDAPS werden Benutzerinformationen wie Namen, Passwörter und Gruppenzugehörigkeiten zentral verwaltet, was die Verwaltung von Benutzern in großen Organisationen erleichtert. Mit dem Update vom eQMS wurde die LDAPS-Anbindung und somit die Benutzerverwaltung weiter optimiert.

Verbesserungen

  1. Verbessert: Unter Setup > Setup Firma > Nutzerverwaltung > Nutzer aus LDAP importieren wurden zwei zusätzliche Felder ergänzt: „initials“ und „msExchExtensionAttribute17„. Diese optimieren den genauen Abgleich von Nutzerdaten per LDAPS.
  2. Verbessert: Der Platzhalter „print_valid_unt“ wurde als neue Variante von „printout_valid_until“ eingebaut. Er dient in der Dokumentenlenkung als Platzhalter für das Gültigkeitsdatum von Ausdrucken.
  3. Verbessert: Auf der Startseite wurde das Video zu den Neuerungen im Bereich Dokumente aus dem Jahr 2023 dauerhaft entfernt.

Fehlerbehebungen

  1. Behoben: In einigen Fällen funktionierten die Einstellungen für die Berechtigungen in den automatischen Wiedervorlagen nicht korrekt. Dies wurde nun behoben.
  2. Behoben: Bei den Berechtigungen wurde ein Bug behoben, durch den das Kopieren von Dokumenten nicht in jedem Fall funktionierte.

Update (27.03.24): Integration von Niederländisch und Verbesserung der Usability

Ein wesentlicher Bestandteil des neuen eQMS-Updates ist die Integration der niederländischen Sprache, sodass auch Nutzer aus den Niederlanden unsere Software problemlos nutzen können.

Darüber hinaus haben wir die Übersichtlichkeit und Usability für die Dokumentenlenkung weiter verbessert. Unter dem Menüpunkt QM-Tools > Dokumentenlenkung sind nun wichtige Übersichten für alle Nutzer auf einem Blick aufgeführt.

Verbesserungen Dokumentenlenkung

  1. Verbessert: Unter QM-Tools > Dokumentenlenkung wurden folgende Funktionen hinzugefügt: Alle Dokumente (Liste aller Dokumente, auf die man selbst Zugriff hat), Meine ungelesenen Dokumente, Lesestatus Dokumente je Mitarbeiter, Dokumentensuche, Dokumente löschen und Dokumente im Papierkorb.
    Die Funktionen sind nun für alle Mitarbeiter verfügbar und waren zuvor im Bereich Zusätzliche Funktionen.
  2. Verbessert: Die Buttons Eigenschaften des aktuellen Revisionsstands sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands zeigen jetzt auf die aktuell gültige veröffentlichte Fassung des Dokumentes und nicht mehr wie bisher auf den letzten Entwurf oder die letzte Einreichung.
  3. Verbessert: Für Diagramme führen die Buttons Download dieses Revisionsstandes, Download dieses Revisionsstandes ohne Austausch der Platzhalter sowie Direkter Download des aktuellen Revisionsstands jetzt nicht mehr zur Darstellung innerhalb des eQMS, sondern zum Download der XML-Datei. In den Übersichtslisten der Dokumente bleibt es dabei, dass ein Klick auf den Titel zur Anzeige innerhalb des eQMS führt.
  4. Verbessert: Im Bereich „Dokumente löschen“ werden nun zusätzlich 2 Spalten angezeigt: die Spalte Hinweis, um zu erkennen, ob das Dokument im Entwurf oder bereits veröffentlicht ist sowie die Spalte Datum der Veröffentlichung im eQMS angezeigt. Dadurch soll die Übersicht verbessert werden, wenn verschiedene Fassungen eines Dokumentes mit dem gleichen REV existieren.

Weitere Verbesserungen

  1. Verbessert: Die Niederländische Sprache wurde integriert und steht im Bereich Setup Persönliches > Grundeinstellungen zur Auswahl.
  2. Verbessert: Im Bereich Schulungen werden in der Zukunft liegende Termine (weiter als 6 Monate) in der Übersicht der Schulungen nun in grauer Farbe dargestellt, um die Unterscheidung zu erfolgreich abgeschlossenen Terminen zu erleichtern.
  3. Verbessert: Wenn im Kalender ein Anfangsdatum festgelegt wird, welches später als das bisherige Enddatum ist, dann wird nun das Enddatum automatisch auf den gleichen Tag gelegt wie das Anfangsdatum.
  4. Verbessert: Die Beschränkung der Zeichenlänge für Fragen innerhalb von Checklisten wurde aufgehoben.
  5. Verbessert: Am unteren Ende der Seiten im eQMS wurde zusätzlicher Platz hinzugefügt, damit der Button zum nach oben scrollen keine anderen Bereiche (z.B. Kontextmenüs) verdecken kann.

Fehlerbehebungen Dokumentenlenkung 

  1. Behoben: Für den Fall, dass Kommentare als Pflicht eingestellt sind bei Änderungen an Dokumenten gab es den Bug, dass die Änderungen durch den Wechsel in den Tab „Berechtigungen“ trotzdem auch ohne Kommentar gespeichert werden konnten. Dies wurde nun behoben. Wenn jemand nachträglich den Kommentar im Formular löscht, dann werden die Buttons nun zudem auch wieder geprüft und ggf. gesperrt.
  2. Behoben: Kommentare für Dokumente die sich im Papierkorb befinden wurden nicht angezeigt. Selbst die Kommentare, die beim Löschen hinterlegt waren. Dies wurde korrigiert. Alle Kommentare sind nun sichtbar.
  3. Behoben: In der schnellen Navigation zwischen den Gliederungspunkten in den Übersichten der Dokumente wurden in den Klammern die falschen Werte für die Anzahl der Dokumente/Verknüpfungen/Nutzer je Gliederungspunkt angezeigt. Dies wurde jetzt korrigiert.
  4. Behoben: Bisher konnten Videos nicht automatisch im Inhalt Tab eines Dokumentes geöffnet werden. Stattdessen wurden immer zuerst die Eigenschaften angezeigt. Dies wurde nun behoben. Die Anzeige von Videos funktioniert nun in der gleichen Weise wie bei Bildern oder PDF-Dateien.
  5. Behoben: In einigen Fällen war es nicht möglich den Revisionstand auf 0 zu setzen. Zudem war es möglich negative Revisionsstände zu wählen. Beides wurde nun behoben.

Weitere Fehlerbehebungen

  1. Behoben: Bei den Bewertungen per Checkliste gab es Probleme, wenn Nutzer andere Sprachen als Deutsch verwendet haben. Dies wurde nun behoben.